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        檢測行業(yè)檔案資料信息化方案研究

        2017-05-26 20:03:44陶乾張迪思曾瓊
        檔案天地 2017年5期
        關(guān)鍵詞:條碼紙質(zhì)管理系統(tǒng)

        陶乾+張迪思+曾瓊

        一、檢測檔案管理現(xiàn)狀概述

        檢測行業(yè)是隨著社會發(fā)展延伸出的新興服務(wù)業(yè),也是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的支撐領(lǐng)域,承擔(dān)著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)量測試和產(chǎn)品檢驗(yàn)技術(shù)服務(wù),為政府監(jiān)管部門提供執(zhí)法履職的技術(shù)保障和依據(jù)的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業(yè)對結(jié)果報(bào)告進(jìn)行溯源的重要憑證,檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則(ISO/IEC 17025:2005)中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統(tǒng)的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗(yàn)部門負(fù)責(zé)編制、整理,隨后交檔案管理部門根據(jù)年份、任務(wù)號等進(jìn)行編號、蓋章標(biāo)識、存檔。隨著檢測行業(yè)的發(fā)展壯大,檢測任務(wù)量亦越來越大,檢測機(jī)構(gòu)普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規(guī)范、不便統(tǒng)計(jì)等系列問題。如何規(guī)范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機(jī)構(gòu)都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題,結(jié)合實(shí)際工作需求,利用信息化手段,提出下述改進(jìn)方案,以期實(shí)現(xiàn)檢測檔案管理工作的全面規(guī)范和歸檔效率的持續(xù)提高。

        二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

        1.方案概述

        在進(jìn)行信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時,需要體現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則,立足“資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理”的宗旨。為利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)系統(tǒng),使其更高效、可靠地管理檔案資源,擬從規(guī)范歸檔方法、提高歸檔實(shí)時性、保證檔案準(zhǔn)確性和完整性等幾個方面采取完善措施,在企業(yè)經(jīng)典檔案管理模式的基礎(chǔ)上,結(jié)合目前成熟的條碼技術(shù)(如條形碼、二維碼),參考現(xiàn)有類似的管理系統(tǒng)(如圖書管理借閱系統(tǒng)),實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術(shù)后,檔案管理系統(tǒng)中歸檔、借閱、修改等主要功能的實(shí)現(xiàn)流程如圖1所示。

        采用條碼技術(shù)后的檔案管理系統(tǒng),每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標(biāo)識,這個條碼包含文件、檔案的諸多信息,如記錄號、年份、檢驗(yàn)記錄數(shù)量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼,紙質(zhì)文件檔案和檔案管理系統(tǒng)之間建立起了明了詳盡的關(guān)系,減輕了檔案管理人員的歸檔工作量,規(guī)范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法,提高了檔案管理工作的效率。同時,條碼技術(shù)的應(yīng)用、系統(tǒng)的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性,進(jìn)一步提高了整個檔案管理工作的效率。

        2.系統(tǒng)功能描述

        2.1檔案歸檔

        引入條碼技術(shù)后,檔案歸檔的詳細(xì)流程如圖2所示。

        條碼技術(shù)應(yīng)用后,每份報(bào)告文件、每個檔案袋都有自己的身份標(biāo)識。檔案管理系統(tǒng)利用條碼在紙質(zhì)文件、檔案袋和系統(tǒng)之間建立起了電子信息化橋梁,給檔案管理工作帶來的效益主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

        (1)從報(bào)告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時查詢與追蹤,避免檔案遺失現(xiàn)象。

        (2)歸檔系統(tǒng)的排隊(duì)和提醒功能可以讓申請人明確紙質(zhì)檔案提交時間,避免出現(xiàn)網(wǎng)上歸檔申請通過后,因紙質(zhì)檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現(xiàn)象,促進(jìn)了檔案歸檔工作進(jìn)程。

        (3)人工印章核對檔案報(bào)告資料完整性的方式被取代,檔案管理人員通過掃碼形式,利用系統(tǒng)資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性,大大節(jié)約了歸檔核查時間,提高了工作效率。

        (4)檔案袋的條碼信息豐富,加上檔案存放位置的體系化、信息化,使得整個檔案庫信息的清晰度增加,方便在系統(tǒng)里進(jìn)行檔案的查詢、檔案庫里對紙質(zhì)檔案袋的查找。

        2.2檔案借閱

        檔案借閱與歸還系統(tǒng)功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統(tǒng)的續(xù)借與歸還功能模塊可參照現(xiàn)在成熟的圖書借閱系統(tǒng)進(jìn)行完善。檔案借閱歸還流程的規(guī)范,有利于檔案的追蹤,方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量,提高工作效率。

        2.3檔案修改

        已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實(shí)有修改需求時,需要得到相應(yīng)負(fù)責(zé)人和檔案管理員的同意,相應(yīng)的修改信息應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)里詳細(xì)記錄,做到有據(jù)可查。檔案管理系統(tǒng)里,檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

        2.4其它功能

        引入條碼技術(shù)后,檔案管理系統(tǒng)的其它功能模塊也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面信息化。

        此外,檔案管理方法和技術(shù)的發(fā)展日新月異,將會給檔案信息處理帶來更多的手段,同時也會帶來更加豐富的信息表達(dá)形式。這些都要求系統(tǒng)在改進(jìn)完善時考慮技術(shù)變化的可能性,為可能的變化預(yù)留一定的系統(tǒng)處理能力。

        (作者單位:重慶車輛檢測研究院有限公司)

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