文·王克群

基于知識管理下的檔案信息化建設

文·王克群

檔案管理度對于企業(yè)具有重要作用。然而，目前檔案管理工作出現(xiàn)了越來越多問題，存在嚴重局限性，檔案管理模式已經不能適應企業(yè)發(fā)展以及時代變化。因此，在知識管理的背景下，應當加強對檔案的信息化建設，對檔案管理中存在的缺陷以及局限提出合適的改進措施，促使檔案管理水平得到提高。筆者僅基于知識管理下的檔案信息化建設進行一點研究和探討。

一、傳統(tǒng)檔案管理局限性分析

（一）耗費時間以及人力

傳統(tǒng)檔案管理需要大量的人力支持以及時間支持。由于企業(yè)人員較多，檔案來源廣泛，使得傳統(tǒng)檔案管理變得異常困難，必須抽取大量人員從事檔案工作；傳統(tǒng)的檔案管理需要專業(yè)人士進行逐步操作，除了耗費大量的人力資源，還要耗費大量時間，導致檔案管理成本昂貴、效率不高，不利于企業(yè)市場競爭力的提高。

（二）占據大量空間

一般來講傳統(tǒng)檔案資料比較多，需要大量的空間加以存儲。最近幾年，我國政府以及企業(yè)對人員檔案高度重視，導致檔案資料呈幾何倍數(shù)增加，占地面積大，管理十分困難，因此，傳統(tǒng)檔案管理方式已不適應當前企業(yè)發(fā)展模式，急需進行信息化管理。

（三）查閱檢索困難

傳統(tǒng)的檔案管理工作不但檢索困難，而且查閱起來特別麻煩。在查閱以及檢索的過程中，既需要花費大量人力、時間，又無法保證查閱的準確性，直接影響了我國企業(yè)管理水平以及效率，不利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展以及增加市場競爭力。

（四）安全性得不到保障

傳統(tǒng)檔案大多是紙質記錄。一方面，紙張比較脆弱，容易受到蟲噬以及其他因素影響，另一方面，年代過久，字跡也會出現(xiàn)退化現(xiàn)象，從而導致檔案資料受到損害，不利于檔案資料的安全保存，安全性難以得到有效保障。

二、信息化檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會發(fā)展以及科技進步，檔案管理工作也廣泛應用信息化管理模式。檔案資料經過電子化處理后加以保存，不但提高了檔案管理工作效率，而且增加了檔案管理安全性以及可靠性。只是當前的信息化檔案管理依舊存在許多缺陷。

（一）需要專業(yè)錄入

信息化時代的檔案管理工作，需要依賴熟悉錄入、保存工作流程的專業(yè)人士進行信息錄入，需要固定人員進行操作以及管理，普通人員難以完成檔案錄入工作。這就導致檔案部門無法及時對檔案信息進行有效處理，影響檔案管理質量。

（二）分類原則亟待改善

當前，信息化檔案管理的分類原則相對傳統(tǒng)檔案管理沒有得到全面改善，在檔案分類的過程中，依舊采取傳統(tǒng)分類原則，造成分類模糊、混雜以及查找困難等問題，不利于檔案管理的便捷性。其中，部分分類采用傳統(tǒng)分類法，不但沒有簡化管理查閱，還導致了分類和實際工作脫節(jié)，難以適應時代變化要求。

（三）分類型號缺乏明確性

一般來講，檔案信息管理所包含的材料具有一定的差異性，應當按照差異性分門別類以方便查閱。然而，知識管理的形勢下，信息檔案化管理，通常采取相同標準進行檔案文件定位，從而造成檔案信息缺乏明確性以及檔案管理工作效率低下等問題。

三、基于知識管理背景下的檔案信息化管理有效途徑的分析

（一）加強知識編碼工作

知識管理工作中，顯性知識可以通過傳統(tǒng)以及現(xiàn)代手段加以獲取，而隱形知識則有助于顯性知識的更好體現(xiàn)。檔案信息化不但要求顯性知識得到更大范圍傳播，而且要求對知識進行標記，使隱形知識服務于顯性知識。其中，傳統(tǒng)檔案收藏中心應當轉變?yōu)橹R中心，促使知識編碼化形成。所謂知識編碼工作，就是將知識標準化。它可以提高知識傳播效率以及促使知識在更多領域得到利用。通過檔案信息化建設，促使檔案知識變化成為有條理性的顯性知識，建立相關數(shù)據庫，并將編碼知識放進數(shù)據庫，從而促使知識從無序到有序。

（二）實現(xiàn)隱性知識傳播

檔案相比其他文件具有特殊性，這種特殊性決定著檔案工作者也必須具有特殊性。檔案信息化建設過程中，最為主要的任務之一是將檔案工作相關經驗和信息管理技術互相結合，從而形成對隱性知識的合理管理。這就要求相關檔案管理部門采取多種形式學習檔案管理制度，比如技術討論、電子論壇等，促使檔案管理工作相關經驗等隱性知識相互傳播。

（三）提高管理人員素質

檔案信息管理中，應當提高檔案管理人員的綜合素質，加強對人員的培養(yǎng)以及指導，通過帶薪學習以及科研互換等方式，促使企業(yè)員工參與檔案信息化培訓工作。在企業(yè)內部，應當加強平臺交流以及溝通，通過電腦網絡、通報會以及網絡電子管等形式，開展知識交流活動，促使企業(yè)員工專業(yè)水平以及綜合素質得到提高，保障檔案信息化建設順利完成。

（四）構建共享理念

知識經濟發(fā)展形勢下，企業(yè)應當加快知識理念轉變，創(chuàng)新知識管理體系，建立與完善資源共享機制。而知識信息化時代，想要建立起檔案管理體系，就應當提高管理人員知識理念，培養(yǎng)資源共享意識，將學習知識作為檔案管理積極因素，促進人員自身素質的提高以及個人能力的增強。

（五）加強業(yè)務轉型

檔案信息化建設當中，應當加強業(yè)務轉型，優(yōu)化知識服務。檔案管理、信息情報以及文檔屬于同類項目，檔案管理人員應當將三者相互結合優(yōu)化，發(fā)揮三者各自的長處。在知識管理的背景之下，應當加強企業(yè)部門檔案管理人員業(yè)務轉型，助推資源共享以及資源開發(fā)利用，促使檔案管理工作效率得到提高。

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[1]王華玉．基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設研究[D]．北京交通大學，2009．

[2]張淯．知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設研究[D]．南昌大學，2014．

[3]趙士丹．基于知識管理的檔案信息化建設研究[J]．新西部（理論版），2013，08：108-109．

[4]姜海龍．知識管理背景下檔案管理信息化建設研究[J]．鴨綠江（下半月版），2015，11：263．

[5]蔣冠．網絡環(huán)境下檔案信息資源整合研究[D]．湘潭大學，2005．

[6]彭遠明．檔案文獻遺產保護與利用的方法論研究[D]．復旦大學，2008．

（作者單位：青島市李滄區(qū)政務服務和公共資源交易管理辦公室）