張可可

摘 要：檔案管理是企業(yè)日常運(yùn)行管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作，在企業(yè)管理、決策等方面發(fā)揮重要作用。本文就提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立信息化檔案管理體系，注意信息保密、安全工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案管理 信息化

引言

檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過(guò)去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來(lái)的橋梁。把檔案看成文件庫(kù)的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在被記憶庫(kù)和知識(shí)庫(kù)的認(rèn)識(shí)所取代。檔案在被社會(huì)各界的利用過(guò)程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮它的潛在價(jià)值。為了在信息管理和知識(shí)管理中把握機(jī)遇，檔案工作者需要不斷研究新問(wèn)題、掌握新方法、更新知識(shí)以勝任新的歷史使命。

1、配備專職人員和齊全的管理設(shè)施

檔案管理工作是細(xì)致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細(xì)致，做好保密工作，有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。同時(shí)配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對(duì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析也大大縮短了時(shí)間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的知識(shí)理論水平和業(yè)務(wù)技能。由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進(jìn)一些技能熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面、及時(shí)地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過(guò)平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成合力高效的人才團(tuán)隊(duì)，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺(tái)階。

3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機(jī)密性的特點(diǎn)，不能隨意公開(kāi)和向外擴(kuò)散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴(yán)守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。檔案管理部門(mén)要建立嚴(yán)肅的工作紀(jì)律，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)等制度。在檔案材料收集補(bǔ)充、查、借閱、檔案庫(kù)房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實(shí)體管理” 與“信息開(kāi)發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，以信息的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。但是，據(jù)調(diào)查表明，占企業(yè)所有知識(shí)46% 的企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)，“被很好地歸類，并及時(shí)提供給需要這些知識(shí)的人，從而發(fā)揮作用的只有12% ?！逼髽I(yè)檔案蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)。

5、進(jìn)一步加強(qiáng)爭(zhēng)先創(chuàng)新意識(shí)

企業(yè)檔案的價(jià)值在于利用，是通過(guò)服務(wù)社會(huì)取得實(shí)效來(lái)體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，服務(wù)性強(qiáng)，以往是坐等利用者上門(mén)，我們被動(dòng)提供服務(wù)模式，很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，并簡(jiǎn)化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務(wù)，為需求者提供準(zhǔn)確有效地服務(wù)。我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)、新做法，結(jié)合檔案部門(mén)的工作實(shí)際情況從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實(shí)踐發(fā)展的要求，及時(shí)修正不合時(shí)宜的制度，并將符合實(shí)際需要的新經(jīng)驗(yàn)和做法以制度的形式固定下來(lái)，依據(jù)制度管人理事，推進(jìn)工作制度化、規(guī)范化、程序化。以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標(biāo)，密切關(guān)注重大活動(dòng)、重大事件，準(zhǔn)確把握檔案工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，及時(shí)、主動(dòng)地挖掘、整理檔案，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時(shí)跟上時(shí)代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最佳途徑，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢(shì)下，檔案工作更應(yīng)跟上時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能，進(jìn)一步凝聚共識(shí)、凝聚力量，把十八大精神落實(shí)到檔案工作上來(lái)，埋頭實(shí)干，全面推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”貢獻(xiàn)自己的全部力量。

6、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是一種重要的知識(shí)資源，是企業(yè)各項(xiàng)決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽(yù)的基礎(chǔ)，是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn).因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義，從而在日常的管理過(guò)程中積極去應(yīng)對(duì)和解決各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題，求實(shí)創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

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