劉鈺潔

摘 要 在當(dāng)前的文檔管理工作中，自動化辦公系統(tǒng)發(fā)揮了越來越重要的作用。辦公自動化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種設(shè)備中，并且由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。本文將從自動化辦公系統(tǒng)的發(fā)展入手，對如何在文檔管理工作中應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)展開分析，以供參考。

關(guān)鍵詞 自動化辦公系統(tǒng) 文檔管理 文檔資源

一、引言

辦公自動化的應(yīng)用產(chǎn)生了電子文件，大大加快了文檔資料信息的傳遞和流轉(zhuǎn)，使檔案資料信息資源得以充分利用，提高了辦公管理水平和工作效率。

二、自動化辦公系統(tǒng)的發(fā)展

辦公自動化系統(tǒng)（OA）是現(xiàn)代辦公活動的主要工具，工作人員借助對此種系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了高效的公務(wù)處理。該系統(tǒng)架構(gòu)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)之上，能夠使工作人員實現(xiàn)在線信息分享，從而改變了以往部門之間文件遞送之苦，并且使工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)工作信息、工作報表、工作計劃等文件的及時送達(dá)與上傳。尤其對于機(jī)關(guān)與企業(yè)用戶而言，依托此種系統(tǒng)的應(yīng)用，提升了組織內(nèi)部的工作效率，因而現(xiàn)今此種系統(tǒng)已經(jīng)成為機(jī)關(guān)與企業(yè)用戶極其倚重的辦公技術(shù)手段之一。

三、如何在文檔管理工作中應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)

（一）應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)整合文檔資源，提高辦事效率

1.應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)提高文檔的處理與存儲效率。以往機(jī)關(guān)與企業(yè)在進(jìn)行辦公文檔處理過程中，均依賴工作人員人工操作完成。在這一流程之中，工作人員必須通過人力采集的方式進(jìn)行相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的匯總與整合。其次，工作人員將依托人工謄寫的方式對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，這一過程極大地消耗了工作人員的體力與精力，同時從辦公效率角度來看，也導(dǎo)致文檔處理的辦公效率較為低下。而且，一旦文檔需要錄入的內(nèi)容較多，則難免會導(dǎo)致工作人員在這一過程中出現(xiàn)錄入錯誤，因而不得不進(jìn)行返工處理。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，工作人員被從傳統(tǒng)的人工文檔處理方式中解放出來，電子文檔的應(yīng)用實現(xiàn)了文檔處理效率的顯著提高。

2.應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)提高文檔檢索效率。在傳統(tǒng)辦公模式之中，文檔檢索工作的完成主要依賴人工檢索方式實現(xiàn)。工作人員在進(jìn)行文檔檢索處理時，必須對文檔記錄情況進(jìn)行反復(fù)的對照，因而工作人員通常會面臨較大的檢索工作強度，并且文檔檢索所消耗的時間也相對較長。依托辦公自動化技術(shù)的引入，有效地改變了前述問題。辦公人員只需在軟件中將所需信息的關(guān)鍵詞輸入，電腦便會自動檢索出與關(guān)鍵詞匹配的各項數(shù)據(jù)，整個檢索過程十分快，檢索效率十分高。在此，筆者通過舉例的方式來比較二者的差異。如，某工作人員日均需要完成5次文檔檢索，在每次檢索時，該工作人員必須認(rèn)真對照文檔記錄進(jìn)行文檔查找，其每次耗時為5分鐘。如若該工作人員改用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行文檔查找，則無需每次檢索時進(jìn)行文檔記錄對照，檢索時間也縮短在30秒以內(nèi)，以每月22天工作日計算，則其用于文檔檢索的工作時間累計縮短了8個小時。

3.應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)提升共享性能。從以往部分機(jī)關(guān)、企業(yè)共享文檔信息的具體做法來看，工作人員多對工作所需的文檔信息進(jìn)行抄錄，以便工作之用，然而這種方式直接造成了文檔信息共享時間的延長，依托辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠有效地縮短文檔共享時間。辦公人員可以通過在線傳送文檔，并將文檔保存到自己的電腦中，來實現(xiàn)文檔傳送的便捷高效，提升文檔的實時共享性。在此，筆者通過舉例的方式來比較二者的差異所在，如，在傳統(tǒng)的文檔共享模式下，工作人員甲用于記錄部門工作安排的時間是一小時，其后，甲所在部門的工作人員乙，因工作的需要，對甲所記錄的內(nèi)容進(jìn)行了抄錄，時間也是一小時，如此一來，相當(dāng)于同一份文檔占用了兩個工作人員的工作時間。如若甲、乙兩位工作人員改用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行文檔共享，則減少了重復(fù)環(huán)節(jié)，同時極大地節(jié)約了工作時間。

（二）應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)規(guī)范文檔管理流程

從文檔管理的角度來看，首先為電子文檔形成過程中的管理工作，就是要按照國務(wù)院公布的《公文處理細(xì)則》的要求，在文件的起草、修改、定稿、審核、歸檔、修復(fù)、保管以及再利用的整個過程中的各個環(huán)節(jié)上，都遵循一定的程序和文體格式。其次為文檔歸檔管理工作?；诖_保文檔能夠具備使用價值的考慮，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在對電子文檔進(jìn)行歸檔處理時認(rèn)真把關(guān)，以免發(fā)生舛誤。

（三）應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)過程中關(guān)注信息安全問題

1.注重機(jī)房日常管理。盡管辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用能夠顯著提升辦公效率，然而，這一系統(tǒng)的安全問題必須引起足夠的重視。有鑒于此，應(yīng)當(dāng)對網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行有效的監(jiān)督，同時依托培訓(xùn)等方式，提升其責(zé)任意識。根據(jù)以往的經(jīng)驗，諸多電子文檔泄密或外傳的情況均是組織內(nèi)部人員所為。考慮到這一情況，對網(wǎng)絡(luò)管理員以及機(jī)房人員必須進(jìn)行有效的監(jiān)督，以便促使其恪守職業(yè)紀(jì)律。如此，才能夠提升電子文檔存儲的安全性。

2.注重訪問控制。為避免外部網(wǎng)絡(luò)攻擊以及黑客入侵等情況的發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)當(dāng)從訪問控制方面著手制定網(wǎng)絡(luò)安全策略。具體而言，首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制用戶賬戶，由管理員負(fù)責(zé)賬號的分配，同時，賬戶的使用者必須設(shè)置數(shù)字與字母組合的登入密鑰。針對用戶登錄時多次輸入口令不正確的情況，系統(tǒng)應(yīng)按照非法用戶輸入口令的次數(shù)發(fā)出報警信息，用戶名和口令通過驗證之后，系統(tǒng)需要進(jìn)一步對用戶賬戶的默認(rèn)權(quán)限進(jìn)行檢查。最后，管理員還應(yīng)當(dāng)為用戶設(shè)置相應(yīng)的等級權(quán)限，以便確定對應(yīng)等級的用戶可以訪問的資源內(nèi)容，從而提升系統(tǒng)的安全性。

3.注重數(shù)據(jù)加密處理?；谖臋n數(shù)據(jù)安全的考慮，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容作加密處理。加密技術(shù)的工作原理乃是通過變換算法的方式得以實現(xiàn)。借助這樣的方式，能夠確保信息數(shù)據(jù)的安全性。

四、自動化系統(tǒng)實際應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)員工的計算機(jī)水平，為其提供針對性的培訓(xùn)輔導(dǎo)內(nèi)容，以便通過系統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)技能講解，使企業(yè)員工掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)手段，進(jìn)而提高其工作績效。

第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置內(nèi)網(wǎng)使用檔案，以便通過將辦公計算機(jī)分配給企業(yè)員工個人的方式實現(xiàn)專機(jī)專用。這不但能夠使企業(yè)及時了解企業(yè)員工的辦公自動化系統(tǒng)使用情況，還能避免以往辦公計算機(jī)混用帶來的一系列問題。

第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展實情，制定信息化建設(shè)方略，以便改變以往的單機(jī)辦公模式，使之轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化辦公模式。如此一來，將提升企業(yè)內(nèi)部辦公自動化程度，同時也便于辦公文檔的共享與傳達(dá)，更能夠提升企業(yè)的信息化程度，使企業(yè)的運營效率得到整體提升。

第四，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的投入力度，如采購新型計算機(jī)供企業(yè)員工辦公之用，架構(gòu)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)庫以便實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速共享等，通過這些方面的改進(jìn)，來大大提升企業(yè)辦公自動化水平。

五、結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，自動化進(jìn)程日益加快，企業(yè)文檔管理工作必須利用自動化辦公系統(tǒng)提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)更快更好發(fā)展。

（作者單位為山西省潞安集團(tuán)古城煤礦建設(shè)管理處）

參考文獻(xiàn)

[1] 肖乾.基于知識管理的企業(yè)文檔管理模型研究[J].艦船科學(xué)技術(shù)，2017（01）.

[2] 錢爃.跨組織文檔管理流程的研究與實踐[J].浙江檔案，2017（01）.

[3] 王瑩.新形勢下做好文檔管理工作的建議[J].世紀(jì)橋，2011（07）.

[4] 范小莉.辦公自動化技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2015（11）.

[5] 丁旭娟.辦公自動化在企業(yè)文檔管理中的應(yīng)用及發(fā)展[J].浙江電力，2006（02）.