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        淺談檔案管理中存在的問題及對策

        2017-05-19 23:40:19譚國英
        科技創(chuàng)新與應用 2017年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化問題

        譚國英

        摘 要:隨著時代的發(fā)展,社會的進步,科學技術(shù)獲得了飛速的發(fā)展,計算機技術(shù)在很多領域都獲得了廣泛的應用,不僅提高了工作效率,還給人們的日常生活提供了很多方便。在檔案管理工作中,逐漸開展信息化建設,工作效率和質(zhì)量顯著提升。然而,在當前的我國檔案管理工作中,還存在著一些問題,文章對此進行了深入細致的分析和探討,并提出了解決對策。希望通過文章的分析,可以為相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;問題;對策

        作為記錄個人、企業(yè)和社會的發(fā)展歷程的重要的歷史性資料,檔案具有非常重要的作用。目前,檔案管理在信息化程度上明顯提高,管理更為規(guī)范,檔案管理工作取得很大的進展,為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的支持。然而,在檔案管理工作中,還存在一些問題,如檔案管理手段不先進、管理人員隊伍變動大、在思想上沒有引起足夠的重視等,這些問題的存在都阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。為了提升檔案管理的水平,必須規(guī)范操作流程,進一步完善檔案管理制度,緊跟時代的步伐。

        1 檔案管理中存在的問題

        1.1 思想上不重視

        在激烈的市場競爭中,企業(yè)往往將工作的重心放在了追求經(jīng)濟利益上,管理者對于檔案管理工作重視程度不足,以經(jīng)濟利益為先,并且認為檔案管理工作是無足輕重的。此外,管理者還片面地認為檔案管理同企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展是沒有聯(lián)系的,僅僅是檔案部門的職責。

        因此,這就導致在檔案部門成立之后,在管理上不夠系統(tǒng),資金支持較為欠缺,對于檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作也局限于較為基礎性的工作,如檔案的記錄、收集以及裝訂等,工作內(nèi)容簡單,缺乏深度。檔案管理硬件設施不完備,資金短缺,在管理人員上綜合素質(zhì)不高。由于思想上沒有引起足夠的重視,導致檔案管理工作存在諸多問題。

        1.2 檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定

        檔案管理工作對于管理人員的實踐經(jīng)驗要求較高,需要具備專業(yè)的理論知識,專業(yè)性較強。目前,檔案管理人員變動較大,而且高素質(zhì)的人才較為欠缺。當前,計算機技術(shù)的普遍應用,以及檔案管理信息化建設的加快,對于檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求,不僅需要具備檔案管理知識,還要能熟練掌握計算機技能。而大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低,因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量。還有一部分檔案管理人員并非專職人員,因此有很大的流動性,影響檔案管理工作的有序進行。此外,檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新意識,主動性和積極性較欠缺,思想落后,這些都阻礙了檔案管理工作的順利進行。

        1.3 檔案管理手段落后

        目前,檔案信息化管理的概念已經(jīng)被越來越多的人熟悉,雖然在工作中計算機技術(shù)得到了較為廣泛的應用,然而具體到檔案信息化管理,則仍然有很長的一段路要走,有很多的工作要做,目前檔案管理基本停留在人工處理、紙質(zhì)辦公的模式。這就給后期的檔案查閱和使用工作帶來阻礙,甚至導致一些重要的文件丟失。雖然計算機設備也被應用到檔案管理部門中,然而信息化水平較低,僅用于信息的輸入和輸入。為了將檔案管理信息化切實落到實處,應更新和優(yōu)化檔案管理的手段和方式,使計算機的作用能夠充分發(fā)揮出來。

        1.4 檔案室硬件環(huán)境不佳

        理論上講,檔案室的環(huán)境應該是良好的,而且管理上十分規(guī)范,然而實際情況卻并非如此。很多單位對其他硬件設施十分重視,不斷購進新設備,然而卻不愿意為檔案室購置新設備,導致檔案室的設備陳舊,甚至沒有專門用于存放檔案的檔案室。因此,不僅檔案管理不夠規(guī)范、不夠標準,檔案材料被蟲蛀和發(fā)霉的事件也是時有發(fā)生,威脅檔案資料的安全。

        1.5 檔案管理工作信息化程度不高

        當今社會已經(jīng)步入信息化時代,在各個領域中計算機技術(shù)都獲得了較為廣泛的應用,尤其是在辦公自動化中,提高了工作的效率,使人們從繁瑣的工作中解脫出來。然而在檔案管理工作中,很多單位并沒有充分利用計算機技術(shù),將它的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。不僅造成了資源的浪費,而且降低了管理工作的效率。

        2 提高檔案管理水平的對策

        2.1 加強管理意識

        一些領導認為經(jīng)濟建設是發(fā)展的關(guān)鍵,而檔案管理工作重要性不大,這種觀點是錯誤而片面的,更加導致檔案管理工作經(jīng)費不足、工作含糊的問題。因此,為改變這一現(xiàn)象,在實際工作中,應時刻地關(guān)注檔案工作的情況,注重合作與交流,認真分析工作中存在的不足和問題,并加以解決。要引起各級領導的關(guān)注、支持。同時,應根據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī),在經(jīng)費預算計劃中,將檔案事業(yè)費納入其中,并逐年增加用于檔案工作的經(jīng)費開支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率,改善工作環(huán)境,配齊基礎設備,注重檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性和人員的培養(yǎng)。

        2.2 加大人才培養(yǎng),優(yōu)化整體素質(zhì)

        檔案管理工作既講求效率,又注重科學性,而在這其中人才發(fā)揮的作用無疑是非常巨大的,通過建立具備創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,不斷培養(yǎng)和引進學習能力卓越的人才。檔案管理信息化工作的發(fā)展,要求管理人員具有較強的業(yè)務能力,以及理論水平。因此,檔案管理部門應積極培養(yǎng)復合型人才,堅持以人為本,調(diào)動人員的積極性和創(chuàng)造性。

        2.3 加強檔案管理的信息化建設

        2.3.1 開展檔案信息化的宣傳工作

        檔案管理工作目前還沒有被人們所熟知,很多人對檔案管理工作知之甚少,在社會上的影響力不足,在一定程度上阻礙了檔案配合工作的順利進行。因此,應進一步加強檔案知識的普及工作,做好宣傳,使群眾了解、認識檔案工作的重要意義,為檔案管理工作獲得更多的支持和配合,營造良好的環(huán)境。

        2.3.2 完善檔案信息化管理行業(yè)標準

        檔案的標準化建設,是提高檔案管理信息化建設水平的前提。而檔案信息化工作的基礎則是廣泛的合作和明確的分工。當今社會已經(jīng)進入信息化時代,統(tǒng)一的標準規(guī)范,有助于促進網(wǎng)絡的溝通和信息的共享,因此應建立和完善檔案標準體系,從而在工作中不斷改進標準,優(yōu)化標準,并不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

        2.3.3 營造電子檔案網(wǎng)絡安全環(huán)境

        檔案信息具有非常重要的意義,因此在信息的保密性和安全性方面,有著更高的要求。而信息技術(shù)的應用,則使得檔案信息可以更好地被收集,實現(xiàn)科學的管理,以及較高的利用效率。然而,計算機網(wǎng)絡環(huán)境在提高準確性和工作效率的同時,也存在一些不安全的因素,因此應建立安全的網(wǎng)絡環(huán)境,避免檔案系統(tǒng)受到病毒的侵害,加強軟件系統(tǒng)、硬件設備的防護措施。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,我國檔案制度是一份真實的個人經(jīng)歷的記錄,是對一個人品德和業(yè)務能力的真實表現(xiàn),具有十分重要的意義。因此發(fā)展和完善我國檔案管理制度是十分必要的,作為檔案從業(yè)者應當正確看待前進中的困難,要有恒心、有毅力、有能力推動人事檔案工作得到更大發(fā)展,為今后培養(yǎng)和選拔人才提供堅實基礎。

        參考文獻

        [1]周敏.談檔案管理中的問題及解決辦法[J].價值工程,2014(5).

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        [4]張輝.論檔案管理存在的問題與對策[J].科學與財富,2016(12).

        [5]陳思妤.淺述加強檔案管理基礎工作的重要性研究[J].科技與企業(yè),2015(14).

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