何文斌

摘 要：如今信息時(shí)代的發(fā)展也推動(dòng)了照片檔案的出現(xiàn)，照片檔案在檔案管理中占有重要作用。然而在照片檔案發(fā)展的過(guò)程中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，如照片檔案管理措施不完善等。在當(dāng)今時(shí)代下如何對(duì)照片檔案進(jìn)行有效管理并利用是人們應(yīng)該思考的問(wèn)題。本文對(duì)照片檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出有效管理照片檔案的措施，最大化發(fā)揮照片檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；照片檔案；管理；問(wèn)題；措施

如今使用數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備可拍攝出數(shù)碼相片，并可將其儲(chǔ)存在磁盤等載體中，使用現(xiàn)代信息設(shè)備對(duì)其進(jìn)行處理，可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將其上傳，保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。由此產(chǎn)生了照片檔案，對(duì)檔案管理有重要影響。相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到照片檔案管理的重要性，對(duì)照片檔案進(jìn)行科學(xué)管理并充分利用。

1 信息時(shí)代照片檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 照片檔案管理人員管理意識(shí)不足

多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到照片檔案管理存在的重要性，照片當(dāng)按出現(xiàn)的時(shí)間較晚，管理人員對(duì)其沒(méi)有形成全面的認(rèn)識(shí)，多數(shù)人員認(rèn)為照片檔案處于紙質(zhì)檔案的附屬位置，在檔案管理中并不重要，這就容易造成忽視照片檔案的問(wèn)題，而更多的去關(guān)注紙質(zhì)檔案，難以對(duì)照片檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在對(duì)照片檔案進(jìn)行搜集時(shí)需要關(guān)注較廣的范圍，搜集照片的工作人員也不固定，檔案管理單位為方便調(diào)用照片檔案，通常不對(duì)其進(jìn)行歸檔，甚至一些人員將一些照片據(jù)為己有，攝像人員在拍完照片后也沒(méi)有及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理，容易發(fā)生照片檔案丟失等問(wèn)題，為日后檔案工作的管理帶來(lái)困難。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因主要是因?yàn)闄n案管理人員缺乏照片檔案管理意識(shí)，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠造成的。

1.2 照片檔案管理制度不全面

在照片檔案管理方面，雖然有相關(guān)的《照片檔案管理規(guī)范》，但該規(guī)范主要針對(duì)傳統(tǒng)照片檔案管理來(lái)說(shuō)的，在數(shù)碼照片檔案管理方面還缺乏相應(yīng)的管理規(guī)范，即使存在相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，但相關(guān)檔案管理部門并沒(méi)有建立全面的檔案管理制度，比如對(duì)照片檔案歸檔時(shí)間、要求、存儲(chǔ)條件、利用方法等都沒(méi)有進(jìn)行明確。同時(shí)也缺乏對(duì)檔案管理部門的監(jiān)督，對(duì)照片檔案管理的職責(zé)范圍也沒(méi)有進(jìn)行明確，難以找到相關(guān)責(zé)任人。照片檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，管理人員難以開(kāi)展工作，不利于對(duì)照片檔案進(jìn)行合理管理。

1.3 照片檔案管理?xiàng)l件較差

照片檔案管理部門檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，部門條件較差，缺乏足夠的財(cái)政支撐，檔案保存環(huán)境也沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，將照片進(jìn)行歸檔后容易出現(xiàn)變色等問(wèn)題，影響照片質(zhì)量。在對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行保存時(shí)，相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備如計(jì)算機(jī)等的性能較差，管理人員通常不對(duì)照片進(jìn)行備份，照片一旦發(fā)生丟失問(wèn)題就無(wú)法找回，造成極大損失。檔案管理部門應(yīng)不斷對(duì)相關(guān)設(shè)施進(jìn)行完善，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對(duì)照片檔案進(jìn)行管理。

1.4 數(shù)碼照片檔案具有較高復(fù)雜性

數(shù)碼照片為大檔案管理帶來(lái)了一定的復(fù)雜性，在對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行搜集時(shí)難以找到相關(guān)依據(jù)，同時(shí)搜集的一些照片也存在質(zhì)量問(wèn)題，也有一些照片缺乏利用價(jià)值，而且搜集到的照片也具有較多數(shù)量，檔案人員對(duì)照片進(jìn)行歸檔時(shí)會(huì)碰到諸多困難，這些都為照片檔案管理工作帶來(lái)了難度。在對(duì)照片進(jìn)行整理時(shí)要對(duì)其進(jìn)行鑒別、重命名，并進(jìn)行必要的文字說(shuō)明，需要經(jīng)過(guò)較多的環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片因其具有易改性、易損性等特點(diǎn)具有較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 照片檔案管理及利用措施

2.1 完善照片檔案管理制度

為適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，國(guó)家應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的照片檔案管理規(guī)范措施，為照片檔案管理工作提供必要的依據(jù)。應(yīng)對(duì)照片搜集與歸檔工作進(jìn)行完善。在搜集照片時(shí)，要對(duì)相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確，要對(duì)照片的尺寸、格式、背景信息等進(jìn)行規(guī)范。另外要注意對(duì)拍攝數(shù)碼照片時(shí)形成的EXIF文件進(jìn)行保存，該文件中含有照片的屬性信息，還包括元數(shù)據(jù)等信息，有著不小的價(jià)值。要對(duì)元數(shù)據(jù)表進(jìn)行完善，明確軟硬件環(huán)境、規(guī)格等信息。管理人員在將照片進(jìn)行歸檔時(shí)前要對(duì)其實(shí)施整理，即應(yīng)對(duì)照片進(jìn)行鑒別，明確可以歸檔的照片都有哪些，然后按照相關(guān)格式要求對(duì)其進(jìn)行歸檔，將每張照片進(jìn)行編號(hào)并給予具體說(shuō)明。確定哪些照片需要進(jìn)行歸檔后要對(duì)其做出相關(guān)規(guī)范，即不可對(duì)其進(jìn)行刪改，同樣不可對(duì)其進(jìn)行壓縮處理，需對(duì)其進(jìn)行有效性檢驗(yàn)，并做好檔案照片登記表，相關(guān)人員要對(duì)表中信息進(jìn)行檢查，確保照片信息的真實(shí)性，并查看其是否存在不完整性，是否具有可利用性、可識(shí)別性等。責(zé)任人要在表上進(jìn)行簽字，處理完畢后可進(jìn)行歸檔，對(duì)照片檔案進(jìn)行有效管理。

2.2 增強(qiáng)照片檔案管理人員管理意識(shí)

檔案管理部門要對(duì)照片檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，嚴(yán)格貫徹相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，檔案管理部門可根據(jù)當(dāng)?shù)鼐唧w情況制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，便于照片檔案管理工作順利開(kāi)展，相關(guān)部門要培養(yǎng)照片檔案管理人員科學(xué)的管理觀念，強(qiáng)化照片檔案管理人員管理意識(shí)，有效對(duì)檔案進(jìn)行搜集和接收，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到照片檔案對(duì)歷史、教育、經(jīng)濟(jì)等的作用，提高照片檔案的管理效率。

2.3 對(duì)照片檔案管理投入必要的資金

相關(guān)部門要對(duì)照片檔案管理工作進(jìn)行資金投入，為照片檔案的發(fā)展提供支持，檔案管理部門要購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，完善照片檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)照片檔案進(jìn)行管理，同時(shí)檔案管理部門要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握管理照片檔案所需的信息技術(shù)知識(shí)，學(xué)會(huì)使用信息技術(shù)設(shè)備，提升其照片檔案管理的專業(yè)能力。檔案管理部門可建立相應(yīng)的照片檔案信息管理系統(tǒng)，將照片保存在硬盤中，對(duì)照片信息進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)做好信息說(shuō)明，即對(duì)照片時(shí)間。地點(diǎn)、人物等進(jìn)行說(shuō)明，還應(yīng)對(duì)照片標(biāo)注分類號(hào)和主題詞等信息，便于對(duì)照片信息進(jìn)行檢索，增強(qiáng)照片信息的共享性特征。在信息管理系統(tǒng)中要注意對(duì)照片檔案進(jìn)行保存，因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)有可能受到病毒侵害而致使照片信息丟失，照片檔案管理人員要將照片進(jìn)行備份或者適時(shí)遷移，防止照片檔案信息出現(xiàn)損壞的問(wèn)題。

2.4 對(duì)照片檔案進(jìn)行有效利用

在信息時(shí)代下的照片具有較強(qiáng)的便利性，能夠?qū)⒄掌畔⑦M(jìn)行快速傳播并實(shí)現(xiàn)共享。檔案管理部門可將相關(guān)照片信息進(jìn)行發(fā)布、必要的宣傳、記錄歷史等，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)照片檔案進(jìn)行利用，如管理人員可在閱覽室為相關(guān)人員提供檢索功能，也可通過(guò)電子郵件等方法向人們提供相關(guān)照片信息。如今照片檔案管理還在發(fā)展的初級(jí)階段，相關(guān)人員要不斷研究照片檔案管理理論與技術(shù)，保證照片檔案信息的真實(shí)性，原始性及可利用性，充分發(fā)揮照片檔案的價(jià)值。同時(shí)要不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，搜集有利用價(jià)值的照片信息，并提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高照片檔案管理效率，做好照片檔案信息保護(hù)措施，促使檔案管理工作往簡(jiǎn)便化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代下照片檔案的管理及利用工作也遇到了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)管理人員要不斷對(duì)照片檔案管理進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)在管理及利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)照片檔案進(jìn)行綜合性管理，要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，完善檔案管理相關(guān)法規(guī)，加大照片檔案管理的資金投入，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，并保證照片檔案信息的真實(shí)有效性。相關(guān)人員要注意促使照片檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)建照片檔案管理信息化平臺(tái)，注意保證照片檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)其信息化與共享性發(fā)展。

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