曲延軍

摘 要：學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)尺。本文從學(xué)校檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意義、有效途徑、重要手段等方面對學(xué)校實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

學(xué)校檔案是指建校以來，學(xué)校在從事教育教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校各項工作的重要組成部分。隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代教育制度的不斷完善，學(xué)校檔案建設(shè)和管理工作的地位顯得越來越突出，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求越來越迫切。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理不僅能夠真實地記錄下學(xué)校的發(fā)展歷程，對學(xué)校的教育教學(xué)工作和行政管理提供最有力的支持和保障，還對學(xué)校管理的改革創(chuàng)新提供強有力的基礎(chǔ)支撐。

1 檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提

學(xué)校檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)是由多方面原因造成的，一是檔案管理涉及到學(xué)校內(nèi)部的多個部門，事情繁雜；二是學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，也缺少必要的培訓(xùn)；三是檔案管理人員多數(shù)是兼職，對檔案管理工作精力投入不足；四是檔案管理的過程中存在歸檔不準(zhǔn)確、存檔順序有誤、查詢不便等問題。這種檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的狀況已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校教育快速發(fā)展的要求，也阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，只有對檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理，扎實推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，才能實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才會大幅度提升檔案管理水平。

2 實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的有效途徑

建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機構(gòu)、建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍、制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理制度是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。

2.1 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機構(gòu)

規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機構(gòu)，是做好檔案管理工作的重要保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要要增強檔案管理意識，學(xué)校要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，校長親自抓，其他的校領(lǐng)導(dǎo)檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。各處室負(fù)責(zé)人是本處室檔案管理第一責(zé)任人，要安排一名工作人員做好本處室檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，做到檔案及時歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。成立檔案組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的管理和使用。設(shè)立檔案室，分門別類存放學(xué)校的檔案。

2.2 建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理者不僅要有檔案職業(yè)道德意識，尊重歷史，維護檔案的真實原貌，據(jù)實立檔，而且要掌握檔案管理的專業(yè)知識，準(zhǔn)確高效地完成檔案管理工作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案信息化管理水平。檔案管理工作者可以通過學(xué)習(xí)常備工具書的專業(yè)知識來提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提高鑒別水平和處理能力，學(xué)校也應(yīng)為檔案管理工作者提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會，組織檔案管理工作者參加業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，傾聽專家講座、參加業(yè)務(wù)主管部門的培訓(xùn)，運用多種形式對檔案管理者進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，以此提升學(xué)校及各部門檔案管理水平。

2.3 制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度

檔案種類繁多，要做到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，就必須建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)，做好檔案的收集、立卷、歸檔、保管等工作，努力為檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造有利條件。制定切合實際的檔案工作規(guī)劃，提出明確要求，具體制定學(xué)校各部門的檔案管理制度、保密制度和登記制度，建立檔案借閱的收發(fā)登記簿，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，維護各類檔案的完整和安全，便于查找利用。

3 檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要手段

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，檔案管理也由單純的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，管理流程和管理手段都發(fā)生了相應(yīng)的變化。

3.1 加強檔案信息化建設(shè)

利用信息技術(shù)開發(fā)和利用檔案信息資源，這是適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和社會信息化建設(shè)的必然勢趨。

1.完善學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)要件。一是現(xiàn)代化的科技設(shè)備必不可少。工欲善其事必先利其器，隨著檔案管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，計算機技術(shù)、微縮技術(shù)、激光光盤、聲像等工具的現(xiàn)代化要及時跟上，高性能的計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設(shè)備必不可少，這樣才能達(dá)到電子文件檢索、儲存以及備份的目的；二是基礎(chǔ)設(shè)施完備。建立專門的檔案庫房，各項專用設(shè)施齊全，排列整齊，注意整潔衛(wèi)生，防火防潮，確保檔案安全；三是提高檔案管理的效率，各部門分工合作，密切配合，做好檔案的收集整理歸檔工作。

2.做好特殊載體檔案的管理。以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤、膠片等非紙質(zhì)材料為載體的檔案，都是特殊載體的檔案，要根據(jù)這些不同載體的特點做好日常管理，做好防光、防塵、溫度控制、濕度控制、排放方式、備份件數(shù)等工作。

3.做好電子文件收集和歸檔。電子文件具有數(shù)字化的信息特征，對設(shè)備具有依賴性，具有非直讀性，但位置可以不固定，從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，信息更容易改，信息具有共享性和不安全性等特征，因此，對電子文件要實行定期歸檔或者是定時歸檔，必須把電子文件拷貝到耐久性好的載體上，并且多做幾份備份放于不同地點，避免不可恢復(fù)性。磁、光介質(zhì)載體的物理安全是電子檔案保護的基礎(chǔ)，因此要定期檢查磁性載體和光學(xué)載體，控制好溫度濕度，做好防護工作。隨著信息軟件的升級，要及時更新電子檔案的保存版本，防止出現(xiàn)因版本不同導(dǎo)致的信息檔案無法正常調(diào)閱的情況。

3.2 堅持“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的原則，就是以本單位形成的文件為主的原則，這是我國文書歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，更是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在。

1.把握好文件歸檔原則：一是注意文件來源，堅持“以我為主”的原則；二是將反映本單位主要職能活動的文件作為重點保管；三是注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立的劃分其價值；四是研究不同文件的形式特征，防止片面靜止的看問題。把握好這四點，就能準(zhǔn)確把握歸檔文件的時效性和完整性。

確定文件的歸檔范圍：一是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、歷史研究具有利用價值的文件材料；二是單位活動中形成的在維護集體和教職工權(quán)益方面具有憑證價值的文件材料；三是需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；四是其他對單位具有查考價值的材料。

3.歸檔文件需要注意的問題，一是以“件”為單位進(jìn)行分類、裝訂、排列、編號，裝盒；二是不同年度、不同機構(gòu)、不同保管期限的文件不能裝入同一盒；三是同一年度，同一期限、不同機構(gòu)的文件可以按照件號順序裝入同一盒。

4.歸檔文件的排列：一是同一科室、同一保管期限的文件按事由原則排序，同一事由的文件按形成時間或重要程度或文件形成者或反映問題進(jìn)行排列；二是同一科室不同事由歸檔文件按形成時間或重要程度或按形成者分別集中排列；三是按機構(gòu)序列表的規(guī)定再來排列。

5.分類組合，科學(xué)立卷。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，應(yīng)根據(jù)檔案材料的特點，選擇恰當(dāng)?shù)姆纸M方法。因此，需要將收集起來的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，減少各部門檔案資料的重復(fù)性，維護檔案整體性，避免不需歸檔文件的流入和需歸檔文件的散失。

學(xué)校應(yīng)該不斷完善檔案管理工作制度、強化檔案管理意識，細(xì)化崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，扎實推進(jìn)學(xué)校檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，改變學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀。只有有條不紊地開展檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)檔案發(fā)展的新形勢，才能開創(chuàng)檔案管理的新局面。

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