摘 要 經(jīng)濟全球化是21世紀不可阻擋的歷史潮流，在新的時代變革面前，企業(yè)的管理模式也在逐漸發(fā)生改變，企業(yè)管理者已經(jīng)從傳統(tǒng)的經(jīng)營方式和經(jīng)營理念中解脫出來，建立起全新的、現(xiàn)代化的思維管理模式，這種管理方式和經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變意味著管理體系、生產(chǎn)方式和員工工作理念的變革。企業(yè)的檔案管理部門作為企業(yè)的一個重要部門，要適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的管理變革和新時期的發(fā)展需要，適當?shù)恼覝首约涸谄髽I(yè)的定位，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，實現(xiàn)企業(yè)檔案的全新發(fā)展。所以本文分析了企業(yè)檔案管理部門在現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變中出現(xiàn)的一些問題，就其如何在新環(huán)境下找準自己的定位，給出了一些建議。

關(guān)鍵詞 檔案管理 現(xiàn)代化管理 定位

一、前言

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)為了適應(yīng)新潮流的發(fā)展，經(jīng)營方式和管理方式都在發(fā)生著改變，向著現(xiàn)代化的管理方向邁進。同時，企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)的長久發(fā)展具有重要意義，[1]在經(jīng)濟快速發(fā)展的新時期內(nèi)，企業(yè)檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。目前企業(yè)檔案管理工作的核心是：檔案管理部門如何在現(xiàn)代化管理背景下，通過對檔案資料進行科學(xué)、合理、有序的管理來達到更好地為企業(yè)服務(wù)的目的。在企業(yè)進行從傳統(tǒng)管理模式到現(xiàn)代化管理模式過渡的關(guān)鍵時期，檔案工作也要與時俱進，逐步改變工作重點，采取適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟策略和管理策略。這對于傳統(tǒng)的檔案管理員工來說既是挑戰(zhàn)又是機遇，企業(yè)員工在企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中抓住機會，發(fā)揮自己的才能，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。所以本文針對企業(yè)的檔案管理部門，就其如何在現(xiàn)代化管理環(huán)境下找準自己的定位展開了分析。

二、檔案管理部門的管理方式在新環(huán)境下的弊端

在數(shù)字時代的今天，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開計算機的運用，對于檔案的管理也不另外。現(xiàn)在的檔案管理幾乎都拋棄了傳統(tǒng)的純紙質(zhì)保存的方式，而采取電子信息保存的方式，但是這種方式也存在著一些弊端：

（一）電子檔案自身的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。眾所周知，企業(yè)的檔案信息有些會涉及企業(yè)的商業(yè)機密，它的保密性和安全性非常重要。但是電子檔案受硬盤、存儲空間的影響，易丟失，保密性不強。其次，電子檔案通常以磁盤、光盤為載體， [2]這類載體成分比較復(fù)雜，受保存環(huán)境的影響大，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。

（二）對電子檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)

文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍，使檔案工作成為一門集計算機科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。但是目前檔案管理人員的知識面較窄，特別是對網(wǎng)絡(luò)安全、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等相關(guān)知識的了解不夠，盡管引進了新型現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮它的作用。

三、檔案管理部門在現(xiàn)代化管理環(huán)境下的定位

檔案管理在企業(yè)的管理體系中占據(jù)著重要的地位，對于企業(yè)未來的走向和發(fā)展起著積極的作用，所以，檔案管理部門找準在現(xiàn)代化管理環(huán)境下的定位，才能達到更好地為企業(yè)服務(wù)的目的。

（一）走出合作圈，加強與其他部門的合作

檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的建立與檔案管理現(xiàn)代化軟硬件的開發(fā)與選配，單靠檔案部門已經(jīng)不可能完成了，檔案部門不得不借助其他部門的力量來實現(xiàn)。事實上，從中外檔案管理現(xiàn)代化的起步來看，無一例外地是借助于其他部門的力量來實現(xiàn)的。比如，目前的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，[3]大多數(shù)是檔案部門委托軟件開發(fā)公司，或與它們合作開發(fā)出來的。另外，檔案管理現(xiàn)代化逐漸成為一種趨勢，開始融入社會信息化發(fā)展進程中去，這也使得檔案管理現(xiàn)代化領(lǐng)域成為一個非常巨大的市場，其設(shè)備、技術(shù)既有通用的，也有具有自身特點的，這就需要專業(yè)的部門進行開發(fā)、研究和設(shè)計。因而，檔案管理部門、檔案管理人員將越來越需要與其他部門保持聯(lián)系，進行合作，建立嶄新的伙伴關(guān)系。除此之外，電子文件的產(chǎn)生與管理，將從根本上突破體制的束縛，把檔案管理部門和管理人員與文件制作、辦理部門更緊密地聯(lián)系起來。電子文件的產(chǎn)生，淡化了文書工作和檔案工作的界限，使得檔案部門和檔案人員不能像傳統(tǒng)工作環(huán)境中的那樣只是簡單將檔案整理存儲，更多地需要利用計算機的專業(yè)技術(shù)來將檔案分類，歸檔。這不僅僅是理論的需要，更是企業(yè)發(fā)展的實際需要。國際檔案理事會電子文件委員會認為，檔案管理部門的單獨運行是很難在現(xiàn)代化管理環(huán)境下取得大的突破的，只有聯(lián)合一個或數(shù)個機構(gòu)部門才能更好地處理電子文件。

（二）檔案部門離不開信息技術(shù)專業(yè)人員的指導(dǎo)以及有關(guān)法律法規(guī)的支持

目前的電子信息檔案管理需要專業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)，對于數(shù)據(jù)庫的使用和維護都需要有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的幫助，檔案管理人員難以單方面的承擔(dān)這一工作。由于傳統(tǒng)的檔案管理人員只具備檔案管理方面的知識，[4]對于現(xiàn)代化管理背景下的電子文件管理所要求具備的專業(yè)計算機技術(shù)并不是很了解，所以需要專業(yè)人士的指導(dǎo)和幫助。除此之外，檔案管理更需要有關(guān)的法律法規(guī)的支持，需要完善信息產(chǎn)生、利用和保管方面的法律，使檔案管理人員無后顧之憂。

（三）檔案管理人員要提高自我的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力

國家正在加快現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，社會的經(jīng)濟發(fā)展更需要的是綜合能力高的創(chuàng)新型人才，所以在企業(yè)的管理模式向現(xiàn)代化邁進的同時，檔案管理人員要有意識的提高自我的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，成為企業(yè)轉(zhuǎn)型和社會經(jīng)濟發(fā)展的所需型人才。只有這樣才能更好地提升自身的競爭力，更好地利用自己的才能為企業(yè)服務(wù)，在這個機會與挑戰(zhàn)并存的時期下，抓住機遇。

四、結(jié)語

企業(yè)管理模式的變革對于員工來說既是新的挑戰(zhàn)，也是一次新的機遇，檔案管理在企業(yè)的管理體系中占據(jù)著重要地位。所以，在新的企業(yè)現(xiàn)代化管理環(huán)境下，檔案部門要找準自己的定位，隨著企業(yè)管理模式的改變相應(yīng)地做出改變，以適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)長久發(fā)展提供幫助。

（作者單位為青島能源華潤燃氣有限公司）

[作者簡介：趙洪涌（1972—），女，山東萊州人，本科，研究方向：檔案學(xué)。]

參考文獻

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[3] 王建軍，官秀妍，賀瑜.新常態(tài)下國有企業(yè)檔案工作創(chuàng)新探析[J].機電兵船檔案，2016（04）：17-19

[4] 吳佩芝.如何做好現(xiàn)階段民營企業(yè)檔案工作[J].蘭臺內(nèi)外，2015（03）：66.