文/姚潔

工程檔案管理
對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的影響

文/姚潔

在建設(shè)工程中，許多工程具有一定的隱蔽性，工程質(zhì)量的評(píng)判主要依靠工程的觀感質(zhì)量及對(duì)貫穿整個(gè)施工過(guò)程的工程檔案質(zhì)量的評(píng)估。建設(shè)單位對(duì)工程檔案管理工作非常重視，將工程檔案的完整、準(zhǔn)確作為工程質(zhì)量驗(yàn)收的必備條件，明確指出：工程檔案對(duì)工程質(zhì)量驗(yàn)收具有否決權(quán)。可見(jiàn)工程檔案管理對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量的影響是巨大的。因此，要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格有效管理，通過(guò)工程檔案來(lái)控制工程的每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能有效提高工程建設(shè)質(zhì)量

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)工程投入越來(lái)越大，工程建設(shè)效率越來(lái)越快，如何在高速施工的情況下保證施工質(zhì)量就顯得尤為重要。作為與工程同步進(jìn)行的工程檔案因具有原始性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性,客觀真實(shí)的反應(yīng)了施工的全過(guò)程，對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)，是對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收、支付工程款的重要依據(jù)。目前建筑工程市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，要想勝出，常常被施工企業(yè)忽視的工程檔案起著關(guān)鍵作用。本文對(duì)工程檔案管理在建設(shè)工程中的價(jià)值進(jìn)行了分析，并且研究了加強(qiáng)工程檔案管理的措施，希望對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的提升有所幫助。

一、工程檔案在建設(shè)工程中的地位和作用

1.工程檔案是建設(shè)工程的必要工作

工程檔案作為建設(shè)工程的重要組成部分，它記錄了建設(shè)工程從立項(xiàng)到施工到驗(yàn)收到交付使用的全過(guò)程。并且它以文字、圖標(biāo)、聲像等多種形式詳盡的記錄施工中的每一個(gè)工序的施工情況，包括記錄工序所用的工藝、材料及施工所用時(shí)間等細(xì)節(jié)?？梢哉f(shuō)對(duì)工程檔案的控制實(shí)際上就是對(duì)施工過(guò)程的控制。因此，在建設(shè)工程中工程檔案被稱作是內(nèi)業(yè)，在建設(shè)工程施工過(guò)程中占有舉足輕重的地位。

2.工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞

現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求：工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說(shuō)服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。

3.工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說(shuō)工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。

4.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，在建設(shè)工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說(shuō)的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過(guò)對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、如何做好建設(shè)工程中的檔案管理

1.積極開(kāi)展檔案知識(shí)培訓(xùn)

工程檔案管理涉及到安全、質(zhì)量、技術(shù)、規(guī)范等與施工有關(guān)的全方面的知識(shí)。檔案管理水平不再取決于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，還要依靠于企業(yè)全員的素質(zhì)。對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

2.嚴(yán)格推行持證上崗制度

應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過(guò)學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書(shū)，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。

3.完善辦法制度

辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過(guò)制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。

4.強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用

檔案人員中一直有這樣一句話：檔案用起來(lái)是寶，不用則是一堆廢品。因此要想讓檔案充分發(fā)揮價(jià)值，檔案的宣傳和利用是必不可少的。一是檔案管理部門要積極開(kāi)展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開(kāi)設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問(wèn)題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過(guò)檔案信息化達(dá)到資源共享。

5.實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。

6.檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)

隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過(guò)程中，檔案的形成不再是人工填寫(xiě)，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過(guò)掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。

7.加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)

企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過(guò)不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。

隨著越來(lái)越多的建筑工程開(kāi)始建設(shè)，對(duì)工程的質(zhì)量、進(jìn)度等方面的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。工程檔案的質(zhì)量與工程的好壞息息相關(guān)。一旦出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，工程檔案就是最好的答案。因此，在實(shí)際的施工過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)確保高品質(zhì)的工程檔案管理，才能保證良好的工程項(xiàng)目施工質(zhì)量。

（作者單位：城市軌道交通工程有限公司）