文/趙師校

基層水利單位檔案工作面臨的問題及對策

文/趙師校

基層水利單位是水利改革發(fā)展的基礎(chǔ)單元，積累了許多原始檔案資料，這是水利檔案的一筆巨大財富。要充分認識水利檔案工作的重要性，加強水利檔案的建設(shè)與管理，為水利檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境

近幾年來，基層水利單位檔案管理工作在水利檔案規(guī)范化管理綜合評估的帶動下，達到了上級檔案管理標準，形成了良好的局面，基本達到了檔案室管理工作制度化、規(guī)范化的要求。但仍存在一些問題。現(xiàn)根據(jù)本人參與檔案規(guī)范化管理綜合評估工作和日常檔案檢查情況，淺談水利基層單位檔案工作存在的問題及對策。

一、基層水利單位檔案工作面臨的問題

1.對檔案工作重視程度不夠，各單位檔案發(fā)展不平衡

這幾年，基層水利單位檔案工作取得很大進展，形成了全宗介紹、組織沿革、大事記等很多編研資料。但就整個水利檔案行業(yè)來說，檔案工作還遠遠沒有得到應(yīng)有的重視，造成了檔案工作缺乏連續(xù)性、制度落實不到位、管理不夠規(guī)范等現(xiàn)狀。主要原因就是基層水利單位對檔案工作的重要性認識不足，檔案安全意識薄弱。水利系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)工作，對檔案管理工作推進力度不強，對于檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，認為防汛抗旱應(yīng)用系統(tǒng)、水資源調(diào)度管理系統(tǒng)、視頻會議會商系統(tǒng)才是單位信息化的主業(yè)。

2.檔案室硬件設(shè)備不全，檔案建設(shè)相對滯后

基層單位由于財力不足，普遍存在著檔案室硬件設(shè)備不全，檔案建設(shè)相對滯后的現(xiàn)象。一方面，檔案保管條件不佳。少數(shù)基層單位在水利檔案規(guī)范化管理綜合評估前沒有專門的檔案室。在水利檔案規(guī)范化管理綜合評估后，建立了檔案室。由于辦公用房緊張等原因，部分基層單位把舊倉庫臨時改造成檔案室。檔案室狹窄、潮濕，沒有配齊相應(yīng)的防火、防光、防塵等防護設(shè)備，“八防”措施落實不到位。更談不上配齊掃描儀、刻錄機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案設(shè)備。部分基層單位檔案柜數(shù)量少，根本不能滿足日益增加的檔案數(shù)量的存放需求。

3.檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱

傳統(tǒng)觀念認為，檔案工作是“婆婆媽媽”干的工作。在基層水利單位這種傳統(tǒng)觀念也普遍存在。在這種觀念的帶動下，單位往往優(yōu)先配置年齡較大的水利工作者擔(dān)任檔案管理員，這就造成水利基層水利單位檔案工作者年齡結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大。由于基層水利單位崗位限制，部分單位甚至沒有配備專職檔案管理員，讓從事公文流轉(zhuǎn)、宣傳、文秘、人事勞動信息統(tǒng)計、安全等辦公室文秘及綜合業(yè)務(wù)工作的人員兼職檔案管理工作。這樣一來，檔案工作者往往無暇顧及檔案管理工作，直接導(dǎo)致其檔案收集不完整、歸檔不及時、編研不到位。檔案工作者專業(yè)化程度不高也給基層水利單位檔案工作帶來了難度，大部分基層水利單位檔案工作都是半路出家。對檔案專業(yè)知識掌握不足，后期又缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)。

4.檔案管理技術(shù)及信息化程度亟需加強

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化勢在必行。首先，水利檔案信息化建設(shè)力度整體進程較慢。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件，如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等時，并沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)。到了基層水利單位，信息化程度進一步弱化。其次，檔案信息資源建設(shè)落后。檔案室注重紙質(zhì)檔案的收集和整理，對電子檔案、聲像檔案收集力度不足。一年一度的文件歸檔基本規(guī)范，但圖片歸檔照片數(shù)量不達標，像素質(zhì)量不高。再次，隨著基層水利單位辦公自動化的推廣和應(yīng)用，電子文檔實現(xiàn)網(wǎng)上傳播。內(nèi)外網(wǎng)在一臺電腦辦公，在傳輸過程中存在檔案的缺失、檔案信息的泄漏的風(fēng)險。

二、基層水利單位檔案工作的對策及建議

1.改變觀念，提高對水利檔案重要性的認識

在過去的水利改革發(fā)展進程中，國家對農(nóng)田水利建設(shè)、河湖治理投入了大量的人力、物力、財力，取得了豐碩的成果?；鶎铀麊挝皇撬母锇l(fā)展的基礎(chǔ)單元，積累了許多原始檔案資料，這是水利檔案的一筆巨大財富。要充分認識水利檔案工作的重要性，加強水利檔案的建設(shè)與管理，為水利檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境。基層水利檔案工作者應(yīng)正視自身工作，提高水利檔案工作的榮譽感和責(zé)任感，經(jīng)常向分管領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報，以實際行動獲得單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。緊緊圍繞水利中心工作，及時、準確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，不斷提高檔案管理工作的影響力。

2.加大投入力度，不斷完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施

按照《關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》（以下簡稱《實施意見》的要求，將檔案業(yè)務(wù)工作日常經(jīng)費列入年度預(yù)算，并結(jié)合水利業(yè)務(wù)工作需求，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費。要分清重點，理清主次，將本收集與征集的重點放在單位治水興水的歷史發(fā)展過程。檔案室建設(shè)方面，購買多組密集架，配備充足的檔案柜，并保證滅火器、除濕機等必要的安全設(shè)備。有條件的單位，開辟專區(qū)或用單獨的辦公室，用珍貴照片、珍貴檔案、榮譽成就等檔案資料建成水利檔案資料陳列區(qū)，直觀展示單位水利改革與發(fā)展歷史，展示歷水利人奮斗、拼搏、頑強的精神風(fēng)貌。

3.加強基礎(chǔ)工作，強化檔案規(guī)范化管理

一要加強檔案專項驗收工作，嚴格執(zhí)行水利部驗收規(guī)程規(guī)范和有關(guān)制度要求。二要加大檔案收集管理力度。突出重點，切實加強基層水利單位涉及水利建設(shè)項目、水利改革與發(fā)展重點工作、河湖生態(tài)重點保護項目的檔案工作，與建設(shè)同步進行。三是要準確把握水利檔案管理的時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。四是切實維護水利檔案的完整性。歸檔工作中要善于把握重點，分清主次，在反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈的檔案歸在一起，保持同一問題的完整性。

4.充實檔案人才隊伍，提升專業(yè)素養(yǎng)

加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其水利檔案管理水平，努力打造一支政治過硬、業(yè)務(wù)精湛的優(yōu)秀的水利檔案工作隊伍，為基層單位水利檔案實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的管理提供人員保障。一是繼續(xù)調(diào)整檔案管理人結(jié)構(gòu)。在注重選拔政治素質(zhì)好、責(zé)任心強、熱愛水利檔案專職管理人員的同時，培養(yǎng)發(fā)展兼職檔案管理人員。在業(yè)務(wù)上提供便利，保證兼職檔案管理人員的工作時間。二是全面提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。關(guān)心水利檔案工作者的成長，開展繼續(xù)教育和在職培訓(xùn)，利用“走出去、請進來”等多元化培訓(xùn)方式，加強水利檔案信息化培訓(xùn)力度，提高信息化專業(yè)素養(yǎng)。

5.推進檔案信息化，筑牢安全保密意識

立足現(xiàn)有設(shè)備，強化檔案信息化建設(shè)工作。水利基層單位大部分檔案并未實行全面電子化，還有大量紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，對于過去還未形成電子文檔的重要文件檔案，應(yīng)該組織檔案人員分階段、分年度進行轉(zhuǎn)換后，對著錄標引、索引工具進行修改完善。充分利用水利系統(tǒng)內(nèi)部辦公自動化，對文件材料實行電子存檔，檔案利用更加高效化。要提升檔案安全保障水平，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全；落實應(yīng)急管理措施，制定應(yīng)急預(yù)案，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制。采取有效措施，保障電子文件、電子檔案的安全及長期保存和有效利用，確保檔案安全。

總之，只有不斷強化水利檔案工作各項基礎(chǔ)工作，加大投入，培養(yǎng)人才，規(guī)范管理，推進信息化建設(shè)，水利基層單位檔案綜合管理工作才能上水平，才能更好地為水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：黃河水利委員會陜西河務(wù)局）