文/馮群蓉

由參保信息核查引發(fā)人事檔案利用及服務(wù)對策

文/馮群蓉

現(xiàn)如今，人事檔案的利用者需要的已不僅僅是原始信息，更注重提煉總結(jié)的，具有真實性和高質(zhì)量的檔案信息資源，但人們還未真正重視這一信息資源的開發(fā)和利用，因此開拓和創(chuàng)新人事檔案利用服務(wù)方式，提升人事檔案利用服務(wù)的質(zhì)量就需要從增強檔案管理人員的統(tǒng)計、分析、歸納和預(yù)測能力出發(fā)，洞察人事檔案利用者的需求，以便在處理檔案數(shù)據(jù)和信息中挖掘人事檔案潛在的利用空間

2015年國務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》文件后，為了確保養(yǎng)老保險參保全覆蓋，職工利益不受損害，增強公平性，各地市機關(guān)事業(yè)單位全面展開了職工養(yǎng)老保險參保入網(wǎng)工作，首當其沖的就是逐一審查職工人事檔案，重點核對個人“三齡二歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷)。在查閱過程中，筆者發(fā)現(xiàn)個人檔案“三齡二歷”存在一些問題，特別是“年齡”：出生年月不清、涂改、前后填寫不一致現(xiàn)象，給核查工作帶來非常大的困難，由此引發(fā)對人事檔案利用的思考。

一、當前人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案是以記錄的形式，記錄個人在成長過程和單位管理過程中所形成的個人基本情況、表現(xiàn)或經(jīng)歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關(guān)信息，具有真實性、動態(tài)性和機密性的檔案材料。

（一）檔案內(nèi)容

作為人事檔案利用的重要信息，人事檔案內(nèi)容一直備受保護和關(guān)注。人事檔案內(nèi)容包括簡歷材料、履歷資料、調(diào)查材料、學(xué)歷和職務(wù)材料、審查材料、處罰材料、獎勵材料等10多種材料。檔案內(nèi)容隨著年齡與經(jīng)歷的增長而不斷增加，但現(xiàn)如今在單位人事檔案管理中，依然存在一些檔案材料內(nèi)容更新不及時、材料不齊全或有虛假材料、數(shù)據(jù)不準確以及材料缺失等現(xiàn)象，其中學(xué)習(xí)履歷情況、年齡、家庭狀況和參加工作時間等方面問題比較突出。例如，一些退伍安置人員的檔案，參軍時是一個年齡，退伍后又出現(xiàn)一個出生年月。而這些檔案材料的內(nèi)容一般都是由本人填寫或提供，但由于個人原因，部分人員隨意填寫或是個別人員為了達到個人目的故意填寫虛假信息造成資料虛假、不準確和失真等問題，從而增加了甄別難度，降低了檔案利用效率，嚴重影響檔案管理質(zhì)量。

（二）管理方式

人事檔案一直是“用人先建檔”的管理模式從源頭對入職人員進行檔案管理，按照中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案管理條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進行整理歸檔。但由于一些單位對人事檔案管理不重視，檔案管理仍停留在七、八十年代的管理模式，體制不完善，沒有按制度進行規(guī)范管理，造成檔案收集不及時，歸檔材料不全等管理失誤，從而影響人事檔案的合理利用。同時，人才流動頻繁，多種原因又造成“幾不要”：不要戶口，不要檔案，不要人事關(guān)系，致使“死檔”“棄檔”現(xiàn)象頻發(fā)，檔案內(nèi)容陳舊失真、檔案功能弱化等情況和問題嚴重。因此，建立規(guī)范化、信息化人事檔案管理制度，有效實現(xiàn)人才信息的共享與利用，在管理方式上尋找更大突破點是人事檔案管理的重中之重。

（三）管理人員素質(zhì)

隨著檔案管理進入信息化，對于人事檔案管理人員的要求也越來越高。但由于檔案管理人員配置不足，業(yè)務(wù)能力欠缺，知識水平也跟不上時代的步伐，工作開展困難，加之管理人員只注重速度而忽視效率造成在檔案收集和歸檔工作中的失誤，影響檔案信息的利用。因此，人事檔案管理人員一方面需要具備高度的責(zé)任心和管理意識、法律意識、歸檔意識，以及服務(wù)意識之外，還要不斷學(xué)習(xí)和更新專業(yè)知識，加強自身技能和修養(yǎng)才能適應(yīng)日益變化的信息科技環(huán)境。

二、人事檔案利用服務(wù)的管理對策

（一）提高檔案保護意識

人事檔案材料來源需要追溯到個人提供、部門審核和工作形成等三個方面，其完成的質(zhì)量決定了檔案利用的價值，這三方面無論哪一方面出現(xiàn)問題都將對檔案信息的利用造成嚴重后果。因此，單位需要重視人事檔案管理工作，引導(dǎo)員工樹立檔案意識，落實好人事檔案管理的基礎(chǔ)工作；人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新工作理念，切實重視人事檔案管理工作，防止單位職工檔案信息泄露問題的發(fā)生；建檔人在填寫檔案時應(yīng)如實登記個人信息，做到不亂填、不漏填；檔案管理人員在工作過程中應(yīng)時刻樹立檔案保護意識，嚴格遵照檔案管理規(guī)定，嚴守檔案信息機密，在查檔時小心翻閱，不隨意翻折、批注或改寫，注意保護檔案資料，延長檔案的使用期限。

（二）完善檔案管理機制

人事檔案資料的合理收集、及時歸檔和有效管理對于檔案利用有著十分重要的作用。檔案資料是否完整、真實，歸檔機制是否健全等都是衡量檔案信息能否有效利用的關(guān)鍵。同時檔案人員的整理、分類、歸檔及管理水平也對檔案質(zhì)量和檔案利用產(chǎn)生影響。應(yīng)建立聯(lián)系制度，掌握相關(guān)信息，主動收集。例如，對棄檔、無檔或檔案不全人員進行多方面聯(lián)系、溝通，與檔案所在部門協(xié)商嚴格按照規(guī)定制作檔案副本，以便及時了解和掌握當事人信息。人事部門應(yīng)規(guī)范制度，增強工作人員責(zé)任心，檔案資料的收集及整理時應(yīng)認真核實檔案材料，確保歸檔材料的真實性、準確性。檔案管理部門審核接收材料時，進一步鑒別歸檔材料是否齊全完整、文字是否清楚、信息是否準確、填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通并改正。

（三）規(guī)范檔案利用范圍

單位對人事檔案的利用大體分為內(nèi)部使用服務(wù)和外部使用服務(wù)。例如，要對員工做獎懲處理時，需要查閱該員工人事檔案以往的經(jīng)歷表現(xiàn)，有無表彰獎勵以及是否有違紀處分等。因此，規(guī)范化檔案利用范圍，對于有效利用人事檔案具有重要作用。一般情況下，檔案利用應(yīng)遵循檔案利用服務(wù)范圍與人員管理范圍相統(tǒng)一的原則，人事管理權(quán)限未變動前，人事檔案利用服務(wù)范圍不能隨意變動。同時對于內(nèi)用和外用服務(wù)的權(quán)限不同。內(nèi)用服務(wù)的權(quán)限一般較大，主要是檔案管理部門對利用手續(xù)齊全的檔案利用，提供全方位的利用服務(wù)；而對于外部使用服務(wù)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)所提供的要求給予有限的服務(wù)提供，從而確保檔案信息不被隨意泄露。

（四）創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式

傳統(tǒng)的人事檔案利用服務(wù)方式僅僅是被動的服務(wù)模式即他人需要什么就提供什么，但隨著信息時代的到來，要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念變被動為主動，根據(jù)統(tǒng)計分析信息發(fā)現(xiàn)潛在需要從而主動提供。現(xiàn)如今，人事檔案的利用者需要的已不僅僅是原始信息，更注重提煉總結(jié)的，具有真實性和高質(zhì)量的檔案信息資源，但人們還未真正重視這一信息資源的開發(fā)和利用，因此開拓和創(chuàng)新人事檔案利用服務(wù)方式，提升人事檔案利用服務(wù)的質(zhì)量就需要從增強檔案管理人員的統(tǒng)計、分析、歸納和預(yù)測能力出發(fā)，洞察人事檔案利用者的需求，以便在處理檔案數(shù)據(jù)和信息中挖掘人事檔案潛在的利用空間。

（五）搭建檔案利用信息化平臺

在人才備受重視的今天，人才流動日益頻繁，崗位的變化多樣，使得利用原始紙質(zhì)人事檔案的弊端日益凸顯，查閱效率低、磨損大、費時費力。因此，構(gòu)建檔案利用信息化平臺，實行檔案信息化管理，使原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化、新生成的資料電子化，利用計算機改進人事檔案的存儲保管、歸檔材料的借閱、登記及歸還手續(xù)，提升檔案利用率，從而實現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化，人性化管理，方便利用者使用。與此同時，加強該平臺檔案利用信息的反饋也是一項重要任務(wù)，通過反饋結(jié)果的研究分析，進行人事檔案信息資源的二次開發(fā)利用，更大限度發(fā)揮檔案信息價值。

（六）提升檔案利用的安全性

保護檔案信息安全一是要遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)，單位檔案管理部門也應(yīng)根據(jù)自身實際情況建立相應(yīng)的規(guī)章制度，在檔案利用過程中涉及組織機密或個人隱私問題時，嚴格按制度執(zhí)行。二是利用先進的科學(xué)技術(shù)，對檔案利用過程中有可能產(chǎn)生的危險漏洞實施高科技的電子防護。特別是今后，人事檔案信息將逐步公開的過程中，應(yīng)充分利用電子信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對檔案信息采取加密、異地備份等有效保護措施，防止信息被盜取、篡改或毀壞，保證人事檔案利用的安全。

(作者單位：陜西省漢中市中心醫(yī)院)