文/張喬蘭

建立領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案的做法和體會(huì)
——以楊凌示范區(qū)為例

文/張喬蘭

2002年3月31日江澤民總書記視察楊凌

2004年4月11日國家主席胡錦濤視察楊凌

隨著楊凌示范區(qū)建設(shè)的不斷深入，形成了大量的領(lǐng)導(dǎo)人檔案。其中，數(shù)量巨大的聲像檔案能夠直觀地反映楊凌示范區(qū)的變化，成為領(lǐng)導(dǎo)人檔案的重要組成部分

領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案是在領(lǐng)導(dǎo)人的視察、考察活動(dòng)，指導(dǎo)工作和從事其他重要活動(dòng)形成的聲像材料，它產(chǎn)生于工作之中，直觀反映了工作對象的發(fā)展變化情況。楊凌示范區(qū)是黨中央、國務(wù)院立足我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)狀，為解決干旱半干旱地區(qū)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展問題而最早設(shè)立的國家級農(nóng)業(yè)高新區(qū)。成立20年來，江澤民、胡錦濤等兩屆總書記、兩屆委員長、兩屆國務(wù)院總理、兩屆政協(xié)主席以及多名政治局常委蒞臨考察、指導(dǎo)工作，先后有1000多名省部級官員前來調(diào)研參觀，這在國內(nèi)其他地市是十分罕見的，充分說明了國家對于農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作的高度重視。楊凌示范區(qū)檔案館自成立后不久，就把領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案管理擺上重要議事日程，一以貫之，長期堅(jiān)持，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。

一、主要做法

（一）做好采集工作。20年來，1000多名國家及省部級領(lǐng)導(dǎo)的考察調(diào)研，形成了大量資料。如何留存下有價(jià)值的信息從而形成有價(jià)值的檔案,采集工作是關(guān)鍵。采集工作做不細(xì)致，鑒定、分類、保管、利用將無從談起。鑒于我館人手緊張，沒有配備專職攝影人員，我們積極主動(dòng)地與其他單位或部門聯(lián)系合作事宜。

一是與管委會(huì)接待辦達(dá)成共識(shí)。遇有重要領(lǐng)導(dǎo)來訪，接待辦在通知新聞媒體的同時(shí)，也通知檔案館來人參與，這樣可保證獲得第一手資料。

二是與新聞媒體建立友好關(guān)系。有些政務(wù)活動(dòng)，檔案館人員無法獲知或難以參與，我們在獲知消息后的第一時(shí)間，便與采訪活動(dòng)的新聞媒體主動(dòng)聯(lián)系，主動(dòng)上門收集照片和音視頻資料，保證了領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案齊全完整。

三是主動(dòng)指導(dǎo)督促相關(guān)工作人員收集整理檔案。楊凌示范區(qū)是精干高效的管理體制，許多部門一人多崗，工作任務(wù)重。為了讓兄弟單位的同志能積極主動(dòng)地為檔案館收集、整理、提供資料，每隔一段時(shí)間，我們就主動(dòng)去這些部門找有關(guān)人員聊聊工作情況，隨時(shí)掌握檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案的收集歸檔創(chuàng)造了有利條件。

（二）做好鑒定工作。聲像資料收集后，往往許多資料還不具備檔案屬性，需要細(xì)心地按照聲像檔案條件進(jìn)行鑒定。只有那些能夠真實(shí)記錄當(dāng)時(shí)活動(dòng)情況的聲像資料才能成為檔案。這就需要嚴(yán)格地篩選、比對，挑選出質(zhì)量高、角度佳、效果好的進(jìn)行存檔。

（三）做好文字說明工作。按聲像檔案管理六要素（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者）進(jìn)行文字說明時(shí)，一定要找一位活動(dòng)參與人，詳細(xì)進(jìn)行注解?；顒?dòng)參與人一般最常見的是作者，但是他不一定清楚活動(dòng)的全過程，還需要與活動(dòng)承辦部門聯(lián)系對接，以保證聲像檔案文字說明的準(zhǔn)確性。

（四）做好分類工作。由于楊凌示范區(qū)是國家級農(nóng)業(yè)示范區(qū)，前來考察的黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人比較多，為此，我們分門別類地建立專卷進(jìn)行存檔，以便于查閱利用。如，總書記考察專卷、政治局常委以上領(lǐng)導(dǎo)人專卷，省部級領(lǐng)導(dǎo)、國家部委領(lǐng)導(dǎo)卷等等。本省領(lǐng)導(dǎo)，按照省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)，省級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)等分別建立專卷。外省地市級領(lǐng)導(dǎo)，也單獨(dú)建立集體卷。黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的紙質(zhì)照片在檔案盒脊背蓋上標(biāo)注黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人姓名明晰分類、規(guī)范管理。

（五）做好保管工作。聲像檔案都是從各方面采集的，來之不易，一定要保管好，只有保管好才能利用好。為此，我們專門建立了領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案管理庫，采用規(guī)范的整理方法、先進(jìn)的保管保護(hù)措施，來保管好領(lǐng)導(dǎo)人的聲像資料。對于重要的圖片、文字、錄音資料全部進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行電腦貯存檢索。先后經(jīng)過了磁帶錄音、防磁柜保存、光盤存儲(chǔ)、硬盤保管等階段，不斷升級，與時(shí)俱進(jìn)地采用最先進(jìn)的存儲(chǔ)手段，讓聲像資料隨著電子信息技術(shù)的升級而不斷更新，確保聲像資料不受損壞，長久保存，安全保存。

（六）做好利用工作。建立領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案的目的在于利用。如有查閱，只要能說出領(lǐng)導(dǎo)人的姓名或來訪的大概時(shí)間等主要信息，我們就能立即在眾多的檔案中很快查找到所需的聲像檔案。同時(shí)，為了使領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案發(fā)揮更大效用，我們還對領(lǐng)導(dǎo)人照片檔案的內(nèi)容進(jìn)行深加工。如，按年度將領(lǐng)導(dǎo)人來?xiàng)盍杩疾斓幕顒?dòng)照片制成精美畫（相）冊，將重要的文件、講話稿、文章和音像資料制成光盤，贈(zèng)送領(lǐng)導(dǎo)一套。一方面是給領(lǐng)導(dǎo)留作紀(jì)念，增加對本地的良好印象，爭取對本地的好感和支持。另一方面對當(dāng)?shù)匾财鸬搅诵麄髯饔茫诡I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。此外，還積極為宣傳部門提供給聲像檔案，用作地方的相關(guān)宣傳，讓聲像檔案發(fā)揮更大作用。

1999年8月7日國務(wù)院總理朱容基視察楊凌

劉延?xùn)|視察展館

二、建立領(lǐng)導(dǎo)人照片檔案的體會(huì)

一要有較高的政治素質(zhì)。檔案管理工作本身是一項(xiàng)具有較高政治性和機(jī)密性的工作。一般來講，領(lǐng)導(dǎo)人由于身份特殊，有些檔案具有一定的保密性，必須明確能否公開的界限，并嚴(yán)格、準(zhǔn)確利用范圍。避免亂用濫用而造成的不良影響。查閱利用時(shí)，要嚴(yán)格履行審批程序，弄清楚目的用途和使用范圍。另外還要保證聲像質(zhì)量，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)人形象，確保聲像產(chǎn)生正面效果。

二要有良好的職業(yè)道德。從事檔案工作，具有良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員必須要有高度的職業(yè)責(zé)任感、良好的道德素質(zhì)、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。要熱愛本職工作，忠于職守，不斷提高自己的職業(yè)道德修養(yǎng)。

三要有過硬的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員自身素質(zhì)的高低和技術(shù)水平的高度，直接影響檔案管理工作的效率、質(zhì)量和水平。為了全面提升檔案資料管理的水平，只有全面提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)，才能更好地管理好檔案。

四要有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是提高管理人員自身工作水平的重要影響因素。隨著社會(huì)時(shí)代的不斷進(jìn)步，檔案工作者不能僅僅滿足于進(jìn)行單純的檔案收集和整理保存，應(yīng)該逐漸提升自身的服務(wù)水平。要盡量做到主動(dòng)熱情、和藹耐心、謙遜有禮，以適應(yīng)檔案管理人員的新要求。

收集鑒定、保管和利用好領(lǐng)導(dǎo)人聲像檔案是檔案部門的一項(xiàng)重要工作。檔案部門在黨政機(jī)關(guān)序列中雖是弱勢部門，但檔案管理人員不能妄自菲薄，要堅(jiān)信有為才有位。只有做好做細(xì)致做扎實(shí)本職工作，使檔案發(fā)揮更大效用，才能彰顯檔案工作和檔案管理人員的價(jià)值，從而推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

（作者單位：楊凌示范區(qū)檔案局）