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        環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

        2017-04-22 01:41:06李丹
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2016年32期
        關(guān)鍵詞:電子化信息化管理

        李丹

        摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的不斷發(fā)展,國(guó)家對(duì)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理工作越來(lái)越重視,其管理方式也從傳統(tǒng)管理方式逐步朝著電子化信息化的方向發(fā)展。該文主要從城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性入手,重點(diǎn)對(duì)當(dāng)前環(huán)境檔案電子化信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及解決措施進(jìn)行了分析和闡述,希望給行業(yè)相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

        關(guān)鍵詞:環(huán)境檔案 電子化 信息化 管理

        中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2016)11(b)-0114-02

        在環(huán)境檔案管理過(guò)程中,環(huán)境文書(shū)檔案和環(huán)境業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案的收集和整理工作是最基礎(chǔ)的工作。新時(shí)期,相關(guān)單位應(yīng)對(duì)信息技術(shù)予以充分利用,有效實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案的信息化管理。為此,我們應(yīng)對(duì)電子文件特點(diǎn)予以充分認(rèn)識(shí),并與環(huán)保科技業(yè)務(wù)檔案實(shí)際情況緊密結(jié)合,采取合理措施,以確保環(huán)境檔案的完整性與安全性,為環(huán)境治理、監(jiān)測(cè)、防治等一系列工作提供精準(zhǔn)、全面的檔案資料。

        1 城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理電子化信息化的必要性

        城市的環(huán)境保護(hù)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,且每次環(huán)保整治或者監(jiān)管工作都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,如果仍舊沿用以往的紙質(zhì)檔案管理模式,則會(huì)明顯增加工作人員的工作壓力,且紙質(zhì)檔案也難以長(zhǎng)久保存。該文主要從電子文件特點(diǎn)、歸檔方式以及檔案存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性這3個(gè)方面,對(duì)城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性進(jìn)行分析和闡述。

        1.1 電子文件特點(diǎn)

        所謂電子文件,指的是人們將計(jì)算機(jī)光盤(pán)、磁片等作為載體進(jìn)行電子信息保存的一種文件,比如電子文件、電子圖片、電子郵件等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比,電子化環(huán)保檔案管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn):第一,借助計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行保存,而不是直接在紙上書(shū)寫(xiě);第二,在傳輸過(guò)程中可以借助計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng),有效實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí),加快信息的傳輸速度,且不受時(shí)空限制;第三,電子化信息化環(huán)境檔案雖然不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案那種發(fā)黃、發(fā)霉的情況,但是會(huì)受到濕度和溫度等環(huán)境因素的影響。

        1.2 歸檔電子文件的方式

        當(dāng)前,在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程中,通常需要將文件保存到磁盤(pán)上,以便長(zhǎng)期保存。但是在實(shí)際操作過(guò)程中,因電子載體的穩(wěn)定性較低,且耗損嚴(yán)重,極易出現(xiàn)電子文件無(wú)法長(zhǎng)期、完好保存的情況出現(xiàn)。因此,在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程中,還應(yīng)制作多種備份,這在無(wú)形中增加了管理人員的工作強(qiáng)度。為有效提升電子檔案的保存效率,相關(guān)單位應(yīng)對(duì)電子化信息化專業(yè)人才予以充分利用,并對(duì)規(guī)劃工作以及日常工作予以定期規(guī)定,存入磁盤(pán),有效提升文件的穩(wěn)定性與安全性。

        1.3 保證信息安全、長(zhǎng)久儲(chǔ)存

        信息安全意味著信息的精準(zhǔn)性和客觀性。通常情況下,城市環(huán)境檔案都帶有印章和簽署標(biāo)志,因此,在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔操作的過(guò)程中,應(yīng)盡可能將這些標(biāo)志完整保存,同時(shí)為確保檔案資料的安全性,還應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案予以妥善保管。這樣一來(lái),通過(guò)紙質(zhì)、光盤(pán)以及網(wǎng)絡(luò)等方式,可以大大提升城市環(huán)境檔案信息的長(zhǎng)久性和安全性。

        2 環(huán)保檔案管理電子化信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

        2.1 缺乏對(duì)檔案管理信息化的足夠認(rèn)識(shí)

        具體來(lái)說(shuō),主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:第一,在實(shí)際工作過(guò)程中,很多環(huán)境檔案管理工作人員仍舊將工作重點(diǎn)放在傳統(tǒng)手工操作上,并未對(duì)檔案管理電子化信息化的便利性和重要意義予以充分認(rèn)識(shí);第二,相關(guān)環(huán)保部門(mén)未能對(duì)檔案管理電子化信息化建設(shè)的重要性與緊迫性予以充分認(rèn)識(shí),檔案管理電子化信息化建設(shè)浮于形式,無(wú)法發(fā)揮其重要功能;第三,沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不僅浪費(fèi)了資源,還拉低了檔案管理的效率,更無(wú)法與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

        2.2 資金投入不足

        沒(méi)有充分的資金,環(huán)境檔案管理電子化信息化工作很難開(kāi)展。特別對(duì)于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的西部地區(qū),當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門(mén)對(duì)檔案電子化信息化工程建設(shè)過(guò)程中所需要的一系列基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有投入足夠的資金,人力上的投入更是少之又少,這對(duì)城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的發(fā)展形成了嚴(yán)重的阻礙。

        2.3 檔案管理體制不夠完善

        環(huán)境檔案管理信息化作為一種新興事物,并未在國(guó)內(nèi)形成一套相對(duì)完善的理論。具體來(lái)說(shuō),主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:第一,技術(shù)方面,國(guó)內(nèi)關(guān)于環(huán)境管理電子化信息的軟件技術(shù)參差不齊,其通用性與實(shí)用性也存在較大差距;第二,檔案管理信息化編碼不統(tǒng)一,大大增加了環(huán)境檔案信息化建設(shè)的難度。

        2.4 缺乏專業(yè)人才

        環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,主要包括計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息處理以及微電子等內(nèi)容,這要求檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能,還要對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)予以充分了解,并具有較高的職業(yè)道德和利用信息的能力。但是在實(shí)際工作過(guò)程中,國(guó)內(nèi)環(huán)境檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高,非專業(yè)人士占據(jù)較大比例,能夠系統(tǒng)掌握檔案管理的復(fù)合型信息技術(shù)人才十分缺乏。

        3 環(huán)境檔案管理電子化信息化的改進(jìn)

        3.1 提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力

        具體來(lái)說(shuō),主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:第一,加強(qiáng)對(duì)環(huán)境檔案管理電子化信息化宣傳和教育的力度,并將檔案電子化信息化建設(shè)工作列入重要議事日程中;第二,相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)從戰(zhàn)略性角度出發(fā),加大對(duì)環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)力度,構(gòu)建完善的環(huán)保檔案信息工作平臺(tái);第三,采取合理措施,有效提升環(huán)境檔案管理工作人員的工作效率、工作質(zhì)量以及服務(wù)水平,并依據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際工作情況,對(duì)工作人員進(jìn)行分類指導(dǎo)和培訓(xùn);第四,加強(qiáng)對(duì)環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)的創(chuàng)新,為促進(jìn)環(huán)境檔案電子化信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        3.2 加大經(jīng)費(fèi)投入

        具體來(lái)說(shuō),主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:第一,實(shí)行多渠道集資方式,如果財(cái)力無(wú)法一步到位,可以采取分期投入的方式,減少資金壓力;第二,增配諸如計(jì)算機(jī)、縮微設(shè)備、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備;第三,對(duì)內(nèi)連接局域網(wǎng),對(duì)外連接因特網(wǎng),加大信息安全防護(hù)力度;第四,增加對(duì)設(shè)備后期的維護(hù)力度,以確保其能夠長(zhǎng)期有效運(yùn)行。

        3.3 對(duì)環(huán)保檔案管理電子化信息化制度予以建立和完善

        具體來(lái)說(shuō),主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:第一,在某一地區(qū)或者城市建立統(tǒng)一的中心檔案館,并做大做強(qiáng),全面提升中心檔案館的影響力和輻射力;第二,從體制上對(duì)檔案館的管理工作進(jìn)行改革,從法制上對(duì)檔案管理工作過(guò)程中涉及的利益問(wèn)題予以妥善解決,從制度上建立一套有利于環(huán)保檔案管理電子化信息化的運(yùn)行機(jī)制。

        3.4 加大相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度

        在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立和完善的過(guò)程中,全文數(shù)據(jù)庫(kù)一般可以采用原文掃描和數(shù)據(jù)導(dǎo)入兩種方式,謹(jǐn)遵“能導(dǎo)就導(dǎo),不能導(dǎo)就掃”的原則,并對(duì)已有電子文件材料予以充分利用,做好數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作,避免重復(fù)。同時(shí),針對(duì)利用頻率高、專業(yè)性強(qiáng)以及重要的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化管理,對(duì)備份和異地保存工作予以高度重視,以免因硬件及服務(wù)器等故障導(dǎo)致文件丟失的情況出現(xiàn)。

        3.5 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

        人才培養(yǎng)是有效實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的基礎(chǔ)和前提,然而當(dāng)前很多單位因缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)及檔案管理復(fù)合型人才而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙,所以,新時(shí)期,相關(guān)單位必須采取合理措施,加大對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育和培訓(xùn),提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)。

        4 結(jié)語(yǔ)

        總而言之,環(huán)境檔案管理電子化信息化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享,還能有效提升文件的安全性,提升環(huán)境檔案管理電子化信息化的工作效率,為城市環(huán)境保護(hù)、治理工作提供完整、客觀的數(shù)據(jù)參考。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 李敏仙.環(huán)保檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的重要性研究[J].北京農(nóng)業(yè),2015(9):89-90.

        [2] 陳紅新.淺談環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì),2013(13):112-113.

        [3] 閆保華,劉增法.信息環(huán)境下的衛(wèi)生檔案管理工作探析[J].齊魯護(hù)理雜志,2010(27):91-92.

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