林 春, 張 堯

(1. 黑龍江東方學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程系, 黑龍江 哈爾濱 150086；2. 東北林業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院, 黑龍江 哈爾濱 150086)

實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)開發(fā)

林 春1, 張 堯2

(1. 黑龍江東方學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程系, 黑龍江 哈爾濱 150086；2. 東北林業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院, 黑龍江 哈爾濱 150086)

開發(fā)了一個(gè)實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)由系統(tǒng)管理、設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、采購(gòu)決策管理和綜合查詢5個(gè)功能模塊構(gòu)成。主干網(wǎng)采用星型網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，中心交換機(jī)選用千兆快速以太網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)骨干，選用2臺(tái)可提供48個(gè)百兆端口H3C的5130交換機(jī)為樓內(nèi)交換機(jī)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息的集中管理、分散操作和信息共享，使傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室管理向數(shù)字化、無(wú)紙化、智能化、綜合化發(fā)展，提高了實(shí)驗(yàn)室管理工作效率和管理水平。

管理信息系統(tǒng)； 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)； 實(shí)驗(yàn)室管理

黑龍江東方學(xué)院是1992年成立的一所民辦高校,實(shí)行“教育家辦學(xué)、教授治教”的辦學(xué)宗旨和“應(yīng)用性、職業(yè)型、開放式”的人才培養(yǎng)模式,是黑龍江省特色應(yīng)用型本科試點(diǎn)建設(shè)院校和全國(guó)應(yīng)用技術(shù)大學(xué)綜合改革試點(diǎn)院校。目前,學(xué)校共有基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室和專業(yè)實(shí)驗(yàn)室97個(gè),分為13大類,總使用面積約20 000 m2,資產(chǎn)總額近8 000萬(wàn)元。隨著實(shí)驗(yàn)室建設(shè)力度加大、教學(xué)科研儀器設(shè)備增加,給實(shí)驗(yàn)室管理帶來(lái)了很大的壓力。為管好、用活儀器設(shè)備,充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的使用效益,需要對(duì)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行科學(xué)化、信息化管理,提高管理效率和管理水平[1]。

1 實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理存在的問(wèn)題

(1) 實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備沒有統(tǒng)一管理。實(shí)驗(yàn)中心是黑龍江東方學(xué)院各實(shí)驗(yàn)室的主管部門,對(duì)全校實(shí)驗(yàn)室實(shí)行一級(jí)管理；全校有9個(gè)學(xué)部,學(xué)部的實(shí)驗(yàn)室實(shí)行二級(jí)管理。由于學(xué)部各自管理實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備,信息互不相通,造成一些儀器閑置、另一些儀器短缺的現(xiàn)象,而閑置的儀器設(shè)備不能充分發(fā)揮使用效益。實(shí)驗(yàn)中心管理手段落后,不能及時(shí)掌握實(shí)驗(yàn)室的動(dòng)態(tài)信息,未實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室統(tǒng)一的信息化管理。

(2) 沒有強(qiáng)化儀器設(shè)備的全生命周期管理和過(guò)程管理。儀器設(shè)備的全生命周期管理是指儀器設(shè)備從購(gòu)買、使用、維修到報(bào)廢的整個(gè)生命周期的管理,需要建立儀器設(shè)備的信息數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行信息化管理[2]。例如建立儀器設(shè)備的初始檔案,建立儀器設(shè)備使用記錄和維修記錄,建立實(shí)驗(yàn)耗材使用檔案、儀器設(shè)備報(bào)廢等級(jí)備案等。雖然實(shí)驗(yàn)中心在購(gòu)買設(shè)備時(shí)就建立了儀器設(shè)備登記表,但是遇到實(shí)驗(yàn)室調(diào)整、改造等情況時(shí),若設(shè)備登記表未及時(shí)變更,就不能正確地反應(yīng)儀器設(shè)備的情況。此外,設(shè)備維修、出借、借進(jìn)、報(bào)廢等也缺少詳細(xì)記錄。為了準(zhǔn)確掌握儀器設(shè)備使用情況,必須建立實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行全生命周期管理。

(3) 報(bào)廢、破損儀器設(shè)備和低值品管理不規(guī)范。報(bào)廢是儀器設(shè)備全生命周期管理的最后環(huán)節(jié),也是常被忽視的環(huán)節(jié)。例如不能使用的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、語(yǔ)音室設(shè)備等未進(jìn)行報(bào)廢登記而隨意存放在倉(cāng)庫(kù)里,使管理者無(wú)法掌握儀器設(shè)備的真實(shí)使用狀況,不利于實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的配置和管理。低值品(例如鼠標(biāo)、鍵盤、光驅(qū)、硬盤、插排等)因其價(jià)值低而管理粗放,對(duì)入庫(kù)和出庫(kù)管理不嚴(yán)格,即使賬物不符也難以清查。

(4) 實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程表需人工完成,難以使課程安排更優(yōu)化。

顯然,要提高實(shí)驗(yàn)室的管理水平,必須實(shí)現(xiàn)管理的信息化,建立一個(gè)完善的實(shí)驗(yàn)室綜合管理信息系統(tǒng)。

2 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)

實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)(laboratory management information system,LIMS)是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、快速數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行全方位管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)[3]。實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)是學(xué)校管理信息系統(tǒng)的一部分。

利用管理信息系統(tǒng)管理實(shí)驗(yàn)室的優(yōu)點(diǎn)在于:

(1) 提高實(shí)驗(yàn)室的管理效率,實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息、設(shè)備維修信息、固定資產(chǎn)信息等的綜合管理,加強(qiáng)對(duì)設(shè)備和材料采購(gòu)、設(shè)備使用和維修的信息化管理,節(jié)約成本、提高利用率,減輕實(shí)驗(yàn)室管理人員的工作強(qiáng)度,提高工作效率和服務(wù)水平[4]。

(2) 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的全過(guò)程計(jì)算機(jī)管理,實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)課程信息管理、實(shí)驗(yàn)預(yù)約與確認(rèn)、登錄學(xué)生成績(jī)等實(shí)驗(yàn)室管理功能,為提高實(shí)驗(yàn)室管理效益、滿足素質(zhì)教育的需要提供強(qiáng)有力的保障[5]。

(3) 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)可以為實(shí)驗(yàn)室評(píng)估提供原始資料和基本數(shù)據(jù),促進(jìn)實(shí)驗(yàn)資源開放共享和實(shí)驗(yàn)室管理的規(guī)范化,提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量、實(shí)驗(yàn)室管理水平和服務(wù)水平[6]。

3 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

管理信息系統(tǒng)(management information system,MIS)有4種模式:主機(jī)終端模式、文件服務(wù)器模式、客戶機(jī)/服務(wù)器模式(C/S模式)、Web瀏覽器/服務(wù)器模式(B/S模式)[7-10]。

實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)[11-12]如圖1所示。

圖1 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

3.2 系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)

實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、采購(gòu)決策管理和綜合查詢5個(gè)功能模塊構(gòu)成,而這5個(gè)模塊又可細(xì)分為多個(gè)子模塊(見圖2)。

圖2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

(1) 系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理模塊是實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分,它管理使用者的基本信息以及授權(quán)信息、維護(hù)用戶口令,并提供定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)的工具。該模塊通過(guò)識(shí)別登錄用戶的信息和授權(quán)提供實(shí)驗(yàn)環(huán)境和信息。該運(yùn)行機(jī)制能夠有效提高系統(tǒng)信息的安全性與可靠性。

(2) 設(shè)備管理。設(shè)備管理模塊又分為固定資產(chǎn)管理和非固定資產(chǎn)管理2個(gè)子模塊。固定資產(chǎn)管理子模塊進(jìn)一步劃分為建賬數(shù)據(jù)庫(kù)管理、設(shè)備資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理、設(shè)備維修管理、設(shè)備借用管理、固定資產(chǎn)查詢等5個(gè)模塊。非固定資產(chǎn)管理子模塊進(jìn)一步劃分為低值品管理、易耗品管理、低值品和易耗品查詢等模塊。

(3) 實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理。實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理模塊分實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理和實(shí)驗(yàn)任務(wù)計(jì)劃管理2個(gè)子模塊。實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理模塊細(xì)分為實(shí)驗(yàn)室介紹、實(shí)驗(yàn)室任務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)成績(jī)管理等3個(gè)模塊,其中實(shí)驗(yàn)成績(jī)管理模塊包括學(xué)生信息管理、學(xué)生出勤管理和實(shí)驗(yàn)評(píng)分3個(gè)功能模塊。實(shí)驗(yàn)任務(wù)計(jì)劃管理模塊細(xì)為分開放時(shí)間管理、實(shí)驗(yàn)室排課、實(shí)驗(yàn)課預(yù)約管理、實(shí)驗(yàn)室計(jì)劃管理等4個(gè)模塊。

(4) 采購(gòu)決策管理。采購(gòu)決策管理模塊分實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理、購(gòu)置設(shè)備管理、采購(gòu)耗材管理等3個(gè)子模塊。實(shí)驗(yàn)中心主任負(fù)責(zé)全校設(shè)備的購(gòu)置管理和耗材采購(gòu)管理,負(fù)責(zé)全校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和短期計(jì)劃的編制,并組織實(shí)施和檢查實(shí)施情況。采購(gòu)決策管理模塊輔助實(shí)驗(yàn)中心主任作出決策。

(5) 綜合查詢。綜合查詢模塊分設(shè)備管理查詢、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理查詢、采購(gòu)決策管理查詢等3個(gè)子模塊。設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、采購(gòu)決策管理3個(gè)模塊生成的數(shù)據(jù)、信息、報(bào)表都能夠在綜合查詢模塊中獲取,滿足系統(tǒng)使用人員對(duì)所關(guān)心的信息進(jìn)行查詢的需求。其中設(shè)備管理查詢主要是關(guān)于固定資產(chǎn)和低值易耗品的查詢；實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理查詢是關(guān)于開放時(shí)間、學(xué)生成績(jī)和實(shí)驗(yàn)室及配套信息的查詢；采購(gòu)決策管理查詢是關(guān)于采購(gòu)審批的查詢。

3.3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程分析

實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)主要有設(shè)備管理采購(gòu)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、決策管理等,其中設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程所圖3所示。

圖3 儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程圖

4 實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)的實(shí)施

4.1 物理系統(tǒng)的實(shí)施

物理系統(tǒng)的實(shí)施內(nèi)容主要包括客戶端和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器系統(tǒng)的安裝、調(diào)試以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)架的搭建。網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架的搭建是物理系統(tǒng)實(shí)施的主要任務(wù)。結(jié)合實(shí)際情況，主干網(wǎng)采用星型網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，中心交換機(jī)選用千兆連接，千兆快速以太網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)骨干，其余采用百兆以太網(wǎng)技術(shù)。核心交換機(jī)采用H3C的5534萬(wàn)兆三層交換機(jī)，充分滿足日后擴(kuò)展需求。選用2臺(tái)可提供48個(gè)百兆端口H3C的5130交換機(jī)為樓內(nèi)交換機(jī)，2臺(tái)交換機(jī)間通過(guò)千兆堆疊模塊進(jìn)行連接。樓內(nèi)信息點(diǎn)采用百兆以太技術(shù)與2臺(tái)5130交換機(jī)相連[13]。

4.2 系統(tǒng)實(shí)施步驟的設(shè)計(jì)

(1) 培訓(xùn)。系統(tǒng)投入試運(yùn)行前，應(yīng)對(duì)操作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。實(shí)驗(yàn)室要應(yīng)用LIMS,除了需要對(duì)實(shí)驗(yàn)室各類操作人員進(jìn)行操作培訓(xùn)外，還應(yīng)該培養(yǎng)1～2名對(duì)系統(tǒng)各項(xiàng)功能了解比較全面的操作人員作為系統(tǒng)管理員[14]。

(2) 初始化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。系統(tǒng)運(yùn)行前要對(duì)系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行初始化,要對(duì)學(xué)校原有信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì),例如在用設(shè)備的清查,要核實(shí)設(shè)備的基本信息并錄入系統(tǒng)；設(shè)置各學(xué)部管理員的權(quán)限和管理員代碼等。

(3) 試運(yùn)行。試運(yùn)行的主要工作有:導(dǎo)入各原始數(shù)據(jù)記錄,對(duì)實(shí)際系統(tǒng)的輸入方式進(jìn)行考查(方便性、效率、安全可靠性、誤操作保護(hù)等),對(duì)新系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行、響應(yīng)速度進(jìn)行實(shí)際測(cè)試。

5 結(jié)語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)應(yīng)用于高校實(shí)驗(yàn)室管理,使實(shí)驗(yàn)室管理人員不再進(jìn)行填表、查表、統(tǒng)計(jì)等煩瑣的工作,提高了管理水平和工作效率。系統(tǒng)建成以后,實(shí)驗(yàn)室的管理、教學(xué)和科研等工作都實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化操作,設(shè)備購(gòu)置的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、管理單位建賬等都實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理,提高了工作效率、降低了管理成本、提高了管理能力。主管領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)?shí)驗(yàn)設(shè)備的分布、使用、效率進(jìn)行跟蹤監(jiān)控,及時(shí)了解實(shí)驗(yàn)室任務(wù)、儀器設(shè)備的使用率、投資效益、設(shè)備完好率等情況,及時(shí)調(diào)配設(shè)備和調(diào)整經(jīng)費(fèi)的分配,避免資源閑置,最大限度地合理使用教學(xué)經(jīng)費(fèi)。

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Development of laboratory management information system

Lin Chun1, Zhang Yao2

(1. Department of Computer Science and Engineering, Heilongjiang East College, Harbin 150086, China；2. School of Management,Northeast Forestry University, Harbin 150086, China)

A laboratory management information system is established. This system consists of the following five functional modules: the system management, the equipment management, the experimental project management, the purchasing decision management and the comprehensive inquiry. The backbone network is Star-Topology, and the central switch is Gigabit Fast Ethernet. Two 5130 switches of H3C are used for the building, having 48 Mbps port. The system can realize the centralized information management, decentralized operations and information sharing. Using this system, the traditional laboratory management will be more digital, paperless and intelligent. Finally this system can improve the laboratory management efficiency and management level.

MIS(management information system); structure design； laboratory management

10.16791/j.cnki.sjg.2017.03.038

2016-10-24 修改日期：2017-01-03

黑龍江省高等教育教學(xué)改革項(xiàng)目(JG2013010467 )；黑龍江省教育科學(xué)規(guī)劃課題(GBD1212061)

林春(1977—),女,黑龍江哈爾濱,碩士,高級(jí)實(shí)驗(yàn)師,主要研究方向?yàn)殡姽る娮訉?shí)驗(yàn)教學(xué)及實(shí)驗(yàn)室管理

張堯(1981—),男,黑龍江哈爾濱,博士,講師,主要研究方向?yàn)榻?jīng)濟(jì)管理與信息化管理.

TP391.6

A

1002-4956(2017)3-0151-03