山東省實驗中學(xué)東校 王緒貴

Web技術(shù)下的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計分析

山東省實驗中學(xué)東校 王緒貴

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理系統(tǒng)具有便于查詢、維護(hù)簡單、界面友好、功能齊全等優(yōu)點，能有效提高檔案管理效率，是未來檔案管理軟件發(fā)展的必然趨勢。本文則基于Web技術(shù)探討電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計及應(yīng)用。

Web技術(shù)；電子檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域，它采用高效的信息處理、提煉等優(yōu)勢運(yùn)用至檔案管理中，讓人們更容易使用檔案信息，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢。針對上述情況，本次研究提出設(shè)計Web的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，檔案管理人員能夠快速查詢、檢索、修改、歸檔等操作，大大提升檔案管理工作的效率。

1.電子檔案管理系統(tǒng)框架設(shè)計

本次設(shè)計的電子檔案管理系統(tǒng)是在WEB技術(shù)基礎(chǔ)上上，WEB技術(shù)能為信息安全提供重要保障，進(jìn)而減少系統(tǒng)信息安全方面的開支?？紤]到公司日常檔案管理流程及需求，在參考類似檔案管理系統(tǒng)設(shè)計后，設(shè)計出本系統(tǒng)系統(tǒng)具體架構(gòu)，見圖1。

圖1 電子檔案管理系統(tǒng)總架構(gòu)Fig. 1 Electronic archives management system architecture

2.電子檔案管理系統(tǒng)模塊設(shè)計

2.1 登錄模塊

電子檔案管理系統(tǒng)用戶主要為管理員和用戶，用戶在系統(tǒng)上注冊成功后，憑借用戶名稱和密碼登錄系統(tǒng)。在登錄界面用戶需要選擇自己的身份，系統(tǒng)依據(jù)用戶身份在相對應(yīng)的數(shù)據(jù)表內(nèi)查詢用戶賬戶、密碼是否存在，只有正確無誤的用戶名和密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)。用戶身份檢驗是確保系統(tǒng)安全、保障系統(tǒng)穩(wěn)定性的關(guān)鍵，用戶身份檢驗?zāi)苡行ьA(yù)防非法授權(quán)用戶使用與入侵，進(jìn)而維護(hù)合法用戶的權(quán)益。用戶登錄系統(tǒng)界面見圖2。

圖2 系統(tǒng)登錄界面Fig.2 System login interface

2.2 數(shù)據(jù)錄入模塊

檔案管理員可利用數(shù)據(jù)錄入模塊，編輯、修改各類檔案數(shù)據(jù)并實現(xiàn)檔案文本與各類電子檔案原件之間的掛接。數(shù)據(jù)錄入流程見圖3。用戶在進(jìn)行案卷、問卷錄入過程中，系統(tǒng)能夠提供添加、編輯、排序、刪除等操作，可任意復(fù)制某個記錄。修改操作后可重新替代原始檔案，確保用戶在檢索查詢操作時，直接瀏覽經(jīng)過修改的新文件。同時，詳細(xì)記錄修改信息及舊檔案，便于用戶時刻掌握檔案修改情況。除此以外，電子文件批量掛接功能能把用戶已經(jīng)錄入的檔案記錄及電子檔案原件依據(jù)設(shè)定的規(guī)則自動對應(yīng)，便于查詢用戶在檢索條目時瀏覽電子原件。

圖3 數(shù)據(jù)錄入流程簡圖Fig.3 Data entry process diagram

2.3 設(shè)置權(quán)限模塊

電子檔案管理的主要功能之一，就是幫助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶可依據(jù)需要隨機(jī)在本機(jī)上完成檢索、查詢、下載各類檔案資料。必須注意，檔案具有保密性的特點，設(shè)置權(quán)限模塊促使管理員不僅能保障有權(quán)用戶有效利用檔案，也可適當(dāng)限制用戶對部分檔案的使用權(quán)限，確保檔案信息的安全、可靠性。檔案管理員通過對網(wǎng)絡(luò)對每位及各部門檔案權(quán)限等進(jìn)行設(shè)置，并細(xì)化至某個案卷或者文件的權(quán)限，為用戶賦予臨時權(quán)限。權(quán)限設(shè)置完成后，檔案管理員除臨時賦予權(quán)限外，日常無需開展繁瑣的檢索、歸還等工作，用戶在網(wǎng)絡(luò)上即可實現(xiàn)檔案查詢、瀏覽等操作。其流程見圖4。

圖4 設(shè)置權(quán)限操作流程Fig.4 Set permissions operation process

2.4 查詢檢索模塊

電子檔案管理最主要的作用是在網(wǎng)上對檔案實施檢索，在用戶權(quán)限允許范圍內(nèi)，直接在瀏覽上查詢所需的檔案原文，也支持下載至本地機(jī)器上便于用戶使用。檢索查詢模塊為用戶提供檢索、瀏覽、下載等多種功能，用戶根據(jù)分類、案卷、主題詞語等進(jìn)行檢索，也可利用對用戶來說更為直觀的卡片完成檢索。除此以外，管理人員可對用戶庫、日志庫實施組合檢索，并根據(jù)需要打印檢索信息，操作流程見圖4。

圖5 查詢檢索模塊流程圖Fig. 5 Query retrieval module flow chart

查詢檢索模塊支持多種檢索方法，其中，組合檢索過程中用戶可依據(jù)項目、文件信息中的字段進(jìn)行不同條件的組合，達(dá)到條件表達(dá)式檢索的效果。卡片檢索方法把項目、文件的錄入界面展現(xiàn)出來，用戶會將其了解的信息填入相對應(yīng)字段中，即能查到滿足條件的檔案。其實現(xiàn)代碼如下：

If(“file”.equals(operationtype))

{

//資源搜索

rs=db.executeQuery(sql)；

if（rs.next）

{rs.1ast()；

num=rs.getRow()；//獲取數(shù)據(jù)庫查詢記錄總數(shù)據(jù)

rs.absolute(1)；//把記錄指針移至第一條記錄上

Stfing[]str=new String[num]；//定義動態(tài)數(shù)組，存儲各類資源名稱方便匹配

Limit=str[i].1astlndexOf(“.”)∥去掉格式名

}

if(1imit!=-1)

std[il=str[i].substring(0，hmit)；//獲得真正文件名

rs.Next()；

}

db.Close()；

String[] result=search.GetSearchResult(key，str);//獲取匹配結(jié)果

if(result!=mull)

vector.add(result[i])；

}。

2.5 統(tǒng)計報表模塊

統(tǒng)計是對電子檔案庫內(nèi)各類檔案的工程項目庫、文件庫及案卷庫中的字段實施自定義統(tǒng)計，并輸出相應(yīng)報表。該模塊可提供修改、刪除、復(fù)制統(tǒng)計項、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等功能，在此基礎(chǔ)上打印相應(yīng)的信息，執(zhí)行步驟如圖6所示。

圖6 統(tǒng)計報表操作流程圖Fig. 4 statistics operation flow chart

2.6 設(shè)計合理的數(shù)據(jù)庫

設(shè)計數(shù)據(jù)庫就是在特定應(yīng)用環(huán)境中，構(gòu)造合理的數(shù)據(jù)庫邏輯模式及物理結(jié)構(gòu)，以此創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用系統(tǒng)，確保其能有效地保存、管理數(shù)據(jù)，滿足不同用戶的需求。數(shù)據(jù)庫設(shè)計在系統(tǒng)開發(fā)中發(fā)揮著重要的作用，也是整個系統(tǒng)的核心。設(shè)計數(shù)據(jù)庫時，要依據(jù)需求、邏輯結(jié)構(gòu)、物理結(jié)構(gòu)等進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，筆者對公司電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計。系統(tǒng)依托Web的計算方法，使用瀏覽器操作便捷性更強(qiáng)，客戶端無需安裝專用軟件，整個系統(tǒng)的管理維護(hù)操作更加簡單、快捷。電子檔案管理系統(tǒng)中主要包含檔案表、檔案歸還表、借閱表等，其中，檔案借閱表包含編號、日期、機(jī)構(gòu)、經(jīng)手人等信息，具體見表1。

表1 檔案借閱表Table 1 file borrowing table

3.結(jié)語

本文以Web技術(shù)為研究視角，深入分析用戶對電子檔案管理系統(tǒng)的需求，基于web技術(shù)詳細(xì)設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)及各功能模塊，以期為各部門更好地管理檔案做出重要的貢獻(xiàn)。

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