(成都市土地儲備中心 四川 成都 610000)

在建設(shè)國家中心城市的背景下加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的思考與對策

張曉芬

(成都市土地儲備中心四川成都610000)

在成都建設(shè)國家中心城市這個大背景下，原有的機(jī)關(guān)檔案管理模式需要與日益更新的城市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要相匹配，提升機(jī)關(guān)檔案管理水平，為城市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供檔案服務(wù)。

機(jī)關(guān)檔案；規(guī)范管理；思考

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作過程中形成的歷史記錄，具有重要的保存價值，對領(lǐng)導(dǎo)決策、履行職能、規(guī)范管理具有十分重要的意義。當(dāng)前，在成都建設(shè)國家中心城市的大背景下，機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理尤顯重要。如何使機(jī)關(guān)檔案管理工作提檔升級，充分發(fā)揮檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要作用，更好的為成都市經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)發(fā)展事業(yè)提供服務(wù)，是目前機(jī)關(guān)檔案管理工作亟需解決的問題。本文圍繞建設(shè)國家中心城市的新形勢下如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出建設(shè)性的建議和對策。

一、建設(shè)國家中心城市對機(jī)關(guān)檔案管理提出的新要求

2017年4月，成都市第十三次黨代會定下了未來五年全市的工作總體目標(biāo)即：“建設(shè)全面體現(xiàn)新發(fā)展理念的國家中心城市”，根本目的就是要對表新發(fā)展理念，崇尚創(chuàng)新、注重協(xié)調(diào)、倡導(dǎo)綠色、厚植開放、推進(jìn)共享、堅(jiān)定走出一條更高質(zhì)量、更有效率、更加公平、更可持續(xù)的國家中心城市建設(shè)之路。

檔案是城市記憶的重要元素，早在20世紀(jì)80年代,聯(lián)合國教科文組織、國際檔案理事會的有關(guān)調(diào)研報告就指出“文件和檔案是構(gòu)成國家信息資源的基本要素和重要成份”。①隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案工作的領(lǐng)域更為廣闊，承載的信息更加珍貴，無論是城市的發(fā)展、重點(diǎn)項(xiàng)目的實(shí)施、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、文化事業(yè)的發(fā)展、保障民生和社會管理，等等，都離不開檔案管理工作，檔案管理工作在一個地區(qū)、經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)中的特殊作用和重要地位越來越突出。

二、現(xiàn)有機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

(一)對機(jī)關(guān)檔案管理的重視性不夠

一是存在重業(yè)務(wù)，輕檔案的現(xiàn)象，思想上對檔案管理工作的重要基礎(chǔ)性作用認(rèn)識不夠，因而對檔管理工作不夠重視，覺得業(yè)務(wù)工作才是工作，檔案管理工作被邊緣化。二是對檔案管理工作存在認(rèn)識上的誤區(qū)。認(rèn)為檔案管理工作主要是保管好資料，至于如何規(guī)范管理、利用好檔案的價值缺乏清晰的認(rèn)識。

(二)機(jī)關(guān)檔案管理配備不夠完善

目前,部分單位還沒有設(shè)置專門的、具有足夠空間的檔案室，缺乏必要的檔案管理設(shè)備。有些單位配備了專門的檔案室和檔案管理系統(tǒng)，但是在后期的使用中，檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新滯后，導(dǎo)致原檔案管理系統(tǒng)不符合現(xiàn)在的檔案保管要求。有些單位缺乏專職的檔案管理人員，檔案人員往往是兼職人員，沒有經(jīng)過正規(guī)、系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識。

(三)檔案移交手續(xù)不規(guī)范、不健全

由于機(jī)關(guān)檔案移交涉及到檔案管理部門與業(yè)務(wù)各個部門，檔案管理部門的人員并不清楚業(yè)務(wù)部門移交資料的范圍，業(yè)務(wù)部門也是根據(jù)自己的理解和平時的累計(jì)來進(jìn)行檔案的移交，存在重復(fù)移交、資料不齊全、移交手續(xù)不完整等現(xiàn)象，從而給后期檔案整理和使用帶來影響。

(四)檔案資源的開發(fā)利用不足

機(jī)關(guān)檔案管理工作中，檔案工作人員往往只重視檔案收集，卻很少去做檔案編研工作。檔案編研就是從檔案材料中提煉出系統(tǒng)性、規(guī)律性的東西。便于更好地開發(fā)和利用。檔案往往是被“管”起來，而沒有被真正的“用”起來。檔案編研工作比較滯后，機(jī)關(guān)檔案利用率不高，檔案價值不能充分體現(xiàn)。

三、在建設(shè)國家中心城市的大背景下加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的思考

(一)高度重視

機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須正確認(rèn)識到檔案管理記錄成都市建設(shè)國家中心城市進(jìn)程中經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的軌跡，傳承文化、知識、信息等載體的重要作用，從思想上高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，增強(qiáng)新時期做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，這是做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的首要前提。一是建立檔案管理工作機(jī)制，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分工明確，落實(shí)責(zé)任；二是將檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作共同部署，共同推進(jìn)；三是將檔案管理工作納入年底考核的范圍。

(二)配備齊全

各單位針對本單位在國家中心城市的推進(jìn)中承擔(dān)的工作實(shí)際和需要，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的配備。一是配備專門的、有足夠空間的、符合現(xiàn)代檔案管理要求的檔案管理室、檔案管理系統(tǒng)及技術(shù)設(shè)備。二是配備專職專業(yè)的檔案管理人員。三是落實(shí)滿足檔案管理工作正常開展所需要的工作經(jīng)費(fèi)，包含：檔案管理系統(tǒng)色維護(hù)和更新費(fèi)用、檔案最新政策的學(xué)習(xí)培訓(xùn)費(fèi)用等。

(三)規(guī)范管理

按照成都市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新要求，進(jìn)一步規(guī)范管理檔案管理工作，促使機(jī)關(guān)檔案管理提檔升級。一是建立一整套系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，包含檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、移交、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、電子文件管理、保密、安全、備份、應(yīng)急處置、檔案人員崗位職責(zé)以及檔案保存范圍、標(biāo)準(zhǔn)、要求和檔案移交、規(guī)范管理及查閱制度等，實(shí)行機(jī)關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案妥善保管、有序存放、嚴(yán)防毀損、遺失和泄密；二是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的信息化管理和服務(wù)，比如，建立檔案的電子臺賬、多媒體數(shù)據(jù)庫，結(jié)合電子政務(wù)的發(fā)展加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理和使用。

(四)挖掘價值

當(dāng)前，機(jī)關(guān)檔案管理工作要緊緊圍繞“建設(shè)國家中心城市”這一目標(biāo)，創(chuàng)新思路，拓展領(lǐng)域，不斷在機(jī)關(guān)檔案工作開發(fā)、管理、利用上下功夫，不僅要管“好”，更要管“活”，為成都市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。一是為推動經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)發(fā)展服務(wù)。要立足發(fā)展大局，將市委市政度的重大決策部署、各行各業(yè)的推動落實(shí)的過程用檔案記錄記全，發(fā)揮好檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)函的資政性、經(jīng)驗(yàn)性、教益性作用。二是為促進(jìn)文化建設(shè)和繁榮服務(wù)。緊密結(jié)合成都市第十三次黨代會精神中“傳承巴蜀文明發(fā)展天府文化，努力建設(shè)世界文化名城”②的目標(biāo)，結(jié)合學(xué)習(xí)教育基地、文化主題展覽、文化小鎮(zhèn)等創(chuàng)建，加強(qiáng)對文化領(lǐng)域檔案的整理、開發(fā)和利用，為重大文化項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。三是為保障和改善民生服務(wù)。民生檔案關(guān)乎群眾的切身利益，事關(guān)群眾的生產(chǎn)生活，側(cè)重從加強(qiáng)管理和方便利用的角度，推進(jìn)民生類檔案的管理工作。

【注釋】

①詹姆斯·B·羅茲.檔案管理和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用的調(diào)研報告.文件與檔案管理規(guī)劃報告選編.檔案出版社,1990:276.

②成都市十三次黨代會報告，2017年4月

張曉芬(1979-)，女，山西大同人，碩士研究生學(xué)歷，政工師，現(xiàn)為成都市土地儲備中心工作人員，研究方向機(jī)關(guān)黨建、機(jī)關(guān)檔案管理等。

近年專著有《和諧社會領(lǐng)域下的經(jīng)濟(jì)倫理研究》，負(fù)責(zé)第二章“和諧社會與生態(tài)倫理獨(dú)立完成”的寫作，該著作于2012年12月獲得四川省社會科學(xué)界優(yōu)秀成果獎。發(fā)表了《新形勢下加強(qiáng)機(jī)關(guān)思想政治工作的路徑探討》、《成都平原南部中心城市境域下的樂山房地產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀和對策探析》、《郁達(dá)夫小說創(chuàng)作及其愛國主義情懷的體現(xiàn)研究》等論文。