辛建平

摘要：隨著全球信息化產業(yè)的飛速發(fā)展，同時硬件設施和無線寬帶等通信的成本日益降低，便攜式個人終端特別是智能手機的全民化，使得國內許多校園已開始智慧校園的加緊建設，而做為整個智慧校園構成的核心之一就是校園數(shù)字化辦公平臺配套；辦公自動化平臺能有效地提高校園網(wǎng)工作效率。

關鍵詞：數(shù)字化辦公平臺 OA軟件 智慧校園

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）12-0144-02

近年來，校園信息化建設作為提升我校辦學實力的重要方針，推進“智慧校園”建設，搭建和完善數(shù)字化辦公平臺內容，加強和改善信息化應用與服務環(huán)境，促使信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化與學校教學、科研、管理服務深度融合，充分發(fā)揮信息化在校園改革中的驅動作用。數(shù)字化辦公平臺為整個學校管理執(zhí)行速度提供了強有力支持，加強和拓寬了教師與學校之間的溝通渠道，使教師個人工作效率也得到大幅的提升，同時也讓學校網(wǎng)絡管理員對校園的信息化管理工作有更好的平臺。

1 需要解決的問題

1.1 易用性

辦公平臺的易用性非常重要，平臺的第一眼印象取決于它的用戶界面美觀，但這只是外面表象，真正能持續(xù)輔助你的往往是它的內在即易用性。智慧校園選OA軟件，第一要考慮到使用者范圍，涉及到領導、高層管理者、中層管理者和普通員工的信息化基礎差別很大，因此對系統(tǒng)的接受能力不同；又考慮到不同單位的管理基礎不同，對借助OA系統(tǒng)改善管理的依賴程度也就不同。所以易用性對于企業(yè)員工來說非常重要。定期組織開展平臺的使用培訓，并在培訓中總結提煉需求，提高平臺的易用性。

1.2 安全性

辦公平臺的安全性不光是指用戶信息安全，還包含數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)的維護安全等。在平臺啟動的安全上要保證用戶終端和服務器實際運行數(shù)據(jù)保持一致，要確保核心的系統(tǒng)級應用及預制模塊不會被惡意軟件把替換；在平臺執(zhí)行環(huán)境的安全上要先行判斷受信任的程序在安全世界運行，未受信任行為在未正確授信條件下無法訪問；在平臺智能保護上是要在做好定時數(shù)據(jù)備份及突發(fā)數(shù)據(jù)恢復前提下，做好病毒庫更新，增加病毒特征碼的識別能力。

1.3 通用性

辦公系統(tǒng)既符合用戶原OA使用習慣又充分體現(xiàn)移動端良好交互性，在業(yè)務方面充分掌握系統(tǒng)的各項流程、功能操作；在技術方面達到能協(xié)助系統(tǒng)調試、獨立管理、故障處理、日常測試維護等工作。在平臺的對外接口及將來的擴展模塊端口上要與系統(tǒng)匹配性相結合，在增加辦公服務產品的深度化、定制化，另一方面在不同的服務之間建立更好的系統(tǒng)性。

1.4 個性化

簡潔易用、尊重個性是互聯(lián)網(wǎng)應用的重要特征。校園信息系統(tǒng)并不局限于滿足校園流程電子化的辦公需求，更要加強對用戶個性化特征的尊重。以人為導向梳理、重構和展現(xiàn)校園信息系統(tǒng)中的信息，提升交互式體驗，成為移動互聯(lián)網(wǎng)時代信息系統(tǒng)建設的重要需求。

2 功能模塊設計

數(shù)字辦公平臺是為校園內每個職能部門提供全面綜合的辦公服務平臺，必須達到部門之間的辦公達到無紙化的目標，利用集中共享各職能部門的各種動態(tài)信息，使辦公效率得到穩(wěn)定的提高。系統(tǒng)正式上線運行后，要實現(xiàn)了學校、部門、層級間的信息傳輸、信息共享和業(yè)務協(xié)同，規(guī)范了校內各部門和各層級之間的辦公協(xié)同動作，改變了人工取送文件，文件紙質簽批、流轉的傳統(tǒng)局面，減少了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，確保了日常信息管理落實有據(jù)、查有所依，有效地提升了學校的辦公效率和辦公質量。本系統(tǒng)根據(jù)需求分析主要設計九個功能模塊：個人電子郵件、單位辦公、個人辦公、協(xié)同辦公、輔助辦公、文檔中心、個性服務以及電子公告欄。

（1）個人電子郵件模塊：分成10個部分，包含收郵件、寫郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)件箱、垃圾箱、POP3設置、郵件網(wǎng)關設置、查找郵件、系統(tǒng)幫助。在發(fā)送郵件過程中，用戶可以利用設置好的郵箱發(fā)送郵件，并且系統(tǒng)支持“內部郵件、企業(yè)郵件、外部郵件”等多種發(fā)送對象，包括抄送、密送與支持獨有的分別發(fā)送功能，支持抄送，密送。支持上傳附件等常用郵件功能。在接收郵件中，用戶可以利用默認設置接收離線郵件，郵件預先存于服務器中，當用戶登錄系統(tǒng)后可通過郵件主題列表選擇性查看對應郵件，也可以一鍵轉移到自定義郵件箱中，并且可以批量刪除郵件，其中可以選擇刪除到草稿箱或者直接永久刪除。快速回復，下載郵件，轉發(fā)，其中郵件轉發(fā)為系統(tǒng)短消息。在郵件分類中，包括已刪除、草稿箱、收件箱等模塊，非常清晰明了。并且用戶可以一鍵刪除垃圾郵件。在郵件賬號中，用戶可以進行新建、修改、刪除、查找以往郵件。并且系統(tǒng)設置郵件帳號pop3和smtp地址，訪問密碼，系統(tǒng)自動保存密碼設置與多郵件帳號設置。（2）單位辦公模塊：分成已完成工作和日常工作維護兩部分。前一部分列出最近30天內單位辦公標題列表，包含發(fā)件人、發(fā)件時間及發(fā)件部門。第二部分則可通過設置維護或查找指定的工作清單。（3）個人辦公模塊：OA系統(tǒng)主要起輔助工作的作用，能實現(xiàn)的功能包含日程安排、工作計劃、個人工作日志、個人名片夾、工資查詢、工作餐預定、科研成果申報、學生評教系統(tǒng)、各種比賽賽事等。該模塊提供了個人電子郵件進入鏈接，基于網(wǎng)絡服務器備份數(shù)據(jù)庫的工作日志，可針對權限的不同供不同授權級別人員對各個人辦公設定功能內容進行查閱。（4）協(xié)同辦公模塊：提供了一個信息發(fā)布和共享平臺，滿足了個人之間，上下級之間，集體間交換信息、場地申請和日常維護的需求。包含組織結構、電子公告、通訊錄、通告、辦公場所管理、職能部門子網(wǎng)站、學院圖書館、校園綜合信息管理平臺、報告申請、水電維修管理等。（5）輔助辦公模塊：包含招生系統(tǒng)、新生分班查詢、天氣預報、航班列車時刻表、學院規(guī)章制度、電子論壇、FTP資源下載服務、學院精品課程、辦公財產登記、各種校內測評。實現(xiàn)日常輔助辦公的自動化，把多分支機構、跨地域進行整合，提高整體反應速度和決策能力。（6）文檔中心模塊：文檔中心模塊是整個數(shù)字化辦公平臺的重要組成部分，包含文檔庫中心和文檔查詢兩部分。是用來為學院核心辦公內部公文數(shù)據(jù)提供完善的數(shù)據(jù)保護方案，內部辦公文檔的管理的正常運行關系著整個校園系統(tǒng)的穩(wěn)定運營能否高效；是實現(xiàn)無紙化傳閱、無紙化辦公最直接的體現(xiàn)。（7）個性服務模塊：滿足學校協(xié)同辦公個性化需求。按照校園自身發(fā)展實際需要，針對性的對個人相關模塊業(yè)務系統(tǒng)進行智能化的構建，實現(xiàn)協(xié)同軟件價值的最大化。包括修改變更業(yè)務進程、個人現(xiàn)有功能模塊功能。個性設置可以設置用戶自己的喜歡的信息提醒音樂，圖片，及視圖行數(shù)；增加新的功能模塊；鏈接其他的業(yè)務系統(tǒng)及相關接口開發(fā)；修改訪問其他系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)庫等更深層次的個性化需求等等。（8）電子公告欄模塊：用于單位內部公告的發(fā)布。支持發(fā)布前審批、支持閱讀回執(zhí)。對于學院經常會收到上級單位的相關公文或學院即將要出的公告或公示等，由文員登記來文，然后交由學院辦公室主任擬辦，可能需要根據(jù)具體的擬辦意見來選擇相關領導批示、傳閱等，再由領導的批示內容提交到下一步承辦部門或備檔等工作，流程才算完整。

3 開發(fā)平臺的選擇

對于校園的基礎技術平臺的選擇，主要考慮兩個方面因素：工作流的技術與數(shù)據(jù)庫技術。工作流是數(shù)字化辦公平臺的核心，對于校園智慧化建設有重大意義，它不僅要提高決策審批速度、提升辦公效率，還要實現(xiàn)集成管理、信息共享和協(xié)同工作，將整個校園每個員工都緊密聯(lián)系起來協(xié)同工作，同時還要滿足學院領導對于全局把控所需的數(shù)據(jù)支撐；考慮平臺的可持續(xù)性發(fā)展和全面兼容。鑒于微軟公司產品集成性、兼容性和普及率都非常高，在這里我們優(yōu)先選擇微軟公司的產品，主要由Windows Server操作系統(tǒng)、VS（Microsoft Visual Studio） 開發(fā)工具、Java+平臺技術、IIS（Internet Information Services）服務器及.net開發(fā)技術組成，平臺可在微軟自帶的IIS服務器上直接安裝布署，與瀏覽器、操作系統(tǒng)、辦公軟件等等的集成性相當好 ，同時也可以在本地服務器或云主機布置，安裝之后不會產生適配性的問題，是目前安裝最容易的WEB類程序，維護成本最低廉：采用基于.NET和WEB的企業(yè)級計算，主HTTP服務器采用先進的Apache服務器，可保證數(shù)據(jù)存取集中控制、多級的權限控制、完善的密碼驗證與登錄驗證機制；在內置的工作流表單設置上運用手寫簽章組件加上SSL加密傳輸確保工作流表單的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)傳遞的安全。

數(shù)據(jù)庫技術平臺的數(shù)據(jù)庫考慮到現(xiàn)階段“互聯(lián)網(wǎng)+”大形勢下物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展非?？?，學院辦公平臺的事務處理所產生的數(shù)據(jù)量越來越大，數(shù)據(jù)的種類也是越來越復雜、用戶訪問要有快速、準確地數(shù)據(jù)庫訪問支撐。單一的本地校園服務器已經不能滿足日益增長的需求，故這里我們采用本地數(shù)據(jù)庫服務器與租用云服務數(shù)據(jù)庫相結合的形式，使用穩(wěn)定可靠、彈性伸縮的在線數(shù)據(jù)庫云服務，可在基于分布式系統(tǒng)和全SSD盤高性能存儲的基礎上支持MySQL、SQL Server、Oracle、PostgreSQL和PPAS（高度兼容Oracle）引擎，云服務器還能默認部署主備架構且隨時隨地登陸云服務的web在線自助管理在于容災、備份、恢復、監(jiān)控、遷移等方面的全套解決方案。數(shù)據(jù)庫的設計在本地進行規(guī)范化和標準化設計，嚴格按照3NF的要求進行，兼顧用戶使用效率和程序的實現(xiàn)性，減少冗余和程序程序重復。

4 體系結構設計

在校園辦公平臺體系結構設計中，系統(tǒng)架構的設計主要考慮是模塊類型的選擇、模塊之間的關系、數(shù)據(jù)庫訪問模式等。在系統(tǒng)架構上，校園OA采用Java+多數(shù)據(jù)庫+B/S+C/S模式，通過可選混合組合技術可具有操作簡便、安全性高、運維成本低等優(yōu)勢。從構建一個穩(wěn)定、高彈性、高可擴展性的平臺，為避免程序的冗雜，減少各個類和模塊之間的依耐性，必須滿足高內聚、低耦合原則。為保證模塊的高內聚，減少各模塊間繁雜無章的的抽象調用，平臺設計中按上述功能模塊進行獨立劃分，在增加模塊緩存的對于數(shù)據(jù)庫工作量的基礎上，最大程度的降低了系統(tǒng)模塊間的識別難度，簡化平臺運營成本，將模塊間的耦合程序降到最低。

用戶的網(wǎng)絡訪問設計由于考慮到校園數(shù)字化建設處于瓶頸階段，早期的校園信息化投入已經不能完全滿足日常辦公需求，為創(chuàng)建高效安全的硬件保障條件，優(yōu)化基本網(wǎng)絡環(huán)境。增加校園網(wǎng)絡接入信息點，鋪設多條光纖，利用電信、移動兩大運營商雙帶寬制定統(tǒng)一的信息標準和數(shù)據(jù)管理中心。采用內部辦公系統(tǒng)服務器和云服務器組成同一安全的容災架構，將早期辦公平臺服務器功能模塊進行云服務器移植，通過云服務器穩(wěn)定、安全、彈性、高性能的優(yōu)點，減少本地服務器負擔，增加訪問者的極速體驗。在云服務器上租用LVS負載均衡服務器、Web服務器、MySQL服務器、緩存服務器、即時通訊服務器、文件服務器等。云負載服務器用于Web服務器和MySQL服務器提供日常負載任務，本地服務器用于管理和災備，在云負載服務器出現(xiàn)突發(fā)故障時能提供不間斷服務。考慮到應用后期用戶數(shù)和數(shù)據(jù)量會繼續(xù)增大，數(shù)據(jù)庫會采用MySQL Cluster部署，提供更高性能、更高可用性的云服務。云緩存服務器采用Memcached作為服務程序，將訪問集中、訪問量大、近期的數(shù)據(jù)緩存在內存中，基于TCP協(xié)議，實現(xiàn)快速存取。云文件服務器部署NFS服務端，對Web服務器提供NFS訪問服務。所有Web服務器上傳的文件都直接保存到NFS服務器，用戶下載文件則直接從文件服務器下載，降低對Web服務器的帶寬和磁盤I/O壓力。文件服務器掛載磁盤陣列，最大程度地提供高性能和高可用性服務。即時通訊服務器采用多進程+多端口的方式。整個服務器系統(tǒng)由一個控制進程和多個真實進程組成，用戶登錄時由控制進程提供負載均衡，將用戶連接負載到不同的真實進程，不同進程之間的用戶發(fā)送信息則需要通過控制服務器進行。通俗講，考慮數(shù)字化辦公平臺的構建所必備的基礎設施外，服務器大多進行云服務外包型操作，本地服務器也只是做為辦公平臺系統(tǒng)的一個云服務器的一個客戶端，具有遠程指揮控制、存儲備份操作功能。

5 結語

在移動互聯(lián)網(wǎng)時代大潮下，“數(shù)字化辦公”為傳統(tǒng)教育行業(yè)特別是高職教育注入了互聯(lián)網(wǎng)基因，構建移動化辦公室，為高職教育的智能化管理提供了全新的思路。實現(xiàn)了學校、部門、層級間的信息傳輸、信息共享和業(yè)務協(xié)同，規(guī)范了校內各部門和各層級之間的辦公協(xié)同動作，改變了人工取送文件，文件紙質簽批、流轉的傳統(tǒng)局面，減少了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，確保了日常信息管理落實有據(jù)、查有所依，有效地提升了學校的辦公效率和辦公質量。當今天互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)大趨勢下，數(shù)字辦公平臺將校園整合在一起，創(chuàng)造更大價值。數(shù)字化辦公平臺也使得教育工作人員可以在任何時間、任何地點全程追蹤提交審批的文件，任意設置查詢和統(tǒng)計條件，導出或下載查詢與統(tǒng)計結果，為相關數(shù)據(jù)留存提供便利，故使之成為現(xiàn)代智慧校園的首選。

參考文獻

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