張新顏

（山東省社會保障基金理事會，濟南250013）

數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用

張新顏

（山東省社會保障基金理事會，濟南250013）

運用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源，賦予了檔案數(shù)據(jù)更大價值。遵循以人為本、服務(wù)為先，法制保障、安全保護，開發(fā)有效、利用便捷，創(chuàng)新驅(qū)動、開放帶動的原則，從建立健全檔案數(shù)字化標準、強化檔案開發(fā)人員學(xué)習(xí)和服務(wù)意識、硬件建設(shè)和軟件開發(fā)、打造信息網(wǎng)絡(luò)平臺、暢通交流渠道以及加強合作交流等方面展開論述，促進檔案信息資源的開發(fā)與利用。

一、檔案信息資源數(shù)字化的重要意義與相關(guān)論述

檔案具有憑證、參考的基本作用和價值，通過對檔案的開發(fā)與利用，其作用和價值可以大大增強與提高。［1］如何開發(fā)和利用檔案，將決定檔案價值所能擴展的廣度和深度。在檔案信息管理從傳統(tǒng)管理階段向信息管理階段、信息資源管理階段發(fā)展的過程中，一定時空里的檔案載體與檔案信息能夠分離，把具備可開發(fā)性和有用性的檔案信息視為一種資源加以管理、運用和調(diào)控，即體現(xiàn)檔案的信息價值。［2］當(dāng)今信息技術(shù)日新月異，與經(jīng)濟社會交匯融合，尤其是因特網(wǎng)融入了整個社會，與個人學(xué)習(xí)、工作和生活的方方面面息息相關(guān)，檔案管理也從中受益，基本實現(xiàn)數(shù)字化，即與實體相分離。檔案信息資源的數(shù)字化具有非常重要的現(xiàn)實意義，它能極大地提高檔案管理與服務(wù)的效率，減少紙質(zhì)檔案底本和原件的使用率并降低損毀的風(fēng)險，通過信息平臺的構(gòu)建，實現(xiàn)檔案的廣泛共享，［3］開發(fā)利用檔案信息資源是促進黨和政府信息公開的必要保證。［4］在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上，進一步依托現(xiàn)有技術(shù)采集、處理、傳遞和使用檔案信息資源，促進數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用，賦予檔案數(shù)據(jù)更大價值，成為各級組織和單位信息化建設(shè)的重要方面。

開發(fā)和利用檔案信息資源實際上是盡可能有效地發(fā)揮檔案的積極效應(yīng)——反過來對開發(fā)與利用的效益進行評價，又能夠更好地指導(dǎo)檔案開發(fā)與利用的實踐工作。朱蘭蘭便以此為生發(fā)點，結(jié)合檔案部門、政治、經(jīng)濟、文化、科技等因素在檔案信息資源開發(fā)利用工作中的作用，構(gòu)建 “檔案信息資源開發(fā)利用對經(jīng)濟社會影響力測度 （三級）指標體系”，試圖通過定量分析來優(yōu)化檔案工作。［5］

在數(shù)字化下檔案工作新的方向與途徑方面，黃維軍指出，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是當(dāng)前最流行的趨勢，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對環(huán)境的影響使檔案信息資源發(fā)展改變了以往的模式，整合檔案資源、創(chuàng)新服務(wù)方式才能提高檔案的經(jīng)濟與社會效益。［6］冉晉認為，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，只有對海量檔案數(shù)據(jù)的交換、整合和分析，才能實現(xiàn)大檔案，發(fā)現(xiàn)新的知識，創(chuàng)造新的價值。［7］

針對檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題，趙源廣提出要加強檔案部門自身建設(shè)、改革檔案部門管理體制、制定和完善有關(guān)檔案開放利用方面的法律法規(guī)等對策；［8］許紅英給出了深化人才隊伍建設(shè)、提高檔案管理人員思想意識、加強安全防范、強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的建議。［2］韋加佳則介紹了一些發(fā)達國家在檔案信息資源開發(fā)與利用方面靈活多變的檔案呈現(xiàn)方式、科學(xué)合理的檢索方法、全面專業(yè)的檔案利用指南等成功經(jīng)驗，對我國檔案的開發(fā)與利用具有啟示作用。［9］

本文在借鑒前人研究的基礎(chǔ)上，簡要回顧“十二五”期間中國檔案工作取得的成果，直面當(dāng)下存在的問題與挑戰(zhàn)，著重闡述加強數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的原則，以期在新時期、新形勢下為檔案工作的開展與落實提供可以參照的努力方向和基本要求，并就加強數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與利用提出相應(yīng)的對策與建議。

二、檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀與問題

“十二五”期間，國家檔案信息化建設(shè)具備一定規(guī)模，初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。［10］全國各級綜合檔案館開放檔案約1.3億卷 （件），公開出版檔案編研成果6080種，21億字；通過舉辦特色展覽、拍攝各類電視文獻專題片等形式，進行檔案研究成果的展示與宣傳，以提高檔案價值對全民的影響認知度和知識轉(zhuǎn)化理念； 《本草綱目》 《僑批檔案》《黃帝內(nèi)經(jīng)》 《南京大屠殺檔案》和 《元代西藏官方檔案》等一批歷史文獻入選 《世界記憶名錄》，全民檔案保護意識明顯增強；利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案信息查詢和推送檔案公共產(chǎn)品。

在 “四個全面”的戰(zhàn)略布局下，國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和 “互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，正深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。［10］隨著透明、開放、服務(wù)型的政府建設(shè)要求的增強，信息技術(shù)的發(fā)展將檔案信息資源管理推到政府治理和公共服務(wù)的重要位置。電子政務(wù)建設(shè)是推進和實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化增量和電子化檔案的形成、管理的重要因素，檔案信息化建設(shè)與互聯(lián)網(wǎng)在檔案建設(shè)中的開發(fā)與利用成為發(fā)展趨勢。

當(dāng)前檔案工作在體制和法律上都還存在一些弊端和缺陷：檔案工作隊伍素質(zhì)亟待提升，專業(yè)型人才不足，軟硬件基礎(chǔ)也有待加強；［2］伴隨著云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案開發(fā)與利用在隱私保護、信息安全、數(shù)字記憶留存等方面都面臨著挑戰(zhàn)和存在著問題。［10］檔案信息資源作為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，其開發(fā)與利用要積極適應(yīng)服務(wù)民生的要求，主動適應(yīng)法治中國建設(shè)的需要，更要全面適應(yīng)建設(shè)中國特色社會主義宏偉目標的要求。

三、數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的原則及措施

（一）數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的原則

1.以人為本、服務(wù)為先。人是經(jīng)濟社會發(fā)展中一切工作的出發(fā)點和落腳點，要把滿足人的需求作為檔案信息資源開發(fā)與利用中的根本，不斷滿足人民群眾對檔案信息的共享要求，更好地為黨和國家事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.法制保障、安全保護。在開發(fā)與利用的過程中，開發(fā)者與使用者要始終把安全放在重要位置，切實加強檔案實體資源與信息資源的保護，形成完整的檔案法規(guī)標準和有力的檔案法制體系，保障檔案工作的開發(fā)與利用，尤其是在當(dāng)前信息化社會條件下，更應(yīng)加強檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險管理能力。

3.開發(fā)有效、利用便捷。數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)有效地覆蓋人民群眾的不同需求，盡可能使得檔案信息資源發(fā)揮出最大效益；檔案信息資源利用方式、方法要方便，努力構(gòu)建并形成公眾利用檔案更便捷、更有效的新局面。

4.創(chuàng)新驅(qū)動、開放帶動。把創(chuàng)新作為數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的動力源泉，構(gòu)建激勵創(chuàng)新的機制體制，創(chuàng)新方法、模式，以共享的、開放的理念帶動檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的措施

隨著全社會對檔案資源需求的日益增長，以及綜合新形勢下檔案工作發(fā)展的背景及其意義，加強新時期數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用，應(yīng)該多措并舉，充分發(fā)揮出檔案信息的多方面價值。

1.建立健全檔案數(shù)字化標準，在嚴格規(guī)范和強化監(jiān)管方面同時著力。在數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的過程中要嚴格參照 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件，建立本單位的檔案數(shù)字化標準，保證各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范。同時，在數(shù)字化過程中加強現(xiàn)場監(jiān)管和流程監(jiān)管，建立健全檔案的出入庫、掃描等制度，做好重要檔案的數(shù)據(jù)加密工作，既要保證質(zhì)量，更要保障安全。

2.強化檔案開發(fā)人員學(xué)習(xí)和服務(wù)意識，在優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)和提升素質(zhì)能力方面同時著力。數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用工作要求包含有信息、科技、語言等諸多要素的知識結(jié)構(gòu)，在開發(fā)工作中檔案信息開發(fā)人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平是影響開發(fā)質(zhì)量的最重要因素。檔案管理人員不僅要精通檔案專業(yè)理論知識，更要學(xué)習(xí)了解本單位的業(yè)務(wù)知識，還要掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新知識、新技術(shù)，始終緊跟時代發(fā)展，不斷拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，成為具有專業(yè)知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才。同時，檔案開發(fā)人員要樹立良好的服務(wù)意識，廣泛收集社會關(guān)注、群眾關(guān)心的檔案信息，創(chuàng)新服務(wù)、主動服務(wù)、熱情服務(wù)，真正有效地為黨和國家及人民群眾開發(fā)好檔案資源。

3.推進檔案信息數(shù)字化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件開發(fā)方面同時著力。檔案部門應(yīng)規(guī)劃與建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件利用數(shù)據(jù)庫，在電子檔案分類管理、電子文件規(guī)范歸檔以及電子技術(shù)處理等方面要有更高的要求和具體規(guī)范以推動檔案數(shù)字化進程。面對不少單位檔案工作人員少，檔案藏量大的情況，使用電子設(shè)備對檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計，可以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。要加大硬件設(shè)施投入，配備大型網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計算機、掃描儀、高拍儀、打印機、復(fù)印機以及攝像機、照相機、錄音機等多種硬件設(shè)施，方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。同時，強化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

4.打造信息網(wǎng)絡(luò)平臺，在建設(shè)完善和有效體驗方面同時著力。檔案管理平臺是數(shù)字化檔案資源開發(fā)與利用的重要一環(huán)，應(yīng)將其打造成便捷的檔案資源管理操作平臺、全面的檔案信息公開平臺、及時的反饋和便民服務(wù)平臺，做好檔案工作與群眾之間的橋梁工作。檔案管理平臺的設(shè)計原則應(yīng)注重易用性、交互性和關(guān)懷性，要求檔案管理系統(tǒng)項目設(shè)置合理、信息導(dǎo)入便捷，加強對平臺架構(gòu)、版面布局、搜索功能、借閱申請等性能的有效評估，提高檔案管理平臺的建設(shè)水平，充分調(diào)動檔案管理人員對檔案資源信息化建設(shè)的積極性和主動性；要求檔案信息公開平臺查詢功能完善，注重用戶體驗，能提供在線咨詢、申請結(jié)果反饋、在線閱讀等功能，提高利用者對信息公開服務(wù)的滿意度；需要不斷拓寬檔案信息來源，及時將反映本單位重大活動、重大事件和重要會議的新聞信息納入檔案信息平臺，讓檔案管理平臺真正成為利用者的 “資料庫”。

5.暢通交流渠道，在傳統(tǒng)手段和創(chuàng)新方式方面同時著力。積極適應(yīng)不同群體，在保留部分傳統(tǒng)有效手段的同時，以 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念為指導(dǎo)思想，優(yōu)化檔案管理部門與用戶交流的渠道。以檔案管理平臺為核心，以微博、微信和其他的APP等社交媒體為輔助，開展在線服務(wù)，擴大信息傳播，增強用戶體驗。建立集實體、平臺和移動新媒體于一體的檔案信息服務(wù)平臺，為利用者提供多途徑和獨特性的人本服務(wù)，以更加快速、立體、互動的形式拉近檔案與利用者之間的距離。探索公眾參與創(chuàng)新模式，提高檔案部門為民服務(wù)的響應(yīng)速度，增進公眾對檔案部門的認同和支持。［11］

6.加強合作交流，在學(xué)習(xí)借鑒和宣傳推廣方面同時著力。在數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)過程中可以積極拓展不同部門、不同區(qū)域的精誠合作，開展國際間的業(yè)務(wù)合作、交流與了解，學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀的、領(lǐng)先的一些檔案資源開發(fā)經(jīng)驗、理念、方式、方法等。在檔案信息資源的利用上要注重宣傳推廣，強化正確導(dǎo)向，讓使用者了解利用的平臺有哪些、哪些資源共享、在利用時應(yīng)該注意的問題、求助的方式，以不斷擴大檔案工作影響力，實現(xiàn)檔案工作的經(jīng)濟效益和社會效益雙贏。

檔案作為一種重要的資源，其開發(fā)與利用是檔案工作的重點。數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與利用可以實現(xiàn)檔案管理的新突破，這種新的突破需要國家、社會以及各級單位的通力合作，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的專業(yè)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，在全面建成小康社會進程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

［1］孫華，王玉平.淺談檔案的價值與開發(fā)利用 ［J］.山東行政學(xué)院山東省經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報，2000（02）.

［2］許紅英.檔案信息管理存在的問題及對策 ［J］.山東行政學(xué)院學(xué)報，2014（04）.

［3］王新艷.數(shù)字化時代檔案信息資源開發(fā)及利用的必要性初探 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）.

［4］朱慧偉.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用探析 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）.

［5］朱蘭蘭.檔案信息資源開發(fā)利用對經(jīng)濟社會發(fā)展影響力測度問題初探 ［J］.檔案學(xué)通訊，2011（03）.

［6］黃維軍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用 ［J］.信息工作，2017（01）.

［7］冉晉.大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報報 （自然科學(xué)版），2016（07）.

［8］趙源廣.我國檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀及對策研究［D］.云南大學(xué)，2014.

［9］韋加佳.美、英、澳、加四國家譜檔案信息資源開發(fā)利用途徑及啟示 ［J］.北京檔案，2014（10）.

［10］全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十三五”規(guī)劃綱要 ［J］.中國檔案，2016（05）.

［11］滕秋.淺談新常態(tài)下檔案利用體系建設(shè)的新舉措 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）.

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案；開發(fā)；利用

G27

C

2095-7238（2017）06-0113-03

10.3969／J.ISSN.2095-7238.2017.06.026

2017-07-12

鹿風(fēng)芍