范秀麗

摘 要：近年來隨著全球油價的持續(xù)低迷，導致我國各大石油企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)方式、調(diào)結構等一系列動作牽引著企業(yè)各職能部門的重新定位和業(yè)務開展，作為石油企業(yè)的辦公室工作也面臨著許多新問題、新挑戰(zhàn)、新任務。本文就辦公室工作中遇到的問題進行了簡要的分析，并給出了一些解決問題的方法。

關鍵詞：辦公室工作；問題；解決方法

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.07.245

0 引言

對石油企業(yè)來講，辦公室作為一個集服務、信息、參謀、指揮和運轉(zhuǎn)之多種功能于一體的機關單位，具有協(xié)調(diào)機關上下各部門和連接企業(yè)領導和企業(yè)單位的“中樞神經(jīng)”，工作中的任一個環(huán)節(jié)都要確保準確、高效，否則將會給企業(yè)工作帶來被動甚至造成損失。在新形勢下，如何順應時代步伐，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，迎接新任務和新挑戰(zhàn)，顯得迫在眉睫。

1 石油企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

1.1 單調(diào)乏味，創(chuàng)新不足

和其他工作崗位的性質(zhì)相比較而言，機關辦公室的工作常常是單調(diào)乏味，任務繁重且瑣碎，在別人看來，整天坐在辦公室里，風吹不著，雨淋不著，盡管工作做得不少，但不能得到大家的承認和理解，加上辦公室的工作成績不像其它部門一樣立竿見影，能迅速贏得領導重視，這在某種程度上就造成了部分工作人員對自己的工作缺乏有效定位，從而墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩、情緒被動、干勁不足，導致工作目標不明確，創(chuàng)新進取、開放思維勁頭差，特別是在當前“低油價、轉(zhuǎn)方式、調(diào)結構”的新形勢下，辦公室人員要不斷的解放思想，更新觀念，并創(chuàng)造性的開展工作，適應這種新體制的變化，做好領導的參謀。

1.2 程序冗雜，呼喚簡約

程序是指在工作中應該執(zhí)行的手續(xù)和順序，盡管時常要求辦公室在處理公文、安排會議、印信使用管理等方面，盡可能的把每一項工作“簡約化”，但實際操作起來，仍會不可避免的按照一定的程序，有準備、有步驟、循序漸進的進行必要的手續(xù)，耗時耗力。在油田“四化”建設的新形勢下，要不斷加快油田信息化建設，對辦公室工作去繁就簡，提高工作效率和工作質(zhì)量，從而推動辦公室工作的高效運轉(zhuǎn)。

1.3 調(diào)研基層少，情況摸不準

辦公室的工作人員，平時大多是在處理公文、下發(fā)文件、接待和處理一些突發(fā)問題等事務上，繁雜瑣碎的辦公室工作必然會導致辦公室工作人員很少深入一線進行調(diào)研，這樣，由于掌握的素材不多，調(diào)研不足，從而就有了閉門造車、脫離實際、分析問題不透等現(xiàn)象，寫出來的報告在深度和廣度上都不能如實反映職工建議和需求，這在領導決策時參謀助手的作用發(fā)揮有限。

1.4 辦公自動化帶來的挑戰(zhàn)

近年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化給辦公室工作帶來新的辦公手段和思路，同時也給辦公室人員帶來了新的技術挑戰(zhàn)，比如在現(xiàn)代辦公設備中，復印機、打印機、傳真機、電腦等已成為辦公室工作中不可或缺的設備，然而從辦公室工作的長遠發(fā)展來看，單位計算機聯(lián)網(wǎng)，資源網(wǎng)絡共享，無線組網(wǎng)，網(wǎng)絡安全管理，局域網(wǎng)資源管理和分配等都已經(jīng)出現(xiàn)在許多單位中，這些設備的使用、維護、管理、監(jiān)控也都擺在辦公室工作人員的面前。

1.5 “在其位不謀其政”的現(xiàn)象普遍

多年以來，辦公室工作中普遍存在著“四多四少”的現(xiàn)象，也就是：辦具體事務多，謀全局、當參謀者少；當前工作參謀服務多，超前謀劃少；被動完成領導交辦任務多，創(chuàng)造性開展工作少；一般性參謀建議多，有深度的調(diào)研精品少。

2 做好辦公室工作的幾點思考

2.1 加強學習，提高自身能力

辦公室工作人員不僅要具備較高的政治素質(zhì)，還要具備較強的業(yè)務能力和文化素養(yǎng)；既要有綜合分析、文字表達的能力，又要有溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查研究的能力，同時還要會使用各種辦公室設備。這些能力的要求，就需要辦公室工作人員的知識結構豐富、視野廣闊、思維清晰，具備知識“復合型”人才的標準，以適應新的時代要求。因此，除了通過培訓等方式全面提高辦公室人員的素質(zhì)，更新相關業(yè)務知識外，辦公室工作人員自身還要與時俱進，不僅“人會我會”，更要“人會我精”，主動工作、超前服務，找準企業(yè)發(fā)展的立足點，促進各項工作的順利開展。

2.2 強化標準，確保高效規(guī)范

首先，辦公室的日常工作很具體，有些事兒甚至很瑣碎繁雜，只有建立健全各項工作制度，做到靠制度管人管事，才能使辦公室工作和創(chuàng)新走上規(guī)范化、科學化的軌道。因此要不斷修訂完善規(guī)章制度，注意總結工作中好經(jīng)驗、好做法，深入分析其中的原因和經(jīng)驗教訓，克服工作的盲目性和隨意性，使之更加科學、更加合理、更加嚴密。

其次，職責標準化，就是按照項目管理方式，根據(jù)人員特點，合理分工，明確職責，實行分級管理、扁平化溝通的工作機制。管理者要善于帶團隊，努力為人員的專業(yè)學習、拓展眼界、個人提升等創(chuàng)造條件和機會，辦事人員負責落實推進，充分發(fā)揮各級作用，形成合力，促進工作協(xié)調(diào)推進，提升整體水平。

再者，流程標準化，就是按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責任、明確標準的要求，開展制度流程全面梳理，將工作程序、標準、時限等內(nèi)容進行規(guī)范明確，形成具有可操作性的規(guī)范文件，實現(xiàn)標準化操作。

2.3 事前控制，防范于未然

辦公室工作事無巨細，每一個細節(jié)都不容忽視，在管理上辦公室干部要敢于打破傳統(tǒng)思維定式，對任何問題都要超前思考，提前介入，早考慮，早著手，要想領導所想，想領導未想，由被動變?yōu)橹鲃?，圍繞企業(yè)階段性重點工作，積極深入基層開展工作調(diào)研，梳理龐雜的信息，掌握充足資料，收集確鑿信息，形成意見或部署方案，為領導提供決策參考，在執(zhí)行過程中，以督辦督查的方式跟蹤、分析、敦促落實，工作完成后及時將決策落實反饋給領導。

3 結束語

辦公室作為領導的參謀股室，必須多看多寫，加強學習，多動腦筋，多調(diào)查研究，做到嘴勤，腿勤，手勤，只有這樣辦公室工作水平才能得到顯著提高，辦公室工作才能在歷史發(fā)展中立于不敗之地，與時俱進。

參考文獻：

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