鄭 姣

(四川省水利科學(xué)研究院，成都，610072)

電算化財(cái)務(wù)檔案管理存在問(wèn)題與建議

鄭 姣

(四川省水利科學(xué)研究院，成都，610072)

隨著企業(yè)會(huì)計(jì)核算電算化的全面應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)今企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的主要方式，由此產(chǎn)生了電算化財(cái)務(wù)檔案，電算化財(cái)務(wù)檔案有其自身的特點(diǎn)。本文分析了目前電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題與不足，提出了提高完善該項(xiàng)工作的對(duì)策、措施和建議，以期對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案的管理工作提供參考。

財(cái)務(wù)檔案 會(huì)計(jì)電算化 檔案管理 建議

1 電算化財(cái)務(wù)檔案的概念及特點(diǎn)

電算化財(cái)務(wù)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔及其他財(cái)務(wù)資料。電算化財(cái)務(wù)檔案有以下特點(diǎn)：

1.1 電算化財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)范圍有所拓寬

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指圍繞財(cái)務(wù)核算形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列原始財(cái)務(wù)資料和會(huì)計(jì)核算結(jié)果紙質(zhì)材料的分類保管和存儲(chǔ)，會(huì)計(jì)電算化普及后，利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件，按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和電算化會(huì)計(jì)規(guī)則錄入數(shù)據(jù)后，形成的電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等數(shù)據(jù)與資料，以及為電算化提供運(yùn)行環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件，財(cái)務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容，也是電算化財(cái)務(wù)檔案管理中不可遺漏的基礎(chǔ)內(nèi)容。這無(wú)疑擴(kuò)大了電算化財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)范圍，為管理工作帶來(lái)了一定的難度。

1.2 電算化會(huì)計(jì)檔案需要一定的軟硬件支持

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，人們無(wú)需借助任何技術(shù)手段可以直接看到會(huì)計(jì)信息，而存儲(chǔ)在介質(zhì)上的電算化財(cái)務(wù)檔案必須依靠特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)，通過(guò)授予權(quán)限才能查看。

1.3 電算化財(cái)務(wù)檔案便于數(shù)據(jù)共享

企業(yè)通過(guò)建立內(nèi)部小型局域網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的互查和共享。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，極大地提高了工作效率和服務(wù)能力。

2 目前電算化財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)的管理制度不夠完善

目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。到目前為止，我國(guó)還沒(méi)有形成一個(gè)完整的電算化財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范制度，既沒(méi)有把電算化財(cái)務(wù)檔案管理納入財(cái)務(wù)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理，導(dǎo)致電算化財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)；其次，企業(yè)內(nèi)部管理手段落后，電算化財(cái)務(wù)檔案不光存儲(chǔ)于紙質(zhì)檔案上，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)還高度集中在磁盤光盤介質(zhì)上。存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的檔案資料容易被損壞、污染、拷貝、篡改、遺失、銷毀等，如何做好防潮、防塵、防火、防盜、防過(guò)期、防篡改、防病毒、防失密等方面的安全工作，是電算化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)有待解決的問(wèn)題。

2.2 電算化財(cái)務(wù)檔案的信息安全難以保障

電算化財(cái)務(wù)檔案的信息安全問(wèn)題分為物理?xiàng)l件安全與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全，電算化財(cái)務(wù)檔案的安全管理對(duì)存儲(chǔ)電子檔案信息的庫(kù)房、設(shè)備以及管理人員的工作環(huán)境等都有專業(yè)和特殊的要求。如庫(kù)房的溫度、濕度、防水、防火、防盜能力，有無(wú)監(jiān)控系統(tǒng)；設(shè)備的防盜、防毀、防磁能力，電源的安全等都對(duì)電子檔案信息的安全存在影響。而這些又與企業(yè)自身是否有嚴(yán)格的規(guī)章制度和操作程序是密不可分的。管理人員和利用者之間沒(méi)有嚴(yán)格的操作與技術(shù)規(guī)程約束，應(yīng)急處理預(yù)案的處理能力和管理人員是否具有專業(yè)的管理知識(shí)，這些都直接威脅到電子檔案信息的安全管理。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身存在的安全隱患，如木馬程序、黑客等，他們的不斷出現(xiàn)嚴(yán)重威脅著電子財(cái)務(wù)檔案的信息安全，這些威脅主要是因?yàn)橄到y(tǒng)的非法入侵，檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中會(huì)造成篡改、泄露和破壞等，使得檔案的完整性、機(jī)密性、真實(shí)性受到威脅。

2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)有待提高

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，不僅需要掌握專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需具備會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)基本操作、計(jì)算機(jī)維修養(yǎng)護(hù)、故障排除和相關(guān)應(yīng)用軟件開發(fā)運(yùn)用的能力。而目前財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)管理人才匱乏，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和責(zé)任感不高，容易發(fā)生因人為操作不規(guī)范、使用不恰當(dāng)?shù)仍蛟斐傻呢?cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失與損壞。

3 做好電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作的建議

3.1 完善相關(guān)法律法規(guī)、建立健全企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理制度

在電算化財(cái)務(wù)檔案實(shí)際業(yè)務(wù)不斷發(fā)展變化的時(shí)期，我們應(yīng)當(dāng)圍繞現(xiàn)有電算化財(cái)務(wù)檔案管理的法律法規(guī)，逐步豐富和完善相關(guān)的制度規(guī)范和法律措施。如考慮到電算化財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍是實(shí)行“雙套制”歸檔，還是“雙軌制”歸檔，網(wǎng)絡(luò)上的不法分子惡意入侵電子財(cái)務(wù)檔案，我們?cè)撛鯓幼肪糠韶?zé)任，另外監(jiān)督和檢查工作由哪個(gè)部門管理等等。電算化財(cái)務(wù)檔案的指導(dǎo)性辦法和強(qiáng)制性法律要加以區(qū)分，法律和法規(guī)雙管齊下，從政策措施和實(shí)施細(xì)則入手，陸續(xù)出臺(tái)一些針對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案管理的具體辦法，這樣電子財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)就不是簡(jiǎn)單地局限在理論層面，在可操作性上也有了很大的空間。

就企業(yè)內(nèi)部而言，應(yīng)當(dāng)制定以《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及文件規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理制度，做到制度管人管事，明確崗位和責(zé)任人，不斷建立完善電子財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)制度，如歸檔制度、定期備份制度、保管制度、查閱和復(fù)制登記制度、多用戶分權(quán)限調(diào)用制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責(zé)任制度、磁性介質(zhì)保管制度、移交制度等，通過(guò)完善相應(yīng)的制度最大程度地做好電算化財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

3.2 多策并舉保障電算化財(cái)務(wù)檔案的信息安全

電算化財(cái)務(wù)檔案的物理安全保障應(yīng)著力于基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施、硬件環(huán)境和人為環(huán)境建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施和硬件環(huán)境建設(shè)主要是為了保護(hù)檔案信息的實(shí)體安全，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)和其他環(huán)境事故的破壞，檔案數(shù)據(jù)的“雙套制”歸檔是有效的措施之一。所謂“雙套制”就是將電算化財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成的財(cái)務(wù)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，即同時(shí)制作兩套相同檔案分別保存于兩個(gè)不同的地方。而人為環(huán)境建設(shè)主要是加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和責(zé)任感，落實(shí)制度、積極防御，從思想上充分認(rèn)識(shí)到電子檔案信息安全保障的重要性。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電算化財(cái)務(wù)檔案的信息安全保障主要依靠技術(shù)的不斷升級(jí)，如加密技術(shù)、數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、防火墻等。在這些現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用上，信息加密，是保護(hù)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)數(shù)據(jù)信息和文件的口令以及控制數(shù)據(jù)信息的傳輸，確保數(shù)據(jù)信息不被非法公開。信息認(rèn)證，在利用過(guò)程中進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證接收電子文件的數(shù)字簽名，確保電子文件的完整性和真實(shí)性。信息備份和恢復(fù)是防止信息丟失和失真的補(bǔ)救措施，做到有備無(wú)患從而保證系統(tǒng)安全、完整運(yùn)營(yíng)的高度統(tǒng)籌規(guī)劃。

3.3 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的素養(yǎng)

相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理，電算化財(cái)務(wù)檔案需要的不僅僅是傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)管理模式，還需要精通計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才，對(duì)軟件硬件及管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)。因此，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，針對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)，培養(yǎng)一批有相應(yīng)素質(zhì)的復(fù)合型人才。

各單位還應(yīng)不斷進(jìn)行工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的道德品質(zhì)建設(shè)，這樣才能盡量減少財(cái)務(wù)管理的不確定因素，才能確保電子財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)的安全不受人為因素的威脅。

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