張成舜,吳 鵬,舒忠旭
(四川省達(dá)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院,四川 達(dá)州 635000)
淺談市級(jí)農(nóng)科院的科研檔案與管理
張成舜,吳 鵬,舒忠旭
(四川省達(dá)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院,四川 達(dá)州 635000)
本文闡述了市級(jí)農(nóng)業(yè)科研檔案在促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技持續(xù)創(chuàng)新,支撐區(qū)域農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展,推動(dòng)特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大,豐富國家檔案資源信息等方面作用明顯。市級(jí)農(nóng)業(yè)科研檔案的現(xiàn)狀是工作有所加強(qiáng),重視不夠;檔案信息豐富,有待開發(fā);管理比較完善,還需規(guī)范。通過加強(qiáng)宣傳教育,強(qiáng)化責(zé)任;創(chuàng)新工作方法,管理規(guī)范;注重資源開發(fā),提升內(nèi)涵;搞好日常維護(hù),確保安全等舉措,促進(jìn)市級(jí)農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)的發(fā)展。
農(nóng)科院;科研檔案;管理
地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院、所(以下簡(jiǎn)稱市級(jí)農(nóng)科院)是我國基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)和主要的創(chuàng)新成員。據(jù)報(bào)道,我國現(xiàn)有市級(jí)農(nóng)科院600余所,約占全國農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的55%,因熟悉當(dāng)?shù)刈匀画h(huán)境,了解當(dāng)前生產(chǎn)與農(nóng)民需求,其創(chuàng)新成果實(shí)用,技術(shù)指導(dǎo)有效,已成為我國區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展的中堅(jiān)力量[1]。市級(jí)農(nóng)科院在科研活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等文檔資料(以下簡(jiǎn)稱科研文檔),根據(jù)國家檔案管理規(guī)定,及時(shí)歸檔,規(guī)范整理,妥善保存,長(zhǎng)期累積,形成了數(shù)量較大,種類繁多,信息豐富,獨(dú)具特色的的農(nóng)業(yè)科研檔案,已成為我國農(nóng)業(yè)持續(xù)創(chuàng)新,農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要資源,也是國家科技檔案信息的主要來源。搞好這些農(nóng)業(yè)科技檔案管理,對(duì)于促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長(zhǎng)、社會(huì)文明進(jìn)步、全面建成小康社會(huì)具有重要的意義。
1.1 促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技持續(xù)創(chuàng)新
運(yùn)用已有知識(shí)和成果,成為當(dāng)今創(chuàng)新的主要路徑。農(nóng)業(yè)也不例外,農(nóng)業(yè)試驗(yàn)研究多在自然條件下進(jìn)行,因試驗(yàn)條件變化莫測(cè),田間管理無法絕對(duì)均等,試驗(yàn)季節(jié)性強(qiáng)和周期較長(zhǎng),形成的研究成果區(qū)域性十分明顯。市級(jí)農(nóng)科院分布區(qū)域廣泛,地理?xiàng)l件各異,生態(tài)環(huán)境不同,研究作物較多,在長(zhǎng)期的試驗(yàn)研究中所得到的科技信息,記錄了不同區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展情況,各地農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn),多種作物、品種、栽培技術(shù)等生產(chǎn)效果,探索創(chuàng)新多種試驗(yàn)方法、技巧,積累了諸多經(jīng)驗(yàn)與智慧。這些科技信息,既是市級(jí)農(nóng)科院自身發(fā)展、創(chuàng)新不可缺少的依據(jù),也是其他農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)借鑒、參考與利用的重要科技資源。
1.2 支撐區(qū)域農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展
我國幅員遼闊,地形地貌差異較多,相同成果用于不同區(qū)域,其結(jié)果會(huì)因地而異,甚至“南橘北枳”。市級(jí)農(nóng)科院熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境,了解生產(chǎn)與農(nóng)民需求,其自主創(chuàng)新成果用于當(dāng)?shù)厣a(chǎn)效果明顯;引進(jìn)成果是對(duì)當(dāng)?shù)卦囼?yàn)結(jié)果分析,加以吸收創(chuàng)新或集成創(chuàng)新,既可解決當(dāng)?shù)厣a(chǎn)與農(nóng)民需求,還能提升原創(chuàng)成果的潛在價(jià)值,推動(dòng)農(nóng)業(yè)創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化。因此,市級(jí)農(nóng)科院的農(nóng)業(yè)科研檔案,可為各地農(nóng)業(yè)成果的示范展示、培訓(xùn)指導(dǎo)、推廣應(yīng)用等提供適用、有效的支撐技術(shù),推動(dòng)我國區(qū)域農(nóng)業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
1.3 推動(dòng)特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大
目前人類利用植物約2000種,國家、省級(jí)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)以研究生產(chǎn)面積大、需求量大的糧油作物為主,對(duì)苧麻等小宗作物研究不多或少有涉足。而這些小宗作物在特定區(qū)域種植,因其產(chǎn)量高、品質(zhì)優(yōu)、效益好而成為農(nóng)民增收、消費(fèi)者喜愛的特色作物,而深受地方政府重視。市級(jí)農(nóng)科院以服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)為已任,多將地方優(yōu)勢(shì)明顯作物作為創(chuàng)新重點(diǎn),圍繞生產(chǎn)發(fā)展、產(chǎn)品消費(fèi)與產(chǎn)業(yè)壯大,開展良種選育,良法研制,加工技術(shù)或工藝創(chuàng)新,形成的創(chuàng)新成果,成為特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展的支撐技術(shù),形成的農(nóng)業(yè)科研檔案,既豐富我國植物種質(zhì)資源的研究與創(chuàng)新,又推動(dòng)農(nóng)業(yè)特色產(chǎn)業(yè)的發(fā)展壯大。
1.4 豐富國家檔案資源信息
市級(jí)農(nóng)科院建于上世紀(jì)五六十年代,其前身多從事農(nóng)業(yè)科技工作。因此,保存的農(nóng)業(yè)科研檔案歷史悠久,信息豐富,是研究我國基層農(nóng)業(yè)科技事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要史料;市級(jí)農(nóng)科院每年實(shí)施多個(gè)農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目,形成的科技項(xiàng)目檔案信息,是各級(jí)政府、職能部門,開展項(xiàng)目投資績(jī)效評(píng)價(jià),完善管理辦法,調(diào)整投資方向等重要的真憑實(shí)據(jù);市級(jí)農(nóng)科院以農(nóng)業(yè)試驗(yàn)為主,注重良種選育,技術(shù)創(chuàng)新,成果轉(zhuǎn)化或集成,在成果示范推廣、技術(shù)培訓(xùn)與指導(dǎo)等方面著力較多,與國家級(jí)科研機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)研究、省級(jí)科研機(jī)構(gòu)的應(yīng)用研究,共同構(gòu)成了我國完整的農(nóng)業(yè)創(chuàng)新體系,成為我國農(nóng)業(yè)科研與生產(chǎn)連接的紐帶,農(nóng)業(yè)成果轉(zhuǎn)化“最后一公里”的橋梁。市級(jí)農(nóng)科院的科研檔案成為了國家科技檔案的重要源泉。
2.1 工作有所加強(qiáng),重視不夠
我國市級(jí)農(nóng)科院創(chuàng)建初期,因設(shè)施條件較差,手段落后,內(nèi)容比較單一,科研管理不夠規(guī)范,產(chǎn)生的科研文檔資料不多,科研檔案管理以收集與保存資料為主;“文革”期間,農(nóng)業(yè)試驗(yàn)研究幾乎停止,科研檔案更是無人問津;改革開放后,隨著國家對(duì)檔案工作的逐漸重視,市級(jí)農(nóng)科院加強(qiáng)了科研檔案工作,落實(shí)了管理部門,增加了管理人員,建立了管理制度,對(duì)科研文檔的形成、收集,歸檔,整理,保存與利用等工作逐漸開展,隨著各級(jí)政府、部門對(duì)項(xiàng)目管理的逐漸規(guī)范,農(nóng)業(yè)科研檔案在項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審檢查、驗(yàn)收審定、職稱晉升等方面日益發(fā)揮著重要的憑據(jù)、證明等作用,市級(jí)農(nóng)科院的科研檔案工作正在加強(qiáng)與完善。
但目前仍存在著科研檔案重視不夠,檔案與項(xiàng)目管理脫節(jié),工作經(jīng)費(fèi)不足,設(shè)備簡(jiǎn)陋,“三重三輕”(重申報(bào),輕建檔;重成果,輕積累;重短期,輕長(zhǎng)遠(yuǎn))[4]現(xiàn)象明顯,保密意識(shí)淡薄,文檔不規(guī)范,歸檔不主動(dòng),利用不積極等問題。
2.2 檔案信息豐富,有待開發(fā)
市級(jí)農(nóng)科院從事科研活動(dòng)的時(shí)間短的有幾十年,長(zhǎng)的超過百年,開展的業(yè)務(wù)工作多受國家政策,發(fā)展需要與經(jīng)費(fèi)等因素影響。創(chuàng)建初期,以總結(jié)經(jīng)驗(yàn),生產(chǎn)指導(dǎo),篩選地方良種為主,后來逐漸發(fā)展壯大,形成糧油為主,兼顧其他作物,涉足育種栽培、土壤肥料、病蟲雜草、貯藏加工等多個(gè)領(lǐng)域,原始創(chuàng)新,引進(jìn)消化與集成等創(chuàng)新方式并存。1985年國家實(shí)施科技體制改革,鼓勵(lì)市級(jí)農(nóng)科院向區(qū)域性或?qū)I(yè)性科研機(jī)構(gòu)發(fā)展,許多研究課題被迫削弱或下馬。上世紀(jì)90年代,國家鼓勵(lì)科研單位創(chuàng)收彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足,育種等創(chuàng)收課題受到重視,栽培等公益課題生存困難。進(jìn)入新世紀(jì),國家重視糧食安全,相關(guān)研究課題受到青睞。市級(jí)農(nóng)科院研究課題不斷調(diào)整與變動(dòng),因而產(chǎn)生的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量較大,種類繁多,信息豐富。
但也存在原始資料不完整,示范展示、培訓(xùn)指導(dǎo)、應(yīng)用反饋等信息少,檔案鑒定與開發(fā)不足,檔案信息發(fā)布不及時(shí),利用檔案不充分等現(xiàn)象。
2.3 管理比較完善,還需規(guī)范
經(jīng)過多年發(fā)展,市級(jí)農(nóng)科院科研檔案管理逐漸規(guī)范。建立了管理體系,形成分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,職能部門負(fù)責(zé),檔案人員實(shí)施,課題參與的科研檔案工作機(jī)制,明確相關(guān)人員在科研檔案管理的職責(zé)與任務(wù),多數(shù)單位將項(xiàng)目與檔案管理統(tǒng)籌,確保了檔案管理與項(xiàng)目實(shí)施的同步與協(xié)調(diào)。建立了管理制度,明確規(guī)定文檔形成、歸檔、整理、保存與利用等,科研檔案管理有據(jù)可依。完善了管理?xiàng)l件,落實(shí)辦公室與庫房,安裝了抽濕機(jī)(或空調(diào))、防鼠網(wǎng)、滅火器等,配置了電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印、復(fù)印、傳真等設(shè)備,可正常開展檔案業(yè)務(wù)工作。
同時(shí)也存在科研檔案與項(xiàng)目管理分離,推諉、扯皮等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,“三納入”“四同步”[2]的落實(shí)有時(shí)不到位;有的管理制度不全或不實(shí)用;有的電子文檔管理還未規(guī)范;有的科研檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸、即時(shí)提供、快速查詢、資源共享等尚未采用。
3.1 加強(qiáng)宣傳教育,強(qiáng)化責(zé)任
加強(qiáng)《檔案法》《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》等學(xué)習(xí),增強(qiáng)檔案是國家財(cái)富的意識(shí),保護(hù)檔案為公民的職責(zé);嚴(yán)禁資料造假、私存文檔、信息泄密等違法行為,增強(qiáng)職工的法制觀念;結(jié)合單位實(shí)例,大力宣傳科研檔案對(duì)提升管理、節(jié)省資源、推動(dòng)創(chuàng)新、促進(jìn)發(fā)展的作用與實(shí)效,讓職工真實(shí)感受科研檔案的重要性;加強(qiáng)職業(yè)道德教育,讓職工明白:成果是集體智慧結(jié)晶和個(gè)人成長(zhǎng)憑據(jù),私自留存、遺失毀損科研文檔有損單位和他人權(quán)益,也會(huì)影響個(gè)人晉升,增強(qiáng)職工保護(hù)科研檔案的責(zé)任心。
3.2 創(chuàng)新工作方法,管理規(guī)范
針對(duì)農(nóng)業(yè)科研周期較長(zhǎng)、內(nèi)容廣泛、業(yè)務(wù)交叉、資源有限等特點(diǎn),市級(jí)農(nóng)科院要不斷創(chuàng)新科研檔案管理。更新管理制度,如完善電子文檔的規(guī)范管理,確保電子信息的真實(shí)、有效、安全與利用;完善科研文檔移交、信息登記制度,確??蒲匈Y料的齊全與完整。實(shí)行目標(biāo)管理,量化各方任務(wù),簽訂目標(biāo)責(zé)任書,考核管理績(jī)效,與部門或個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)、晉升等掛鉤,獎(jiǎng)勤罰懶。開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),規(guī)定科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容,采集原始信息標(biāo)準(zhǔn),形成文檔格式,統(tǒng)一信息儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)換與加密等,為科研檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。增強(qiáng)管理活力,利用現(xiàn)代傳媒,發(fā)布年度目標(biāo),建檔內(nèi)容,歸檔進(jìn)度,違規(guī)事例,建議建言等信息,提升檔案管理的透明度與公信力。改善工作條件,不斷更新設(shè)施設(shè)備,將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案的整理、分類、檢索與貯存,以及信息收集、傳輸、發(fā)布、查詢和共享,主動(dòng)為政府決策,部門管理,項(xiàng)目申報(bào),生產(chǎn)發(fā)展等提供有益的檔案服務(wù)。
3.3 注重資源開發(fā),提升內(nèi)涵
鑒定科研文檔,整理檔案前按照檔案管理要求,組織課題或?qū)<艺J(rèn)真鑒定歸檔資料,剔除重復(fù)、零碎、無用等資料,保留內(nèi)容齊全完整,信息真實(shí)有效,符合檔案要求的資料給予保存,避免無效資料占用庫存資源,提高科研檔案質(zhì)量;開發(fā)檔案資源,應(yīng)用新的原理、方法或手段,分析研究多年檔案資料,形成新的成果,服務(wù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與科研。如將多年土壤養(yǎng)分的對(duì)比結(jié)果指導(dǎo)作物施肥;通過對(duì)作物多年雜種表現(xiàn)情況的分析研究,可找出親本與組合優(yōu)勢(shì)的相關(guān)性,用以指導(dǎo)親本組配,提高良種的中選率等,以提升科研檔案潛在價(jià)值。利用檔案資料,編寫項(xiàng)目綜述、成果簡(jiǎn)介、報(bào)告述評(píng)、論文著作等,介紹最新成果,宣傳創(chuàng)新工作,發(fā)布有效的檔案信息,推動(dòng)成果轉(zhuǎn)化,增強(qiáng)檔案的吸引力。
3.4 搞好日常維護(hù),確保安全
保證信息安全,是科研檔案管理的核心。經(jīng)常檢查檔案庫房、配套設(shè)施及周邊環(huán)境的安全情況,及時(shí)消除安全隱患,采取切實(shí)有效的措施,防止潮濕、鼠害蟲害及其他因素?fù)p毀檔案,確保檔案實(shí)物安全;對(duì)重要檔案、安全穩(wěn)定性較差的資料,可采取復(fù)制(如打印、拷貝、掃描、復(fù)印等)、異地備份、專柜保存等措施,防止意外事故發(fā)生而影響檔案信息失真;注重涉密信息管理,完善涉密檔案分級(jí)、解密,信息傳遞、披露與利用等審批或查閱程序,通過密封、加密、專貯、限制使用等措施,降低核心技術(shù)、重要資源、前沿研究等重要信息的泄密風(fēng)險(xiǎn),有效保護(hù)單位核心利益和主創(chuàng)人員的勞動(dòng)成果。
[1]蔡金華,劉照亭,王敬根,等.地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研單位的地位與機(jī)制創(chuàng)新[J].山東農(nóng)業(yè)干部管理學(xué)院學(xué)報(bào),2009,23(5):53-54.
[2]梅盈潔,邱俊榮.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研科研檔案管理提高農(nóng)業(yè)科研管理水平[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2011,30(2):14-17.
[3]鞏文紅,仇貴生.農(nóng)業(yè)科技科研檔案與現(xiàn)代農(nóng)業(yè)[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2008,27(3):52-54.