文/丁曉陽

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動(dòng)發(fā)展

(一)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存背景

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的信息記錄方式，在檔案的記錄過程中其以紙張作為載體，具有信息與載體的依附性、存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性等多個(gè)方面的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案早在我國東漢年間就有出現(xiàn)，其在一定程度上代表了我國檔案發(fā)展的悠久歷史，在信息記錄與傳遞上發(fā)揮著不可忽視的重要作用。而電子檔案是在電子信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下逐步形成的，這種檔案在信息的記錄上多是以光盤、U盤等特定的介質(zhì)作為載體，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在儲(chǔ)存方式與內(nèi)容、信息量上更加豐富，不僅節(jié)約了紙質(zhì)資源，同時(shí)還有利于后期的管理與運(yùn)用，具有紙質(zhì)檔案所不可取代的優(yōu)勢與特點(diǎn)。因此，在當(dāng)今時(shí)代背景下，越來越多的組織、個(gè)人都傾向于使用電子檔案，這在一定程度上預(yù)示著紙質(zhì)檔案的淘汰。

但是在檔案行業(yè)發(fā)展、檔案管理工作開展的過程中，紙質(zhì)檔案與電子檔案依然處于一個(gè)并存的狀態(tài)。由于兩種類型的檔案在屬性與特點(diǎn)上的不同，也決定了兩者會(huì)處于一個(gè)相互依存的體系之中，既相互兼容，同時(shí)更處于一種協(xié)調(diào)推進(jìn)的狀態(tài)之中。另外，在檔案管理工作中，不僅要加強(qiáng)對電子檔案的管理，同時(shí)更應(yīng)該注重對于紙質(zhì)檔案的保存，紙質(zhì)檔案上往往記載著更為悠久與值得借鑒的信息資料。

(二)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動(dòng)發(fā)展

在當(dāng)前社會(huì)，我們既應(yīng)該鼓勵(lì)電子檔案的運(yùn)用與管理，利用其在信息處理、服務(wù)、利用等多個(gè)方面的優(yōu)勢。同時(shí)還應(yīng)該看到電子檔案在真實(shí)性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷，在充分認(rèn)知的同時(shí)，鼓勵(lì)并且推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動(dòng)發(fā)展。

為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的開發(fā)與利用，積極做好管理等相關(guān)工作，盡全力推動(dòng)電子檔案、紙質(zhì)檔案的共存共榮與優(yōu)勢互補(bǔ)，這樣才能進(jìn)一步提高我國檔案事業(yè)發(fā)展的水平與檔案運(yùn)用的價(jià)值。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同管理建議

電子檔案與紙質(zhì)檔案的活動(dòng)發(fā)展不能脫離有效的管理模式、管理對策與方法。對此，可以在采取“雙套制”管理模式的基礎(chǔ)上，建立合理且針對的管理機(jī)制，全面推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理工作的有序開展。

(一)推動(dòng)“雙套制”管理模式的實(shí)行

“雙套制”管理模式指的是對電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)施同時(shí)性的提交、保存與歸檔工作。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在、互動(dòng)發(fā)展的現(xiàn)階段，“雙套制”的運(yùn)用提高了對這兩種檔案在管理上的重視程度，以公平公正的態(tài)度與方法，在結(jié)合檔案自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上構(gòu)建了具有針對性、實(shí)用性的管理系統(tǒng)，有利于開展分別操作與保管、利用等活動(dòng)。

在實(shí)施“雙套制”的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效銜接，構(gòu)建較為暢通的渠道實(shí)現(xiàn)不同類型檔案的靈活轉(zhuǎn)換，使得電子檔案中一些需要長期保存與維護(hù)歸檔的檔案能夠從“電子”活躍到“紙上”；也使得紙質(zhì)檔案中一些利用頻率較高、共享需求較為強(qiáng)烈的內(nèi)容能夠移植到“電子”平臺上。

(二)對檔案保管的設(shè)施進(jìn)行全面改進(jìn)與調(diào)整

在紙質(zhì)檔案與電子檔案保存、管理的過程中，保存管理?xiàng)l件與設(shè)施的優(yōu)化直接影響到了兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質(zhì)檔案、電子檔案的載體、特點(diǎn)等多個(gè)方面的性質(zhì)都有著明顯的差異，也應(yīng)該對原有的設(shè)施進(jìn)行全方面的優(yōu)化與改進(jìn)，這樣才能保證共存、互動(dòng)發(fā)展的整體水平。

例如對于紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該將“件”作為基礎(chǔ)管理單位，認(rèn)識到其在信息量上、總體數(shù)量等方面的特點(diǎn)，重點(diǎn)解決紙質(zhì)檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況；對于電子檔案的管理則應(yīng)該認(rèn)識到其一般是由光盤、云空間、U盤等介質(zhì)為主，需要存放的空間較小，但是需要保證設(shè)備的安全性，提高技術(shù)力量。

(三)建立混合文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成管理功能

混合文件管理系統(tǒng)是一種融合了紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存管理與電子檔案儲(chǔ)存管理的系統(tǒng)，對于發(fā)揮集成化的管理功能具有重要意義。在當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、互動(dòng)的背景下，應(yīng)通過混合文件管理系統(tǒng)的建立、統(tǒng)一分配標(biāo)準(zhǔn)的確定等來保證電子檔案、紙質(zhì)檔案之間的協(xié)調(diào)互動(dòng)。

對此，對于電子檔案與紙質(zhì)檔案(同一份文件)可以采取相同的檔案號與題名，并且在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行較為周詳?shù)挠涗?，這樣才有利于后期的搜索與運(yùn)用。在構(gòu)建系統(tǒng)的基礎(chǔ)上還應(yīng)該構(gòu)建集成服務(wù)平臺，根據(jù)用戶的不同需求來提高文件管理的效果，并建立紙質(zhì)檔案與電子檔案信息積聚的綜合服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)一體化的服務(wù)，提高對紙質(zhì)檔案、電子檔案的綜合運(yùn)用效果。

三、結(jié)論

在今后相當(dāng)長的一段時(shí)間之內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)長期共存、互動(dòng)發(fā)展，這是由兩種檔案的特點(diǎn)與優(yōu)劣勢決定。在開展檔案管理工作的過程中，必須要針對性地開展管理工作，在構(gòu)建機(jī)制、確定模式的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)兩種檔案的長期共存與有效運(yùn)用。

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