扈婧婧

食品安全關系到廣大人民群眾的身體健康和生命安全，關系到經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定，關系到政府和國家的形象，食品安全與人民生命財產(chǎn)息息相關。食品稽查檔案電子化管理，可以充分利用食品稽查檔案在食品稽查、網(wǎng)絡監(jiān)控、信用評價等方面的作用，完善食品稽查檔案規(guī)范化管理，對食品行業(yè)進行有效監(jiān)管，保證食品安全、保障人們身體健康。

一、食品稽查業(yè)務檔案電子化管理的意義

食品稽查檔案是食品生產(chǎn)、銷售、轉(zhuǎn)運、儲存等環(huán)節(jié)監(jiān)管的客觀記錄，是食品稽查行業(yè)領導決策、制定監(jiān)管措施、市場反應、問題處理等過程的歷史記載。也是食品稽查工作的一個重要組成部分。食品稽查業(yè)務檔案電子化管理是實現(xiàn)食品稽查工作科學化、規(guī)范化、信息化管理的基礎，也是開發(fā)檔案信息資源、提高檔案利用效率、監(jiān)控雙方行為、考核稽查質(zhì)量的重要手段。

食品稽查電子檔案是指在食品監(jiān)督稽查過程中形成的各種信息資料，經(jīng)掃描儀、采集卡等電子設備，通過數(shù)字化處理，存儲于計算機數(shù)據(jù)庫中的電子檔案信息。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡以及相應的管理軟件，對食品稽查電子檔案進行分類、編目、歸檔，實現(xiàn)稽查檔案資料電子數(shù)據(jù)的高密度存儲、快速傳輸和無地域、無時限資源共享以及查詢利用。食品稽查電子檔案內(nèi)容包括基礎管理類、統(tǒng)計報表類、稽查文書類、風險級別類、其它類等，基本涵蓋了稽查工作的全過程。

食品稽查電子檔案的優(yōu)勢首先是檢索利用方便。電子化的食品稽查檔案可以通過網(wǎng)絡覆蓋下的任何一臺計算機經(jīng)過合理授權，只需輸入密碼即可對食品生產(chǎn)銷售企業(yè)的日常監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量、進貨渠道、庫存下架、使用、繳銷等情況進行查詢和統(tǒng)計。其次，檔案信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，食品稽查電子檔案使用高科技材料制成的光盤、磁盤等介質(zhì)作為儲存載體，節(jié)能環(huán)保、使用壽命長，而且可以重復使用，解決了傳統(tǒng)實體檔案管理中容易損毀的問題。食品稽查電子檔案存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上，占用的空間小，操作簡單，節(jié)省資源。第三，可以實現(xiàn)檔案資源的共享。傳統(tǒng)的食品稽查檔案管理模式中，食品稽查單位和部門之間的信息無法做到及時交流和共享，造成資源浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡的發(fā)展，人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網(wǎng)絡傳輸檔案信息資源，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，這就為食品稽查電子檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享成為現(xiàn)實。食品稽查單位之間可以通過網(wǎng)絡進行有關稽查業(yè)務檔案的查找、利用，食品稽查單位內(nèi)部各部門之間也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)部門之間、上下級之間的稽查業(yè)務信息溝通、交流與共享。第四，食品稽查電子檔案的網(wǎng)絡傳輸。避免了傳統(tǒng)食品稽查檔案靠人力傳送，省時省力，而且也提高了檔案傳送過程中的安全性。

二.食品稽查業(yè)務檔案電子化存在的問題

首先，食品稽查檔案的電子化管理標準不統(tǒng)一。隨著食品稽查部門檔案管理信息化的廣泛開展，許多食品稽查單位都在添加檔案信息化設備和相應管理軟件。由于沒有一個統(tǒng)一的食品稽查檔案電子化標準，所以各個食品稽查單位在電子檔案的收集、整理、歸檔標準方面，處于各自為政、各行其是的狀態(tài)。因此，建立一套科學、嚴謹?shù)氖称坊闄n案電子化管理體系標準是十分緊迫的問題。

第二，食品稽查檔案管理電子化過程中的安全問題。首先，由于電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，不能像紙質(zhì)檔案那樣可以通過文件的一些表面特征來判斷檔案的原始性，這樣，食品稽查電子檔案真實性就難以得到保障。其次，在檔案管理網(wǎng)絡化的發(fā)展過程中，電子檔案的安全性問題日益突出。網(wǎng)絡黑客、病毒的入侵造成電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯他人的合法權益。這些問題都對食品稽查電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

第三，食品稽查電子檔案管理對檔案管理人員素質(zhì)提出了更高要求。檔案管理人員既要懂得紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法，還要能夠熟練使用計算機等信息化設備和一些檔案管理軟件。

第四，食品稽查單位各自使用的稽查業(yè)務電子文件不兼容問題。由于各食品稽查單位使用不同系統(tǒng)、不同格式的稽查電子檔案，這就導致電子文件難以轉(zhuǎn)換、不兼容的問題產(chǎn)生，使食品稽查檔案信息資源共享受到影響

三、食品稽查業(yè)務檔案電子化管理對策

在全系統(tǒng)建立統(tǒng)一的食品稽查業(yè)務檔案電子化管理應做好以下幾項工作。一是搭建一體化管理平臺。食品稽查業(yè)務檔案電子管理是一項系統(tǒng)工程，要建立統(tǒng)一的食品稽查檔案電子化管理系統(tǒng)和電子認證服務系統(tǒng)，升級改造稽查業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，按照國家標準和業(yè)務管理規(guī)范，實現(xiàn)網(wǎng)上傳送相關業(yè)務信息資料，并進行分項歸類，明確每項業(yè)務的申報流程，并在檔案電子化管理系統(tǒng)中進行標記固化；二是建立業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)稽查業(yè)務檔案材料全部電子掃描，在稽查工作過程中同步完成電子檔案的收集、整理、立卷、電子掃描等工作，做到收檔同步立卷，掃描同步糾錯，保證稽查檔案的準確和完整，實現(xiàn)單位、上下級、部門之間共享食品稽查檔案信息資源；三是創(chuàng)新稽查業(yè)務檔案電子化管理模式。進一步優(yōu)化升級管理服務系統(tǒng)，實現(xiàn)基于帶有PDF簽名和時間戳功能的電子認證服務系統(tǒng)，以數(shù)字證書和電子印章取代傳統(tǒng)印章，保障食品稽查電子檔案的安全；四是對食品生產(chǎn)銷售企業(yè)的證照、普查情況、日常和專項檢查記錄、監(jiān)督檢查記錄、現(xiàn)場監(jiān)督檢查記述、產(chǎn)品原料和添加劑使用情況、工藝流程、廠區(qū)環(huán)境、產(chǎn)品照片及標簽等信息，通過網(wǎng)上系統(tǒng)填報業(yè)務數(shù)據(jù)和上傳相關材料直接生成符合電子文件管理要求的PDF版式文件，然后對電子材料進行業(yè)務審核，審核通過后直接存入電子檔案系統(tǒng)，不再經(jīng)紙質(zhì)檔案材料的掃描形成電子檔案。

（作者單位：衡水市食品和市場監(jiān)督管理局稽查局）