袁曉燕

科學(xué)開發(fā)與利用檔案，既是保證河北省天然氣有限公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的經(jīng)常性工作，也是服務(wù)公司大局，實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展 重大突破不可或缺的重要工作。 現(xiàn)就筆者曾就職的省天然氣公司檔案室科學(xué)利用檔案助力新天綠色能源公司成功上市實(shí)例做一介紹。

一、檔案在公司上市中起到的作用

2010年10月13日，新天綠色能源公司在香港聯(lián)合交易有限公司（港交所）主板成功上市，成為河北省首家在港上市的國(guó)有企業(yè)，省建投集團(tuán)第二家控股上市公司，這是公司發(fā)展史上具有里程碑意義的一件大事。時(shí)任省委常委、常務(wù)副省長(zhǎng)的趙勇同志專程赴港參加掛牌儀式，新天綠色能源公司副總裁兼執(zhí)行董事、省天然氣公司總經(jīng)理高慶余出席了儀式。兩年多來(lái)，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)這一重大發(fā)展目標(biāo)，省天然氣公司領(lǐng)導(dǎo)高屋建瓴、運(yùn)籌帷幄，全體員工戮力同心、竭誠(chéng)奉獻(xiàn)，公司上下為此付出了不少辛勞和汗水。這之中，檔案的科學(xué)開發(fā)利用雖然只是公司上市總體工作中一個(gè)并不耀眼的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，但卻在上市工作全局中發(fā)揮了不可替代的重要作用。

新天公司在港交所上市，是一項(xiàng)極其龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程。從2009年2 月省天然氣公司著手準(zhǔn)備上市工作起，檔案室即保持了隨時(shí)跟進(jìn)，全方位、全時(shí)段搞好檔案服務(wù)的狀態(tài)。截至公司成功上市之日，一年多時(shí)間里，省天然氣公司各有關(guān)部門共有36人次在檔案室借閱和查閱文書檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等3068件；辦理各種證件140本，其中土地證28本、房產(chǎn)證29本、出讓合同證29本、建設(shè)用地許可證12本、工程許可證20本、項(xiàng)目備案證6本、體系認(rèn)證16本。檔案室還順利保障了工商、稅務(wù)等部門的上市審計(jì)、稽查和資產(chǎn)評(píng)估，以及省國(guó)資委、省建投集團(tuán)、港華集團(tuán)進(jìn)行公司績(jī)效考核等對(duì)檔案工作的需求。準(zhǔn)備上市期間，為了保證各部門能夠及時(shí)借閱或查閱到相關(guān)檔案，復(fù)印有關(guān)資料，檔案管理人員經(jīng)常加班加點(diǎn)，做到隨叫隨到，從不講任何條件和價(jià)錢。按照自己的崗位職責(zé)，以應(yīng)有的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量，較好服務(wù)和保障了公司上市工作，贏得了大家的肯定和好評(píng)。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化

檔案室之所以能夠在新天公司在港上市這一重大工作中，較好保證了對(duì)檔案工作的各種需求，主要有以下幾個(gè)方面的原因。

1.檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。近年來(lái)，按照省檔案局有關(guān)規(guī)定和要求，省天然氣公司在檔案室基礎(chǔ)建設(shè)方面下了很大力量。在硬件設(shè)施方面，先后投資近10萬(wàn)元用于改善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施條件，安裝了檔案密集架、防光窗簾，購(gòu)置了重要證件保密柜，增配了專用電腦，使檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施條件有了較大提升。在軟件設(shè)施方面，利用科怡軟件檔案管理系統(tǒng)，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。將公司14754件文書檔案、1466卷（14329件）工程檔案、3172冊(cè)會(huì)計(jì)檔案、276盒音像檔案、487張照片檔案、95件實(shí)物檔案全部錄入科怡軟件系統(tǒng)，有效提高了檔案查找的速度和準(zhǔn)確性。

2.檔案收集及時(shí)完整，分類歸檔合理規(guī)范化是前提。制定和完善了各門類、各部門檔案保管范圍及保管期限表；編制了檔案分類大綱、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案全宗介紹、大事記、組織沿革、各門類檔案檢索目錄等。使各門類檔案立卷、歸檔、鑒定、保管、利用等工作有章可循。堅(jiān)持每年對(duì)各部門、各分、子公司兼職檔案管理人員進(jìn)行一次集中有針對(duì)性的培訓(xùn)，內(nèi)容包括文書、會(huì)計(jì)、工程、聲像等檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。通過培訓(xùn)，提高了兼職檔案人員檔案管理業(yè)務(wù)水平。

3.檔案管理制度化是核心。健全各項(xiàng)管理制度，先后制定和完善了《檔案保密制度》《檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度》《立卷歸檔制度》《檔案查閱、借閱制度》《檔案復(fù)印管理制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等各項(xiàng)制度，以上制度已匯編成公司三級(jí)文件。根據(jù)國(guó)家檔案局10號(hào)令精神，重新修訂了公司和各部門文書檔案歸檔范圍及保管期限，輯印了檔案管理制度匯編。這些制度規(guī)范符合檔案管理要求，在實(shí)際工作中得到了較好貫徹落實(shí)，并在實(shí)踐中收到明顯效果。在2008年檔案目標(biāo)管理達(dá)省三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過努力，2009年又實(shí)現(xiàn)了升省二級(jí)檔案目標(biāo)管理先進(jìn)單位。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)是關(guān)鍵。在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視下，檔案管理人員努力學(xué)習(xí)，自覺做到政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、服務(wù)好。政治強(qiáng)，具體表現(xiàn)為強(qiáng)烈的大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)；業(yè)務(wù)精，具體表現(xiàn)為愛崗敬業(yè)、精通本職、快速準(zhǔn)確；服務(wù)好，具體表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)滿意、服務(wù)對(duì)象滿意、上級(jí)主管部門滿意。多年來(lái)，我們就是按照這樣的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求、不斷提高、落實(shí)行動(dòng)的。

三、新天公司成功上市后對(duì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

省天然氣公司卷帙浩繁的檔案，幾乎每天都在默默無(wú)聞地為公司的業(yè)務(wù)建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展發(fā)揮著服務(wù)保障作用。利用檔案服務(wù)公司在港成功上市，只是檔案服務(wù)于公司建設(shè)的一個(gè)典型案例。這個(gè)案例也給了我們?cè)S多有益的啟示：

1.必須高度重視檔案工作。檔案是公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基本依據(jù)和主要參考，檔案工作與公司的建設(shè)與發(fā)展密不可分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益、開展科技創(chuàng)新、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、發(fā)展企業(yè)文化等，都具有非常重要的作用。雖然在通常情況下，檔案工作并不處于公司發(fā)展與創(chuàng)新的中心工作位置，但公司的發(fā)展與創(chuàng)新絕對(duì)離不開檔案工作的強(qiáng)有力支持。這次新天公司在港上市的成功實(shí)踐就生動(dòng)地證明了這個(gè)道理。重視檔案工作，其實(shí)就是重視公司的歷史，就是珍惜公司的今天，就是創(chuàng)造公司的未來(lái)。

2.必須高度重視檔案的開發(fā)利用?？茖W(xué)開發(fā)與利用檔案，是企業(yè)須臾不可離開的一項(xiàng)重要工作。省天然氣公司作為新天公司上市能源企業(yè)中的一個(gè)版塊，其高度集約的規(guī)范化管理方式，決定了檔案利用具有查閱頻繁、批量大、任務(wù)急、要求高的特點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，公司十分重視提高檔案的利用價(jià)值，利用檔案網(wǎng)絡(luò)檢索工具，較好解決了公司運(yùn)營(yíng)中遇到的許多矛盾與糾紛。隨著公司的不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)的不斷拓展，檔案利用在公司中的作用將愈益凸顯，檔案利用的價(jià)值將與日俱增。

3.必須高度重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是搞好檔案管理、提高檔案服務(wù)質(zhì)量的決定性因素。要按照政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、服務(wù)好的基本要求，全面培養(yǎng)提高檔案管理人員的素質(zhì)。除此之外，新時(shí)期檔案管理人員還應(yīng)具備三項(xiàng)基本技能，即操作技能、管理技能和信息開發(fā)技能。操作技能就是將攝像、微縮、刻錄、拍攝、掃描等現(xiàn)代管理手段，運(yùn)用于檔案管理工作之中，借以提高檔案管理與利用的強(qiáng)度和水平；管理技能就是熟練掌握檔案的收集、分類、歸檔、立卷、編目、標(biāo)引、查閱，以及檔案的鑒定與保護(hù)等技能；信息開發(fā)技能就是努力創(chuàng)造有利條件，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，開展對(duì)檔案資料的綜合分析與深度研究，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地開發(fā)檔案信息資源，更好地服務(wù)于企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。

（作者單位：新天綠色能源股份有限公司）