石廣麗+馬曉晨

摘 要：本文首先分析了電子文件的特點(diǎn)，然后分析了電子文件管理的現(xiàn)狀，最后分析了電子文檔的保護(hù)方法：電子文件的安全保護(hù)刻不容緩控制電子文件操作者的權(quán)限 ；建立健全制度；保證電子文件的真實(shí)性 ；加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化提供人才保證 ；制定規(guī)范制度。

關(guān)鍵詞：電子文檔；問題；對策；

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是信息社會(huì)的主要標(biāo)志，也是促成當(dāng)代社會(huì)巨大變化的主要推動(dòng)力。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公無紙化已經(jīng)成為各個(gè)部門辦公現(xiàn)代化的主要特征，并在不斷的發(fā)展和普及。面對信息化快速推進(jìn)和安全環(huán)境日趨嚴(yán)峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運(yùn)作的情況下，提高對電子文檔的保護(hù)能力，仍是一個(gè)亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從電子文檔安全管理的認(rèn)識(shí)層面探討電子文檔的安全管理措施。

一、電子文件的特點(diǎn)

1.現(xiàn)在的電子文件已經(jīng)得到了迅猛的發(fā)展，已經(jīng)不再是以前的紙質(zhì)文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備來進(jìn)行閱讀的；現(xiàn)代辦公設(shè)備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時(shí)間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質(zhì)文件那樣，處理起來很麻煩。

2.目前電子文件、辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用就出現(xiàn)了無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。

二、電子文件管理的現(xiàn)狀

電子文檔形式多樣、容量大、體積小， 不僅有便于信息共享和易于復(fù)制的優(yōu)點(diǎn)， 而且可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳 輸。與紙質(zhì)文件相比，電子文檔有著許多 新的特點(diǎn)，主要包括信息的非人工識(shí)讀 性、對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、信息與特定 載體的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度洼、 信息的易變性、多種信息媒體的集成性以 及信息的可操作性等。

近年來，電子文檔呈幾何倍數(shù)增長， 各種信息資源數(shù)量劇增。由于檔案信息化 建設(shè)步伐滯后，加之電子文檔存在內(nèi)容的 易修改性、對外部環(huán)境和硬件條件的高度 依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理 缺乏規(guī)范性，主要是沒有明確的歸檔方 式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間等，致使當(dāng)前電子文檔管理面臨的問題日益突 出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存 和查找?guī)硪欢ɡщy，也增加了電子文檔 規(guī)范化管理的緊迫性和復(fù)雜性。妥善解決 電子文檔保存的真實(shí)性問題、電子文檔管 理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性 問題和電子文檔利用的開放性問題是電 子文檔管理的當(dāng)務(wù)之急。

三、電子文檔的保護(hù)方法

（一）電子文件的安全保護(hù)刻不容緩控制電子文件操作者的權(quán)限

防止不相關(guān)人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問。保管電子文件的計(jì) 算機(jī)由專管人員負(fù)責(zé)雙重密碼，設(shè)置開機(jī)和系統(tǒng)兩級密碼。非網(wǎng)絡(luò)傳 播病毒一般是通過軟盤和光盤傳播的，所以我們應(yīng)安裝病毒卡及防 火墻。及時(shí)升級、定期檢查。不預(yù)覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。

（二）建立健全制度

加強(qiáng)人員培訓(xùn)加強(qiáng)制度建設(shè)是保證電子文件真實(shí)性、完整性的 有效手段。單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔已到了勢在必行、迫 在眉睫的關(guān)鍵時(shí)刻。要建立健全機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位實(shí)際情況。制定崗 位職責(zé)制和電子文件歸檔的各類規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。使電子文件 的起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子 文件有時(shí)往往跨越多個(gè)部門。要加強(qiáng)各級各類檔案人員、各部門文件 保管人員的繼續(xù)教育，提高技術(shù)素質(zhì)和職業(yè)道德教育，電子文件管理 部門要適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作 序。還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，保證歸檔文件質(zhì)量。

（三）保證電子文件的真實(shí)性

電子文件形成后因載體和格式的轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形 式，如果沒有相關(guān)信息可以證明文件內(nèi)容沒有發(fā)生變化，它的真實(shí)性 就無從確認(rèn)。因?yàn)楦櫽涗浘哂性夹??？梢詾殡娮游募恼鎸?shí)性 提供可靠的依據(jù)。所以必須從電子文件生成過程中每個(gè)環(huán)節(jié)開始嚴(yán) 密監(jiān)管。對各項(xiàng)操作全過程進(jìn)行跟蹤記錄。對每份文件的修改、存儲(chǔ)、傳送各項(xiàng)操作進(jìn)行實(shí)時(shí)登記。以密碼的形式存儲(chǔ)并設(shè)立防刪改措施。

電子文件與紙質(zhì)文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專用軟 件也應(yīng)一并歸檔。形成內(nèi)容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定 稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續(xù)。歸檔時(shí)， 使用不同的編目方法和存貯裝具。同時(shí)，在電子文件歸檔目錄”備注” 項(xiàng)中注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化提供人才保證

現(xiàn)在的檔案管理已逐步由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案與電子檔案共 存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)知 識(shí)，包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備維護(hù)知識(shí)等。一方面檔案人員為適應(yīng)信息化要求而主動(dòng)地學(xué)習(xí)；另一方面 通過有計(jì)劃的培訓(xùn)，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識(shí)，又懂得信息技術(shù)管理的復(fù)合型人才。

（五） 制定規(guī)范制度

各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工 作納入部門兼職檔案人員的年度考核范圍內(nèi)，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規(guī)可依，只有執(zhí) 行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的 方向發(fā)展。

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