李秋潔

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 干部人事檔案管理是我們每個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要管理工作，針對(duì)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)中需要注意的一些重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行探究，為干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞 干部人事檔案管理 數(shù)字化 信息系統(tǒng)建設(shè)

一、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀

干部人事檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)都是依靠手工作業(yè)，近年來(lái)雖運(yùn)用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密要求，通用性相對(duì)較差，造成其數(shù)字化程度相對(duì)其他領(lǐng)域和行業(yè)相對(duì)落后。

1.干部人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)滯后，通用性差。由于干部人事檔案管理側(cè)重于通用性信息的使用和管理，對(duì)干部人事檔案的查閱使用相對(duì)薄弱，加之各級(jí)、各地、各部門(mén)對(duì)檔案的需求各異。干部人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互通，造成規(guī)范、通用管理軟件開(kāi)發(fā)落后，制約了數(shù)字化進(jìn)程。

2.干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低。干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，干部人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，干部人事檔案管理尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一地區(qū)、部門(mén)或某系統(tǒng)，全面實(shí)施困難較大，制約了數(shù)字化建設(shè)。

3.干部人事檔案管理的方式相對(duì)落后。干部人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)尚未從數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展進(jìn)行考慮，越來(lái)越多的“文件資料”是硬盤(pán)和光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)干部人事檔案數(shù)字化的要求。

4.干部人事檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。進(jìn)行數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多單位和部門(mén)缺乏高素質(zhì)人才，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才就更加奇缺。

二、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

1.干部人事檔案管理數(shù)字化是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，成熟有效的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)惠及到經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)已成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略，新型的組織人事工作需要數(shù)字化技術(shù)的支撐，用新型的數(shù)字化手段做好新時(shí)期的組織人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)既是新時(shí)期組織人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

2.干部人事檔案管理數(shù)字化是干部信息規(guī)范化的客觀需要。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事信息，事實(shí)上造成了各地區(qū)、各部門(mén)對(duì)干部人事信息的分散、分隔，信息形式不規(guī)范，信息形成的流程不科學(xué)，信息內(nèi)容不全面，不能滿足單位、部門(mén)對(duì)人員個(gè)體微觀管理和對(duì)人員群體宏觀管理的需要。

3.干部人事檔案管理數(shù)字化是積極推廣和使用現(xiàn)代化辦公手段的需要。隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代的辦公設(shè)備已成為每個(gè)組織人事干部的必備用品，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，運(yùn)用先進(jìn)的辦公手段，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，必須建立一套現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

三、干部檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

1.要采用規(guī)范、統(tǒng)一的應(yīng)用軟件。最好選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式，減少不必要的轉(zhuǎn)換，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以確保信息共享和上下互通。

2.要用領(lǐng)先技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)。建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，在建立干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，最好采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，不要采用簡(jiǎn)單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以滿足在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下的信息調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)需要。要注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，采用高清晰度掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質(zhì)量。數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)還要預(yù)先考慮利用Internet與上級(jí)組織人事部門(mén)的連接，滿足各類應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的技術(shù)要求。

3.要重視數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善。要根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金多少、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模排定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。一是擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開(kāi)發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。二是進(jìn)行各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化、制度化的信息報(bào)送、錄入規(guī)范，豐富信息資源庫(kù)內(nèi)容。三是在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善、改進(jìn)和提高，收集整理運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，召開(kāi)專家研討會(huì)，集思廣益提出改進(jìn)方案，提高信息系統(tǒng)使用水平。四是加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上推廣成功經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大系統(tǒng)覆蓋面。

4.要突出多部門(mén)、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)。干部檔案信息外圍涉及到上級(jí)主管部門(mén)、眾多基層單位、橫向條線部門(mén)，內(nèi)部涉及到干部管理的多個(gè)職能部門(mén)，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計(jì)等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門(mén)協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級(jí)、各部門(mén)的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)統(tǒng)一的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信息使用者的實(shí)際操作能力，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。