蔡麗琴

摘 要：干部檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展和推進(jìn)干部管理工作改革創(chuàng)新的需要。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：U691 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006—7973（2017）02-0021-03

干部人事檔案工作是組織人事部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，是選拔任用干部的重要基礎(chǔ)。干部檔案信息化建設(shè)是干部檔案工作在信息化時(shí)代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。為更好地為干部人事工作提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期干部人事檔案信息化建設(shè)，我們圍繞干部人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行了深入研究和認(rèn)真思考。

1 充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢(xún)更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的作用。

1.1 干部人事檔案信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)干部管理規(guī)范化

干部管理規(guī)范化建設(shè)要求組織部門(mén)在干部管理中堅(jiān)持公正、公開(kāi)、公認(rèn)的原則，嚴(yán)格依法按章辦事，不搞親疏有別、不劃個(gè)人小圈子，把群眾公認(rèn)作為干部管理尤其是干部選撥任用的重要標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確真實(shí)地公開(kāi)任前領(lǐng)導(dǎo)干部的基本信息，將干部管理工作置于有效的監(jiān)督之下。干部人事檔案信息化有利于干部信息的準(zhǔn)確利用。任前，準(zhǔn)確公示擬任領(lǐng)導(dǎo)干部的基本信息；任中，及時(shí)收集干部的相關(guān)表現(xiàn)并記入干部個(gè)人檔案，確保檔案材料的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。

1.2 干部人事檔案信息化建設(shè)有利于提高干部選任工作的效率

干部的選撥任用工作是一個(gè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，不斷優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，及時(shí)準(zhǔn)確掌握真實(shí)的干部信息非常關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化一方面可以利用計(jì)算機(jī)分析處理干部的基本信息，進(jìn)行干部平均年齡計(jì)算、男女干部人數(shù)統(tǒng)計(jì)、任職年限統(tǒng)計(jì)等；另一方面，可以通過(guò)電子檔案迅速掌握對(duì)干部日?？己撕腿粘１O(jiān)督中形成的信息和材料，尤其是可以及時(shí)掌握干部的工作實(shí)績(jī)，有效避免了翻閱紙質(zhì)檔案和自下而上報(bào)重復(fù)報(bào)信息的繁瑣。

1.3 干部人事檔案信息化建設(shè)為干部選任發(fā)揮了輔助決策分析作用

干部選撥與任用是干部管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，干部人事檔案信息化的建設(shè)能夠在干部選撥任用工作中更加有效地發(fā)揮輔助決策分析的作用。一方面，能夠有效防止干部“帶病提拔”、“帶病上崗”的不良現(xiàn)象。信息化是在嚴(yán)格審核紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，任前通過(guò)查閱檔案系統(tǒng)，落實(shí)干部任前檔案審核制度，前移干部監(jiān)督關(guān)口，降低組織選人用人的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，能夠有效幫助干部主管部門(mén)多角度分析掌握全區(qū)干部的整體情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀年輕干部，建立后備干部人才庫(kù)，根據(jù)入庫(kù)干部的不同特點(diǎn)，有計(jì)劃分批次地加以重點(diǎn)培養(yǎng)，杜絕出現(xiàn)干部隊(duì)伍斷層的不良現(xiàn)象。

2 長(zhǎng)江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)的主要做法

近年來(lái)，長(zhǎng)江航道局堅(jiān)持把加強(qiáng)干部檔案管理信息化工作作為干部工作的重點(diǎn)，采取有效措施，不斷強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，加大信息資源開(kāi)發(fā)，努力提高檔案管理信息化水平，使干部檔案工作逐步走上規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理的軌道。

一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視，干部人事檔案管理信息化意識(shí)增強(qiáng)。隨著干部人事制度改革不斷深入，對(duì)干部管理信息化重要性認(rèn)識(shí)的加強(qiáng)。該局把運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段加強(qiáng)干部檔案管理納入重要日程，積極探索推進(jìn)干部人事檔案信息化的新途徑、新辦法。加大投入力度，2013年該局引入干部人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，使干部信息工作軟硬件水平有了明顯提高。領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，更新觀念，帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，并在干部工作中積極應(yīng)用，有力推進(jìn)了局干部人事檔案管理信息化進(jìn)程。

二是建立干部檔案信息庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)行干部信息動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將管理的干部基本情況、職級(jí)、學(xué)歷等干部檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務(wù)變動(dòng)、工作履歷等動(dòng)態(tài)信息。做到隨時(shí)錄入、隨時(shí)更新，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使干部檔案管理工作達(dá)到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。改變過(guò)去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)從形式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。

三是積極應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，干部管理工作效率明顯提高。根據(jù)工作需要，應(yīng)用干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，積極為干部工作提供服務(wù)，為正確選人用人提供重要依據(jù)。通過(guò)干部檔案信息管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)在干部管理、人事決策等方面提供干部結(jié)構(gòu)狀況查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析、干部基本情況查詢(xún)等全方位、及時(shí)、可靠的的干部人事信息，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握全局干部隊(duì)伍的整體狀況提供了第一手可靠的資料，充分發(fā)揮了干部檔案在選任干部上的基礎(chǔ)作用，保證了干部調(diào)整工作的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和保密性。

四是加快人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，滿足利用需求。通過(guò)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)雖能進(jìn)行人員信息的查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)，但組織人事部門(mén)在選拔、考察干部時(shí)經(jīng)常會(huì)查閱其政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是干部人事檔案信息系統(tǒng)無(wú)法提供的。為滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，原件管理系統(tǒng)的建設(shè)就顯得尤為重要。運(yùn)用好檔案成果，2015年長(zhǎng)江航道局啟動(dòng)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核后，充分利用專(zhuān)項(xiàng)審核成果，將干部專(zhuān)項(xiàng)審核任免表和專(zhuān)項(xiàng)審核認(rèn)定表及時(shí)掃描上傳至系統(tǒng)，在查閱干部信息時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，便可查閱到干部檔案材料，摘錄打印。為組織決策提供了有價(jià)值的參考依據(jù)，為選好用好干部奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。以數(shù)據(jù)庫(kù)信息和數(shù)字化的檔案代替實(shí)體利用，方便快捷，最大限度地發(fā)揮了人力資源兼顧保護(hù)檔案原件的要求，進(jìn)一步提高了我縣干部檔案信息化工作水平。

3 長(zhǎng)江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

在干部人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在著一些不容忽視的問(wèn)題。

3.1 硬件和軟件設(shè)施不夠完善

必要的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，也是改革陳舊落后的保管和利用手段的前提?！陡刹繖n案工作條例》要求：庫(kù)房要做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”。干部人事檔案的信息化、數(shù)字化更是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出了更高的要求。如高標(biāo)準(zhǔn)配備必要縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、干部人事管理系統(tǒng)軟件等，而部分管檔單位的基礎(chǔ)設(shè)備至今仍未到位，這在一定程度上制約著信息化工作的開(kāi)展。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用管檔開(kāi)展得不平衡

雖然已經(jīng)建立了干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，個(gè)人基本信息也已逐步輸入系統(tǒng)，但在應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)干部年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)等情況統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，只能做一些簡(jiǎn)單查詢(xún)、報(bào)表之類(lèi)的工作，對(duì)人員篩查、統(tǒng)計(jì)分析等方面做得不夠，系統(tǒng)功能尚未得到充分發(fā)揮，為干部人事工作服務(wù)的效果還不夠好。

3.3 系統(tǒng)管理維護(hù)水平較低

實(shí)行檔案信息化，基礎(chǔ)信息必須完整、準(zhǔn)確，在干部選拔任用過(guò)程中，才能在利用上實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。但目前基礎(chǔ)信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時(shí)而不全面，歸檔材料形成單位或個(gè)人不能及時(shí)將材料送至檔案管理部門(mén)，給檔案信息化帶來(lái)阻礙。如學(xué)歷、表彰、入黨等重要材料缺失，在錄入信息時(shí)無(wú)法錄入，從而使信息不夠完整。

3.4 管理人員的專(zhuān)業(yè)技能尚需培訓(xùn)提高

進(jìn)行數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才相對(duì)缺乏。

4 加強(qiáng)長(zhǎng)江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)對(duì)策與建議

干部人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、上下互通、安全高效、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為干部工作服務(wù)。

一是完善干部人事檔案管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享。注意將現(xiàn)代干部人事檔案管理信息技術(shù)與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在干部管理方面的優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建干部信息平臺(tái)。以信息中心為樞紐，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室進(jìn)行授權(quán)開(kāi)放、資源共享，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進(jìn)干部管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。注重完善硬件設(shè)施，在基礎(chǔ)硬件、信息收集和利用等方面加大投入。逐步建立適應(yīng)工作需要和發(fā)展的更加完善的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提高信息化水平，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過(guò)程，以干部檔案信息化促進(jìn)干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

二是遵循安全性原則，加強(qiáng)干部信息化建設(shè)。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。高度重視安全保密工作，牢固樹(shù)立安全保密意識(shí)，嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，以保證安全。要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

三是強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員技能水平。充分發(fā)揮人在干部管理信息化建設(shè)中的能動(dòng)作用，不斷充實(shí)知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化的管理人才，培養(yǎng)一支能夠充分適應(yīng)信息化建設(shè)的干部隊(duì)伍。注重提高隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，深挖人才潛能，定期集中進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和組織紀(jì)律性教育，加強(qiáng)信息收集、整理、保密等基本功訓(xùn)練，幫助檔案管理人員提高檔案信息化管理的業(yè)務(wù)水平，確保信息收集、審核及時(shí)到位，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。提高干部管理工作效率和質(zhì)量，以良好的專(zhuān)業(yè)技能服務(wù)于檔案工作。

四是在現(xiàn)有電子信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大信息的質(zhì)量。一是拓展信息的寬度，將干部的年度考核、工資狀況等情況納入信息錄入的范圍；二是挖掘信息的深度，建立干部個(gè)人實(shí)績(jī)檔案庫(kù)，軌跡化勾勒干部成長(zhǎng)歷程；三是建立紙質(zhì)檔案高清掃描庫(kù)，逐項(xiàng)逐頁(yè)掃描干部紙質(zhì)檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息同步更新。

五是注重對(duì)系統(tǒng)管理與維護(hù)，提升使用價(jià)值。注重動(dòng)態(tài)維護(hù)干部人事檔案信息庫(kù)，把信息更新作為常態(tài)化工作，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動(dòng)生成干部任免、調(diào)動(dòng)審批表、干部名冊(cè)等功能，及時(shí)將干部的基本情況、人事變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進(jìn)行改動(dòng)，確保信息庫(kù)的“鮮活度”，實(shí)現(xiàn)干部信息日常管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。在分管干部的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)間，建立干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，通過(guò)設(shè)定使用權(quán)限，共享系統(tǒng)中的干部信息。為組織人事部門(mén)了解干部隊(duì)伍現(xiàn)狀、干部政策決策、干部隊(duì)伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高工作的質(zhì)量和效率。