金曉平

在中國企業(yè)“走出去”風(fēng)起云涌的大背景下，國際經(jīng)營活動更加頻繁和深入，企業(yè)涉外管理也逐漸從偶發(fā)走向常態(tài)、從局部走向全面，成為影響企業(yè)國際化經(jīng)營成敗的重要因素。應(yīng)建立與企業(yè)國際化戰(zhàn)略目標相匹配的涉外管理組織保障體系，以國際化戰(zhàn)略為牽引，構(gòu)建企業(yè)公共外交層級的涉外管理業(yè)務(wù)體系，以流程管理為抓手，打造集團全方位一體化的涉外管理信息系統(tǒng)平臺。

當(dāng)前企業(yè)涉外管理現(xiàn)狀

提到企業(yè)涉外管理，許多人仍將它等同于政府體制下的傳統(tǒng)外事管理，其管理內(nèi)容仍然是國家層面的外交事務(wù)和地方政府層面的外事管理，與企業(yè)經(jīng)營的關(guān)聯(lián)性不大。然而，在全球經(jīng)濟一體化和移動互聯(lián)時代，國際關(guān)系的行為主體早已多元化，任何有機會參與涉外交往的組織、機構(gòu)和個人，都是其母國形象的傳播者，都是涉外管理的行為主體。政治、經(jīng)濟、文化等不同領(lǐng)域的事務(wù)相互交織、互為因果，牽一發(fā)而動全身，都有可能成為國際關(guān)系的影響因素。當(dāng)前，經(jīng)濟外交已經(jīng)成為各國整體外交中不可分割的重要組成部分。企業(yè)作為社會經(jīng)濟和文化交往中最活躍的行為主體，被賦予越來越重要的經(jīng)濟外交和公共外交責(zé)任。企業(yè)的涉外經(jīng)營行為，不僅會直接影響到企業(yè)在當(dāng)?shù)氐慕?jīng)營環(huán)境，而且是展現(xiàn)其母國形象的重要載體。日本前首相中曾根康弘就曾講過：“在國際交往中，索尼是我的左臉，豐田是我的右臉?！笨梢?，企業(yè)涉外管理一方面要基于企業(yè)自身的經(jīng)濟利益和可持續(xù)發(fā)展目標，通過合法經(jīng)營，嚴把產(chǎn)品質(zhì)量，樹立良好品牌形象，履行社會責(zé)任，并與當(dāng)?shù)卣?、議會、民眾、媒體和非政府組織建立良好關(guān)系，改善自身的生存和發(fā)展環(huán)境；另一方面要樹立企業(yè)公共外交意識，置身國家整體外交戰(zhàn)略部署開展涉外管理，通過自身的行動影響國際社會對母國及自身的看法，消除誤解，提升企業(yè)聲譽和國家形象，從而為企業(yè)贏得更為寬松的發(fā)展環(huán)境。但不可否認的是，對于大部分“走出去”的中國企業(yè)來說，企業(yè)的涉外管理工作仍然較為被動和零散，未從營造企業(yè)國際化經(jīng)營良好環(huán)境的角度構(gòu)建涉外管理體系，企業(yè)公共外交行為仍處于非自覺開展的萌芽階段。對于大部分直接處在我國外事管理體制內(nèi)的國有企業(yè)而言，涉外管理仍是傳統(tǒng)外事管理的“四大件”，即因公出國（境）、邀請來訪與外事接待、舉辦國際會議和涉外突發(fā)事件管理。涉外業(yè)務(wù)松散、存在管理孤島，缺乏頂層設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)劃，未形成全方位一體化的涉外管理體系。

企業(yè)涉外管理的三個層級

綜觀當(dāng)前我國企業(yè)涉外管理現(xiàn)狀和跨國公司國際化發(fā)展歷程，企業(yè)涉外管理可以大致分為以下三個層級（圖1），它們分別是：

第一，外事行政事務(wù)管理層級。主要是因公出國（境）審批、證照簽證手續(xù)辦理、邀請來訪和外事接待等日常出入境事務(wù)性工作，是最基礎(chǔ)的外事管理和服務(wù)工作，業(yè)務(wù)角色定位于企業(yè)單一的行政事務(wù)中心。

第二，外事內(nèi)控管理層級。在外事行政事務(wù)性工作的基礎(chǔ)上，加強了成本管理、商旅管理、精益管理、風(fēng)險管控等職能，并利用信息化管理手段對相關(guān)具體的外事業(yè)務(wù)進行全壽命周期管理，實現(xiàn)了具體單項外事業(yè)務(wù)的深度管理。外事業(yè)務(wù)角色由單一的行政事務(wù)中心向行政事務(wù)、成本管理和風(fēng)險管控等多中心轉(zhuǎn)變，涉外管理專業(yè)化程度更加強大。

第三，企業(yè)公共外交管理層級?；跔I造境外良好經(jīng)營環(huán)境，助力企業(yè)國際化經(jīng)營的目標需求，從戰(zhàn)略高度進行頂層設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)劃，構(gòu)建了全方位一體化的涉外管理體系。業(yè)務(wù)領(lǐng)域在傳統(tǒng)外事管理的基礎(chǔ)上，拓展至企業(yè)境外社會責(zé)任管理、企業(yè)品牌形象塑造、企業(yè)跨文化管理和境外公共關(guān)系管理等內(nèi)容。外事業(yè)務(wù)角色也由企業(yè)內(nèi)控管理中心提升至企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)營中心，成為支撐企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，達到了外交部所倡導(dǎo)的“戰(zhàn)略謀劃型”外事管理層級。

企業(yè)涉外管理體系的構(gòu)建

企業(yè)涉外管理綜合性強、涉及領(lǐng)域廣、業(yè)務(wù)交叉多。工作內(nèi)容覆蓋企業(yè)人員、貨物和資金的跨境流動、各專業(yè)領(lǐng)域的國際交流、境外的經(jīng)營管理、國際形象塑造、跨文化融合等方方面面的涉外活動管理。構(gòu)建全方位一體化的企業(yè)涉外管理體系，要以支撐企業(yè)國際化戰(zhàn)略為目標牽引，加強頂層設(shè)計、系統(tǒng)思維和統(tǒng)籌規(guī)劃，用現(xiàn)代企業(yè)管理理論和實踐作指引，結(jié)合涉外業(yè)務(wù)工作特點，從業(yè)務(wù)架構(gòu)和能力保障兩個角度，從系統(tǒng)性、專業(yè)性和行政性等多個維度，圍繞組織保障、制度體系、流程機制、業(yè)務(wù)規(guī)范、知識管理和信息系統(tǒng)平臺打造等方面，多管齊下、整體推進（圖2）。

第一，建立與企業(yè)國際化戰(zhàn)略目標相匹配的涉外管理組織保障體系。十八大以來，中央對加強外事管理工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，健全黨委外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組和外事管理工作機構(gòu)，強化外事部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和歸口管理涉外事務(wù)的職能提出了明確要求。從現(xiàn)代組織理論出發(fā)，當(dāng)前企業(yè)的外部經(jīng)營環(huán)境越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)職能制和分權(quán)型的科層組織運營模式已經(jīng)無法適應(yīng)快速變化的外部環(huán)境和客戶需求。需要以更加全面的視角和系統(tǒng)性的思維來重新構(gòu)建面向客戶需求、聚焦企業(yè)戰(zhàn)略、基于業(yè)務(wù)價值創(chuàng)造鏈的流程化的企業(yè)組織架構(gòu)。打破傳統(tǒng)組織模式下的“部門墻”、“流程桶”和“山頭主義”，通過對流程與組織的有效整合，確保業(yè)務(wù)在組織內(nèi)得到有效支撐和高效協(xié)作，實現(xiàn)企業(yè)價值創(chuàng)造。這種流程化的組織架構(gòu)已經(jīng)在三星、華為、海爾等國際化程度較高的企業(yè)集團得到了很好的實踐。如華為在15年前就打破法人實體概念，將各法人實體零散的同質(zhì)業(yè)務(wù)基于流程進行集中管理，并花幾十億打造了全球采購、人力資源、行政服務(wù)等十大管理平臺，提升了專業(yè)化的資源整合和調(diào)動能力，打造了快速響應(yīng)前方炮火呼喚的“重裝旅”；海爾自1998年就開始打破原先引以為傲的“聯(lián)合艦隊”治理模式，啟動“市場鏈”流程再造組織變革，通過市場鏈把終端客戶的滿意度無差異地傳遞給每一個業(yè)務(wù)流程和崗位，建立了更加聚焦客戶需求和價值創(chuàng)造的扁平化組織，開創(chuàng)了“人單合一”的運營模式。三星也從1993年開始的新經(jīng)營管理變革中，高度重視基于業(yè)務(wù)流程的扁平化的組織變革。

當(dāng)前，打造受人尊敬的世界一流跨國公司是中國中車的戰(zhàn)略發(fā)展目標。一方面，公司涉外管理作為價值創(chuàng)造鏈中的支撐性業(yè)務(wù)，必須突破傳統(tǒng)職能制組織模式下的部門本位主義管理習(xí)慣，加強系統(tǒng)思維和頂層設(shè)計，聚焦公司國際化戰(zhàn)略目標，優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程，打造跨部門、跨領(lǐng)域的綜合管理體系；另一方面，隨著中國中車國際化程度的不斷深入，公司面臨的外部經(jīng)營環(huán)境更加復(fù)雜，國際社會政治、經(jīng)濟、文化及商務(wù)規(guī)則慣例等差異性的客觀存在，國際社會公眾、企業(yè)社會責(zé)任、國際輿論、跨文化溝通交流、國際聲譽等成為公司國際化經(jīng)營中需要妥善管理的重要對象。公司涉外管理要提升到企業(yè)公共外交管理層級的高度，圍繞營造良好國際化經(jīng)營環(huán)境的目標要求，提升涉外管理的戰(zhàn)略謀劃能力，實現(xiàn)管理價值創(chuàng)造。因此，公司應(yīng)成立類似國際化戰(zhàn)略委員會的頂層決策機構(gòu)，并設(shè)立黨委領(lǐng)導(dǎo)下的涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組，作為統(tǒng)籌協(xié)調(diào)涉外管理業(yè)務(wù)、決策涉外管理事項的最高領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)；在涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組下成立外事管理辦公室（不一定要單獨設(shè)立，關(guān)鍵是要落實管理職責(zé)和權(quán)力），作為日常涉外工作的綜合協(xié)調(diào)管理部門；同時按專業(yè)度劃分其它涉外管理職能（如涉外法務(wù)、涉外人力資源等），并建立共享服務(wù)中心或?qū)I(yè)化的運營管理平臺，如簽證中心、差旅管理平臺等。通過打造專業(yè)化的中端職能管理和平臺化的后端服務(wù)系統(tǒng)，提升資源整合調(diào)配能力和專業(yè)化管理水平，構(gòu)建橫向聯(lián)合協(xié)同、縱向連續(xù)閉環(huán)的全方位一體化的涉外管理體系，形成組織合力，助推公司國際化戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

第二，以國際化戰(zhàn)略為牽引，構(gòu)建企業(yè)公共外交層級的涉外管理業(yè)務(wù)體系。近年來，公共外交的理念和知識在國內(nèi)得到廣泛的傳播，加快構(gòu)建政府、企業(yè)和社會組織“三位一體”的公共外交體系，成為中國外交戰(zhàn)略的重要組成部分。改變傳統(tǒng)外事管理“四大件”被動式的行政事務(wù)型工作模式，向主動謀劃綜合統(tǒng)籌型的外事管理工作模式轉(zhuǎn)變，逐漸成為外事管理工作戰(zhàn)線的統(tǒng)一認識。近期，國資委將外事局改名為國際合作局，名稱改變的背后是角色定位和工作內(nèi)涵的轉(zhuǎn)型升級，主動開展國際交流與合作、服務(wù)央企“走出去”的外事統(tǒng)籌謀劃職能更加強化。據(jù)2012年全國政協(xié)外事委員會調(diào)研組“中國企業(yè)‘走出去’中的公共外交”專題調(diào)研顯示，雖然中國企業(yè)“走出去”起步較晚，仍處于全球化歷程的初級階段，但在二十年的“走出去”過程中，中國企業(yè)都在自覺或不自覺地開展了公共外交實踐，積累了大量的成功經(jīng)驗，同時也經(jīng)歷了很多的失敗教訓(xùn)。越來越多的企業(yè)意識到公共外交對“走出去”的重要性。一些企業(yè)包括民營企業(yè)都把公共外交納入其“走出去”的戰(zhàn)略規(guī)劃。如溫州的一些民營企業(yè)甚至成立了公共外交協(xié)會。經(jīng)驗表明，企業(yè)公共外交開展得越好，其走出去的成功率就高；如不重視公共外交，則遭遇的挫折或失敗的可能性就會越大?？傮w來說，企業(yè)開展公共外交主要從以下幾個方面入手：一是培育和強化公共外交意識，規(guī)范外派員工行為，消除文化差異隔閡；二是確保企業(yè)合規(guī)經(jīng)營，重視產(chǎn)品質(zhì)量，樹立良好企業(yè)品牌；三是加強屬地化經(jīng)營，融入當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)；四是積極履行社會責(zé)任，回饋當(dāng)?shù)厣鐣?；五是加強與政府或非政府組織的公共關(guān)系管理，降低社會政治風(fēng)險；六是加強正面宣傳，營造良好輿論環(huán)境。

從中國中車管理實踐來看，近年來公司在“走出去”的過程中，也開展了一些卓有成效的公共外交實踐，如注重中車品牌的國際化傳播、進行美國“夢之旅”演講活動、加強馬來西亞基地的“五個本地化”建設(shè)、組織中車外籍員工來華之旅活動、南非公司開展中國功夫推廣活動等等，向世界很好的展現(xiàn)了中車的企業(yè)價值文化和良好的企業(yè)品牌形象。但目前的公共外交實踐仍處于零散的狀態(tài)，未從構(gòu)建國際化經(jīng)營支撐體系的戰(zhàn)略高度進行系統(tǒng)的梳理。當(dāng)前高鐵作為中國高端裝備制造的金色名片，在我國經(jīng)濟外交中被寄于厚望和期待，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在各種外交場合親自推銷中國高鐵。中國中車作為中國高端裝備“走出去”的形象大使所應(yīng)擔(dān)當(dāng)?shù)臍v史使命更加強烈和清晰。從公司自身的發(fā)展來說，打造受人尊敬的國際化中車，培育戰(zhàn)略謀劃能力、全球經(jīng)營能力和公共關(guān)系能力等核心競爭能力，提升中國中車品牌和文化在世界的影響力，也對公司涉外管理在營造境外良好經(jīng)營環(huán)境方面的作用發(fā)揮提出了更高的要求。傳統(tǒng)外事管理單一的行政事務(wù)性職能已經(jīng)無法更好的滿足公司國際化戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，必須要從國際化戰(zhàn)略經(jīng)營的高度重新梳理涉外管理業(yè)務(wù)，參照涉外管理層級劃分的“三層次模型”，沿著傳統(tǒng)外事管理層級向企業(yè)公共外交管理層級轉(zhuǎn)變的路線，系統(tǒng)的構(gòu)建企業(yè)涉外管理業(yè)務(wù)體系勢在必行。

第三，以流程管理為抓手，打造集團全方位一體化的涉外管理信息系統(tǒng)平臺。企業(yè)的核心目標是價值創(chuàng)造。企業(yè)運營的體質(zhì)是基于價值創(chuàng)造鏈的流程管理。當(dāng)今世界企業(yè)外部環(huán)境快速變化，用流程管理理論指導(dǎo)企業(yè)運營管理、并構(gòu)建信息化的管理平臺是保證企業(yè)競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵所在。打造基于業(yè)務(wù)流程的專業(yè)化管理平臺也是實現(xiàn)企業(yè)組織扁平化、集中調(diào)配企業(yè)資源、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)分工、減少企業(yè)內(nèi)耗、強化管理機制、提升職能專業(yè)化水平和企業(yè)運營效率的基礎(chǔ)。華為“鐵三角”模式的成功，前方呼喚炮火、后方“重裝旅”快速響應(yīng)的管理精髓是建立了以滿足客戶需求為目標導(dǎo)向的敏捷的業(yè)務(wù)流程體系，并基于流程打造了十大信息化管理平臺。海爾人單合一管理模式也是從以市場鏈為紐帶的業(yè)務(wù)流程再造開始，打造了一個平臺化的企業(yè)運營模式。以行政管理平臺為例，華為將客戶服務(wù)作為一個系統(tǒng)，幾乎所有的部門都會參與進來，并基于流程制定了標準化的接待規(guī)范，所有參觀過華為的人都對它的接待管理印象深刻。一家國際知名的日本電子企業(yè)領(lǐng)袖在參觀華為后震驚的表示，華為的接待水平是“世界一流”的。在員工差旅管理方面，華為和海爾都有專業(yè)的差旅管理專家負責(zé)制定差旅政策和流程優(yōu)化，并使用統(tǒng)一的信息化管理平臺，實現(xiàn)差旅資源整合和成本集中管控，同時實現(xiàn)了員工差旅數(shù)據(jù)的實時掌握，所以每當(dāng)企業(yè)員工在全球各地遭遇突發(fā)事件時，企業(yè)都可以做出快速反應(yīng)。

涉外管理是行政性和綜合性很強的管理范疇，特別是傳統(tǒng)外事管理的“四大件”，基本圍繞行政事務(wù)性的工作展開。新中車成立后，國際化進程加快，因公出入境業(yè)務(wù)量劇增，新的涉外業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷涌現(xiàn)，開發(fā)打造綜合平臺級的大外事管理信息系統(tǒng)顯得非常緊迫。目前，構(gòu)建大外事管理信息系統(tǒng)是中車外事管理的重點工作。站在構(gòu)建全方位一體化的涉外管理體系信息化支撐平臺的高度，堅持問題導(dǎo)向、頂層設(shè)計和系統(tǒng)思維原則，以業(yè)務(wù)驅(qū)動管理，通過全面梳理業(yè)務(wù)需求厘清系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)，通過創(chuàng)新業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)系統(tǒng)全員應(yīng)用，通過系統(tǒng)縝密設(shè)計實現(xiàn)外事各項業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，通過權(quán)限管理和流程優(yōu)化實現(xiàn)責(zé)任明確和流程清晰，通過智能設(shè)備集成應(yīng)用實現(xiàn)工作效率提升，通過數(shù)據(jù)接口規(guī)范實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、平臺互通和多終端適用，通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集和分析，提升外事科學(xué)管理水平和信息化服務(wù)水平。目前外事管理系統(tǒng)的首期任務(wù)主要是圍繞出入境事務(wù)管理、團組閉環(huán)管理和門戶網(wǎng)站三個模塊進行開發(fā)。