閉線林

（右江民族醫(yī)學(xué)院 百色 533099）

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網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校民生檔案整合與利用策略探究

閉線林

（右江民族醫(yī)學(xué)院 百色 533099）

高校民生檔案整合與利用在新時(shí)期高校發(fā)展過程中起重要作用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校民生檔案整合與利用面臨著新契機(jī)，需要高校檔案管理人員注重構(gòu)建更加人性化及便捷化的檔案管理機(jī)制。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校 民生檔案 整合利用 策略

在倡導(dǎo)以人為本理念的時(shí)代背景下，民生問題及群眾利益成為各方關(guān)注的焦點(diǎn)。民生檔案記錄及整理的內(nèi)容與社會(huì)公眾切身利益緊密關(guān)聯(lián)，是民生建設(shè)的重要一環(huán)。在我國高校檔案中，民生檔案所占的比重較大，其中牽涉到師生的人事管理、職稱待遇評(píng)定、合同管理、科研項(xiàng)目、學(xué)生學(xué)籍等方方面面的內(nèi)容，需要對(duì)其進(jìn)行必要的整合及利用，以此保障高校各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

一、高校民生檔案基本概述

1.高校民生檔案基本內(nèi)容。高校民生檔案在內(nèi)容上較為廣泛，既涉及教師的基本檔案內(nèi)容，如人事檔案、教學(xué)檔案等，又包括了高校的招生檔案、名師檔案及就業(yè)檔案等，此外，學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)籍檔案也在民生檔案的范疇之內(nèi)。由此可見，高校民生檔案與師生、院校的利益牽連甚廣，是高校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。

2.高校民生檔案基本特點(diǎn)。從整體上看，高校民生檔案具備了社會(huì)性、多樣性及廣泛性等基本特征。這是由高校民生檔案的服務(wù)對(duì)象及目的所決定的，社會(huì)性主要體現(xiàn)在高校民生檔案是高校教職人員用于辦理各類保險(xiǎn)及最后辦理退休手續(xù)的重要資料憑證；多樣性及廣泛性體現(xiàn)在高校民生檔案還可以用于學(xué)生的學(xué)籍及學(xué)歷核實(shí)等方面，而涉及一些房屋產(chǎn)權(quán)問題時(shí)，高校民生檔案中的房產(chǎn)檔案可以提供參考及輔助[1]47。

3.高校民生檔案的重要性。

（1）構(gòu)建和諧校園的重要保障。從高校民生檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)上看，高校民生檔案涉及高校教師及學(xué)生的切身利益，而通過建立、整合及利用高校民生檔案，可以最大限度地保障高校教師與學(xué)生的切身利益。在師生利益出現(xiàn)摩擦?xí)r，可以借助于高校民生檔案對(duì)相關(guān)矛盾及摩擦進(jìn)行化解，從而有助于高校校園的和諧構(gòu)建。

（2）助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步。高校民生檔案在社會(huì)信息資源構(gòu)成中占據(jù)重要地位，作為一種信息資源存在時(shí)，高校民生檔案可以助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，這主要是由于高校民生檔案中包含有眾多的科研攻關(guān)項(xiàng)目內(nèi)容。高校教師所從事的科研項(xiàng)目及內(nèi)容，無疑會(huì)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供較高的利用價(jià)值。

（3）提高高校教學(xué)及管理水平。一方面，高校民生檔案可以為高校教師及學(xué)生的利益訴求及摩擦提供充足的參考依據(jù)。教師在人事關(guān)系確認(rèn)、工資及工齡核定、房屋借貸及產(chǎn)權(quán)歸屬、職稱評(píng)定等環(huán)節(jié)；學(xué)生在學(xué)歷及學(xué)籍鑒定、結(jié)業(yè)、就業(yè)及外出留學(xué)等環(huán)節(jié)，都可以借助高校民生檔案尋求利益保障。另一方面，高校民生檔案中的教學(xué)檔案是提升高校教學(xué)質(zhì)量及管理水平的主要依據(jù)。

二、高校民生檔案整合與利用現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)階段高校民生檔案管理情況看，高校民生檔案在整合與利用環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出以下問題及不足。

1.高校民生檔案管理由高校多個(gè)職能部門交叉管理，使高校民生檔案管理顯現(xiàn)出細(xì)碎化及片段化的管理弊端。如出現(xiàn)職能部門間溝通渠道受阻，極易導(dǎo)致高校民生檔案管理收效甚微。

2.高校民生檔案整合及利用的運(yùn)行機(jī)制不健全，整合及利用率不高。高校民生檔案在管理流程及制度保障建設(shè)上較為滯后，在民生檔案的查閱及利用上，由于沒有建立高校民生檔案整合利用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)手續(xù)辦理過于繁雜等問題，制約了高校民生檔案的整合及利用效率。

3.高校民生檔案整合及利用環(huán)節(jié)信息化水平有所欠缺。高校民生檔案內(nèi)容及數(shù)量眾多，要達(dá)到查閱及利用的高效化及便捷化，需及時(shí)跟進(jìn)高校民生檔案的信息化建設(shè)。但在這一環(huán)節(jié)，高校民生檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)與高校數(shù)字化校園建設(shè)之間匹配度不強(qiáng)。高校校園的數(shù)字化建設(shè)開展較為迅速，但涉及民生檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)，沒有與高校信息化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)及格式上的對(duì)接，導(dǎo)致檔案信息與高校辦公系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換及歸檔上無法統(tǒng)一銜接。此外，在高校民生檔案的利用中，也沒有對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的收集、操作及應(yīng)用制定規(guī)范化的操作流程，導(dǎo)致高校民生檔案利用率較低[2]106。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校民生檔案整合與利用策略探究

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在數(shù)字化校園建設(shè)及“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)的輔助下，高校管理工作迎來了網(wǎng)絡(luò)化及信息化的新契機(jī)，在此背景下，高校民生檔案整合及利用應(yīng)注重轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新管理手段及方法，通過建立完善的高校民生檔案信息化管理機(jī)制，逐步提升高校民生檔案的整合及利用水平。

1.高校民生檔案在整合環(huán)節(jié)的相關(guān)策略。高校民生檔案在高校管理工作中的重要性無須贅述，隨著高校體制改革的深入，高校民生檔案管理在發(fā)展目標(biāo)上逐步向檔案信息的共享化方向發(fā)展，這也是高校民生檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)。針對(duì)高校民生檔案在整合環(huán)節(jié)存在的不足，要實(shí)現(xiàn)對(duì)高校民生檔案的集中管理，需要借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對(duì)各類檔案資源進(jìn)行歸類及整合，通過建立高校檔案的信息共享機(jī)制，提高檔案的整合效率。

（1）高校民生檔案整合要確定明確的思路及方向。在高校民生檔案整合思路上，要在對(duì)高校民生檔案資源的分布情況及類型數(shù)量加以把握的基礎(chǔ)上，劃分出高校民生檔案的歸檔范圍，做好高校民生檔案的入館儲(chǔ)存工作。針對(duì)高校民生檔案的館藏資源，要加快館藏資源信息化及數(shù)字化建設(shè)，通過對(duì)民生檔案進(jìn)行主題分類，針對(duì)性地開展整理及服務(wù)工作。針對(duì)高校民生檔案利用率較高的館外資源，如無法第一時(shí)間入館，可以通過目錄移交、電子文檔入庫等方式加以歸檔[3]70。

（2）高校民生檔案整合要主抓重點(diǎn)。在這一點(diǎn)上，主要應(yīng)側(cè)重對(duì)高校民生檔案進(jìn)行主題信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，圍繞高校民生檔案中的人事檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、科研檔案及醫(yī)保社保檔案等，進(jìn)行各個(gè)主題檔案類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，要對(duì)信息數(shù)據(jù)的格式，標(biāo)準(zhǔn)等加以統(tǒng)一，從而達(dá)到高校民生檔案數(shù)據(jù)信息的無縫銜接及轉(zhuǎn)換。

（3）及時(shí)跟進(jìn)高校各部門的信息數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，圍繞高校檔案管理部門，統(tǒng)一及規(guī)范信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)及格式。在高校民生檔案的整合中，高校要立足于檔案管理部門的管理需求，借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)復(fù)制、數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)聚集等技術(shù)，提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺(tái)與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫之間的兼容性和匹配性，通過統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，來最終達(dá)到高校民生檔案的共享。

2.高校民生檔案在利用環(huán)節(jié)的相關(guān)策略。高校民生檔案整合的目的在于利用，高校民生檔案在整合后的利用環(huán)節(jié)，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展變化趨勢(shì)，在利用及服務(wù)上變被動(dòng)為主動(dòng)，由封閉到開放[4]57。原有高校民生檔案上門查閱的方式要進(jìn)行改變，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)手段及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高校民生檔案可以在利用環(huán)節(jié)通過網(wǎng)站、軟件、服務(wù)終端的介入，拓展高校民生檔案的利用范圍，豐富高校民生檔案的服務(wù)方式。

（1）通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推行高校民生檔案的一站式服務(wù)。在高校民生檔案的利用上，網(wǎng)絡(luò)媒介條件下，各高?？梢酝ㄟ^建立高校民生檔案的專題網(wǎng)站的方式，使師生能夠在網(wǎng)站中享受檔案的查閱、索取、傳遞及歸檔等服務(wù)內(nèi)容，從而提高高校民生檔案的利用效率。在高校民生檔案的專題網(wǎng)站中，應(yīng)對(duì)館藏檔案資源的種類、網(wǎng)站導(dǎo)航服務(wù)項(xiàng)目類別、民生檔案的目錄索引、用戶溝通及反饋板塊等加以標(biāo)示，使利用者明確高校檔案的開放層次、查閱及檢索范圍、使用權(quán)限等，從而提高高校民生檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的查閱、檢索、借閱、咨詢等方面的效率。

（2）針對(duì)高校民生檔案利用，提供檔案專題服務(wù)及個(gè)性化服務(wù)。高校民生檔案在利用需求上，教師與學(xué)生群體之間存在一定的需求差異，根據(jù)教師與學(xué)生的檔案需求特點(diǎn)及規(guī)律，高校可以采用檔案專題服務(wù)及個(gè)性化服務(wù)的方式，進(jìn)一步優(yōu)化及提升高校民生檔案的利用率。在進(jìn)行檔案專題服務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整合及組織，確保檔案的內(nèi)容無遺漏，使教師及學(xué)生能夠最快地利用檔案解決其實(shí)際問題。而在個(gè)性化服務(wù)環(huán)節(jié)，高?？梢跃C合采用個(gè)性化定制、個(gè)性化推送、個(gè)性化決策等服務(wù)方式，多方位滿足師生基于高校民生檔案的利用需求。

（3）做好高校民生檔案的咨詢服務(wù)，提高高校民生檔案的利用精準(zhǔn)度。高校師生在需要利用民生檔案來解決其相關(guān)需求時(shí)，對(duì)不同的檔案類型往往認(rèn)知不準(zhǔn)確，造成利用環(huán)節(jié)的時(shí)間成本及服務(wù)成本的浪費(fèi)。針對(duì)這一情況，高校民生檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，如電話熱線、電郵、論壇、QQ、微信、短信等，結(jié)合實(shí)體的咨詢服務(wù)臺(tái)，開展教師與學(xué)生的檔案咨詢服務(wù)，通過檔案管理人員與師生進(jìn)行線上線下的交流，對(duì)其檔案使用方向加以明確，指導(dǎo)其進(jìn)行相應(yīng)類型的檔案索取及利用，從而能夠在提高高校民生檔案利用率的基礎(chǔ)上，節(jié)省檔案服務(wù)及傳遞的成本。

[1]陳傳華.高校民生檔案資源利用體系建設(shè)[J].浙江檔案,2011（12）.

[2]婁翠英.淺析高校民生檔案信息資源整合的途徑[J].時(shí)代教育, 2015（18）.

[3]石劍文.高校民生檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案,2014（7）.

[4]葉文玲.高校民生檔案資源整合探析[J].云南檔案,2014（6）.

G273.5

A

2016-10-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.14

廣西高校科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目（桂教科研[2015]2號(hào)，ky2015yb227）。

閉線林，右江民族醫(yī)學(xué)院人事檔案室副研究館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理研究與實(shí)踐。