王娟娟

（青島大學附屬醫(yī)院 山東 266003）

醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設初探

王娟娟

（青島大學附屬醫(yī)院 山東 266003）

醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設是檔案信息化管理的組成部分，符合共青團改革要求，有助于豐富檔案內(nèi)涵，促進共青團自身建設，普及檔案意識。針對目前存在的電子檔案管理理念欠缺、檔案管理制度不完善、復合性檔案管理人才缺乏等問題，各醫(yī)療機構(gòu)要轉(zhuǎn)變觀念，提高認識，建立并完善共青團檔案管理制度，加強復合型檔案人才的培養(yǎng)。

醫(yī)療機構(gòu) 共青團 檔案 信息化建設

醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設是在醫(yī)療機構(gòu)中利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用共青團檔案，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，實現(xiàn)資源共享。其主要內(nèi)容包括檔案信息資源建設、電子文件管理、網(wǎng)絡建設、檔案信息資源開發(fā)利用，逐步實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化。

一、醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設的意義

1.檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[1]3958。信息化建設已成為醫(yī)療機構(gòu)檔案工作的必然趨勢和重點工作，共青團檔案作為醫(yī)療機構(gòu)檔案的組成部分,其信息化建設勢必對醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作帶來深遠影響。

2.現(xiàn)階段，共青團改革要創(chuàng)新團的工作、活動和基層組織建設，大力實施“網(wǎng)上共青團”工程，以“智慧團建”和“青年之聲”為重點，建設工作網(wǎng)、聯(lián)系網(wǎng)、服務網(wǎng)“三網(wǎng)合一”的“網(wǎng)上共青團”，形成“互聯(lián)網(wǎng)+共青團”格局，實現(xiàn)團網(wǎng)深度整合、團青充分互動、線上線下一體運行。改革將使共青團的工作戰(zhàn)線延伸至網(wǎng)絡，使檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的青年之聲、共青團微信公眾號、QQ群等電子文件，其內(nèi)容復雜多樣；數(shù)量急驟增長，此類檔案的收集、鑒定、歸檔、查閱等，均要求共青團檔案實現(xiàn)信息化建設，因此，信息化檔案建設符合共青團改革要求。

3.共青團檔案信息化建設有助于豐富醫(yī)療機構(gòu)檔案內(nèi)涵，促進共青團自身建設，普及檔案意識。信息化建設可以充分發(fā)揮檔案的價值與作用，生動、完整地記錄共青團工作，利用數(shù)據(jù)分析等軟件系統(tǒng)，全面真實勾畫共青團發(fā)展歷程，有效幫助團干部系統(tǒng)分析、準確把握客觀規(guī)律，組織開展符合時代要求及青年特色的創(chuàng)新舉措，有效推動共青團工作。同時，信息化檔案管理順應了團員青年信息化思維模式，使青年更容易了解檔案、接觸檔案，甚至參與部分檔案業(yè)務工作，有利于向青年宣傳檔案工作，普及檔案意識。

二、醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設存在的問題

1.信息化檔案管理理念欠缺。傳統(tǒng)檔案管理工作主要針對紙質(zhì)檔案材料，雖然檔案部門對電子檔案管理有所關注，其研究也不斷深入，但大多數(shù)人的觀念仍停留在紙質(zhì)材料階段，對電子檔案沒能從檔案的角度進行“收、管、用”，造成部分電子檔案流失。新階段共青團改革所產(chǎn)生的電子檔案材料具有多樣性、時效性、政治性等特點，醫(yī)療機構(gòu)的共青團電子檔案更增添了復雜性、多源性，這對專兼職檔案管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新要求，需要用更加專業(yè)、更加多源的管理理念正確履行檔案管理職能。

2.檔案管理制度不完善。國家檔案局于2016年8月發(fā)布了新版GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了在公務活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。檔案管理部門要及時參照新版制度，制定、修改操作性強、指導意義明確、符合信息時代發(fā)展的檔案管理制度，特別在具體操作中遇到的問題及未涉及到的方面要做出明確規(guī)定。但目前我國很多醫(yī)療機構(gòu)并未建立健全檔案管理制度，使得檔案管理工作缺乏制度支持[2]16，只重視將信息技術應用于醫(yī)院的服務方面，不重視其在檔案管理上的應用，使得檔案管理的信息化建設滯后。

3.復合型檔案管理人才缺乏。電子文件歸檔和電子檔案管理是一項全新的工作,電子文件歸檔更是一項專業(yè)性和技術性很強的工作[3]45。建立醫(yī)療機構(gòu)共青團信息系統(tǒng)、形成共青團電子檔案、按管理權限和檔案實體將電子檔案從共青團部門移交到檔案部門、加強檔案信息資源的開發(fā)利用實現(xiàn)檔案共享等，均需要復合型人才進行完整采集、準確鑒別、合理歸檔、科學管理。

三、醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案信息化建設改進措施

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高認識。工作人員要切實轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，將歸檔的共青團檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)材料擴展到電子檔案。依據(jù)檔案管理辦法，結(jié)合共青團改革要求，除傳統(tǒng)領域共青團工作檔案材料外，更要全面、真實記錄“網(wǎng)絡共青團”建設和“互聯(lián)網(wǎng)+共青團”等網(wǎng)絡工作成效。建立起共青團信息管理系統(tǒng)，將能夠體現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)共青團工作的檔案材料留存好。醫(yī)療機構(gòu)各管理層要意識到檔案信息化建設的重要意義，為信息化建設提供更多的關注與支持[4]59。這也是信息時代背景下，醫(yī)療機構(gòu)檔案信息達到全面共享要求的基礎，通過改變觀念形成更多的無形資產(chǎn)，將其納入到可持續(xù)發(fā)展的層面，從而促進整個醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設。

2.建立并完善管理制度。醫(yī)療機構(gòu)共青團工作所具備的政治性、群眾性、先進性特質(zhì)決定了其檔案材料的重要作用。要做好共青團檔案工作，首先要實現(xiàn)信息化，在醫(yī)療機構(gòu)整體檔案管理體系下，制定有共青團特色的檔案管理路徑。

（1）共青團檔案范圍。醫(yī)療機構(gòu)傳統(tǒng)檔案范圍主要包括：團代會文件、團發(fā)文件、團委會紀要、共青團簡訊、工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度、表彰獎勵及處分材料、團員團干部花名冊、團支部改選材料、團費使用情況及上級團組織文件等，以紙質(zhì)檔案材料為主。依據(jù)共青團改革及信息化檔案管理要求，檔案材料還應擴展到網(wǎng)絡共青團建設方面，如青年之聲、共青團微信平臺建設、QQ群建設情況及共青團信息系統(tǒng)等電子檔案。

（2）建立共青團信息管理系統(tǒng)。醫(yī)療機構(gòu)共青團信息系統(tǒng)可在人力資源管理系統(tǒng)下建立分支，共享團員基本信息，增加共青團信息模塊，節(jié)約系統(tǒng)開發(fā)資源，提高系統(tǒng)兼容性的同時，節(jié)省信息系統(tǒng)日常維護的人力，消除團員青年因職稱、學歷變化造成信息缺失等現(xiàn)象。模塊內(nèi)容的設定，除團員基本信息外，可根據(jù)共青團“三會兩制一課”制度，將團員教育評議、團員年度團籍注冊及團課培訓等納入信息管理，從而實時記錄共青團工作，提高制度的依從性及管理成效，同樣，將團組織檔案納入人事管理系統(tǒng)，對人力資源系統(tǒng)也是有益的補充。

（3）共青團檔案的整理與歸檔。紙質(zhì)檔案按照管理期限分類整理歸檔，其中團代會文件、工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度、上級團組織重要文件等能夠反映共青團主要職能活動和基本面貌，對共青團建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案歸為永久保存，團發(fā)文件、團委會紀要、共青團簡訊、表彰獎勵及處分材料、團員團干部花名冊、團支部改選材料、團費使用情況及上級團組織文件等反映共青團一般工作活動，在較長時間內(nèi)有查考利用價值的文件材料歸為30年保存期限，一般性的團務材料，在短時間內(nèi)需要查考的文件材料歸為10年保存期限。電子文件根據(jù)保存價值，確定為電子檔案，根據(jù)上述原則確定其保存期限，但在保存形式方面，須按要求將電子文件轉(zhuǎn)換成通用格式，并注明存儲格式及其軟、硬環(huán)境，如文件無法轉(zhuǎn)換，連同專用軟件一同歸檔。

3.加強復合型檔案人才的培養(yǎng)。醫(yī)療機構(gòu)共青團檔案的信息化建設要求工作人員除具備共青團工作經(jīng)驗及相關醫(yī)學知識外，還要有專業(yè)的檔案管理知識和熟練的計算機水平。平日工作中，工作人員要嚴謹負責，注重技能培訓，加強對檔案法規(guī)、信息技術、共青團時事等專業(yè)知識的學習，不斷更新知識儲備，邊用邊學，以用促學。特別要掌握信息技術發(fā)展現(xiàn)狀，利用先進的信息技術與共青團有效結(jié)合，順應共青團改革要求，把握青年人“無人不網(wǎng)、無處不網(wǎng)、無時不網(wǎng)”的時代特點，全面提升共青團網(wǎng)上群眾工作水平；利用先進的信息技術與檔案管理工作有效結(jié)合，減少甚至取代以往檔案工作中煩瑣、易錯的人工操作，有效提高檔案管理與利用效率，充分發(fā)揮檔案作用，進一步提升檔案信息化建設水平。

針對檔案部門邊緣化現(xiàn)狀，醫(yī)療機構(gòu)管理層要重視檔案工作人員的培養(yǎng)，將檔案人員培養(yǎng)納入整個醫(yī)療機構(gòu)的人才培養(yǎng)計劃，配備足夠的資源支持，經(jīng)常開展崗位練兵，鼓勵自學成才，推薦參加培訓班、邀請專家教授親臨授課、實行學分制等多種舉措，提高專、兼職檔案工作人員整體素質(zhì)水平。

[1]林清.加強醫(yī)院檔案信息化管理工作的探討[J].醫(yī)學信息學,2010（23）：3958-3959.

[2]王躍.現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理模式研究[J].蘭合世界,2016（4）：16.

[3]徐之光,丁穎瑩.淺析電子文件歸檔工作存在的問題與對策[J].山東檔案,2016（1）：45-46.

[4]伍志新.云時代醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)分析[J].辦公室業(yè)務,2016（23）：59.

★作者王娟娟，青島大學附屬醫(yī)院館員、團委書記，研究方向為檔案管理及青年工作。

G270.7

A

2017-06-17