王子鵬

（江蘇開(kāi)放大學(xué)綜合檔案室 南京 210036）

從實(shí)踐角度談高校數(shù)字檔案室建設(shè)問(wèn)題

王子鵬

（江蘇開(kāi)放大學(xué)綜合檔案室 南京 210036）

區(qū)分于高校檔案館，對(duì)設(shè)立綜合檔案室的高等學(xué)校面臨的數(shù)字檔案室建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行了研究。首先界定了高校數(shù)字檔案室的建設(shè)目標(biāo)，緊接著報(bào)告了高校數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀和不足，分析了高校數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的四個(gè)方面矛盾，并從實(shí)踐的角度給出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

高校檔案室 數(shù)字檔案室 數(shù)字化 檔案

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，“高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室……未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)該設(shè)立綜合檔案室”。與此對(duì)應(yīng)，高校檔案信息化工作，可區(qū)分為數(shù)字檔案館建設(shè)和數(shù)字檔案室建設(shè)，雖然兩者在理論上大致相同，但在實(shí)踐工作中有所區(qū)別。

一、建設(shè)目標(biāo)

《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T58-2014）將數(shù)字檔案館定義為“運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用的檔案信息集成管理體系”。從實(shí)踐的角度，高校數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)該至少實(shí)現(xiàn)下列三個(gè)目標(biāo)。

1.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)該在兼顧檔案實(shí)體建設(shè)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建集檔案收集、整理、編目、數(shù)字化、服務(wù)利用為一體的檔案管理平臺(tái)。高校的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)籍檔案以及各二級(jí)學(xué)院的檔案資料，根據(jù)各高校的工作需要和歷史傳承，可能不歸綜合檔案室管理。但是，在構(gòu)建檔案管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該將全校所有檔案資源納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，分權(quán)進(jìn)行管理。

2.建設(shè)豐富的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源三個(gè)方面，一是將學(xué)校傳統(tǒng)載體的檔案資料，掃描成符合檔案標(biāo)準(zhǔn)的圖像格式，并經(jīng)ORC識(shí)別技術(shù)構(gòu)建可全文檢索的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；二是在數(shù)字檔案室建成后，實(shí)現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)文件的同步歸檔，探索文檔一體化工作流程，盡量減少需要掃描和OCR識(shí)別的檔案數(shù)量；三是探索對(duì)高校各網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的非文書類電子文件進(jìn)行鑒定，對(duì)于電子文件進(jìn)行在線歸檔，在全程管理、前端控制、合作協(xié)同的原則下實(shí)現(xiàn)電子文檔的一體化管理。

3.提供在線的檢索利用服務(wù)。創(chuàng)新檔案服務(wù)利用的手段方法，在校園網(wǎng)上開(kāi)設(shè)檔案門戶網(wǎng)站，構(gòu)建人工智能查詢系統(tǒng)，合理劃分檔案閱覽權(quán)限，為全校師生提供“足不出戶”的檔案檢索利用服務(wù)。同時(shí)，根據(jù)《高校檔案管理規(guī)定》，高校應(yīng)該“提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。為此，綜合檔案室要在做好檔案開(kāi)放工作的基礎(chǔ)上，探索為社會(huì)大眾提供在線的檔案信息檢索服務(wù)。

二、現(xiàn)狀及問(wèn)題

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各高校的建設(shè)普遍進(jìn)入了高速發(fā)展和轉(zhuǎn)型期，在教學(xué)評(píng)估、憑證參考、宣傳教育等方面，對(duì)于檔案的利用需求日益增強(qiáng)。但是，相對(duì)于設(shè)立檔案館的高校，設(shè)立綜合檔案室的高校規(guī)模相對(duì)較小，從人力、物力、財(cái)力等方面，對(duì)檔案工作的投入有限，數(shù)字檔案室建設(shè)相對(duì)落后，無(wú)法滿足新形勢(shì)下高校檔案信息需求。

1.尚未進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的高校。受制于學(xué)校規(guī)模、人才匱乏、檔案工作傳統(tǒng)等多方面因素的影響，有些高校尚未給予檔案信息化工作足夠重視，未將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的信息化建設(shè)總體框架，數(shù)字檔案室建設(shè)與辦公自動(dòng)化建設(shè)工作脫節(jié)。目前，這部分高校的檔案工作仍然處于傳統(tǒng)的手工操作階段，檔案的管理和利用效率低，檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)高，急需開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)在線查檔，保護(hù)檔案原件，提高檔案檢索利用效率。

2.已經(jīng)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的高校。受檔案開(kāi)放、人才限制、資金投入等多方面因素制約，數(shù)字檔案室建設(shè)水平有待提高。

（1）檔案利用模式單一。大部分綜合檔案室的服務(wù)利用工作，只是機(jī)械地用數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其他工作流程并未改變。受制于檔案開(kāi)放工作進(jìn)展緩慢等因素，檔案門戶網(wǎng)站大多只能看到檔案工作動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、珍貴檔案鑒賞等欄目，而無(wú)法直接檢索到檔案目錄和原文。

（2）文檔一體化推進(jìn)速度緩慢。大部分文件并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件、電子文件的同步歸檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然需要掃描錄入，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（3）非文書類電子文件歸檔問(wèn)題。高校的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及校園論壇等，每天都產(chǎn)生大量的非文書類電子文件。綜合檔案室普遍沒(méi)有開(kāi)展對(duì)這部分電子文件的在線采集、鑒定和歸檔工作。

三、面臨的主要矛盾

1．檔案開(kāi)放問(wèn)題。

（1）檔案服務(wù)利用的主體。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第28條規(guī)定，“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可利用已公布的檔案”；第31條規(guī)定，“高校檔案開(kāi)放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具……為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”?？梢?jiàn)，高校提供檢索利用的主要檔案資源是開(kāi)放的檔案。

（2）鑒定開(kāi)放檔案的主要機(jī)構(gòu)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第8條，“高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：……開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作”；第27條規(guī)定，“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案”。可見(jiàn)，鑒定并公布高校檔案的主體是高校檔案機(jī)構(gòu)，依據(jù)的是“國(guó)家有關(guān)規(guī)定”。

（3）缺乏可供執(zhí)行的鑒定規(guī)則。根據(jù)《檔案法》第19條規(guī)定，“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放”。不過(guò)，高校綜合檔案室顯然不屬于國(guó)家檔案館，在檔案開(kāi)放時(shí)只能參考《檔案法》的這一規(guī)定。從實(shí)踐的角度出發(fā)，高校檔案機(jī)構(gòu)在如何鑒定、如何開(kāi)放高校檔案方面，缺少可供操作的實(shí)施細(xì)則。所以，高校的大部分檔案都無(wú)法成為開(kāi)放檔案，在查檔利用的過(guò)程中，只能按照傳統(tǒng)的查檔流程處理，機(jī)械地將紙質(zhì)檔案替換成數(shù)字化檔案。

2.投入與產(chǎn)出難匹配。受制于檔案開(kāi)放、規(guī)章制度等多方面影響，檔案數(shù)字化工作只是改變了檔案信息的存在狀態(tài)，沒(méi)有從根本上解決檔案開(kāi)放利用的主客體因素。而開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，需要投入大量的資金，投入和產(chǎn)出效益難以匹配，這就是一些檔案學(xué)者所謂的高校檔案數(shù)字化的“黑洞現(xiàn)象”[1]37-38。

3.檔案人才隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍是關(guān)鍵。受制于體制編制、發(fā)展瓶頸等多方面因素影響，優(yōu)秀的檔案人才不愿意進(jìn)入綜合檔案室工作。即使參加工作，很多人也把綜合檔案室的崗位當(dāng)成跳板，一有機(jī)會(huì)即另謀高就，沒(méi)有全心全意地投入到檔案事業(yè)中。

4.檔案管理系統(tǒng)問(wèn)題。高校的綜合檔案室，普遍采購(gòu)使用檔案管理系統(tǒng)。隨著學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的功能需要修改完善，并開(kāi)發(fā)新的功能模塊。但是，由于檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮效益不明顯，以及資金和人才的限制，這方面的工作開(kāi)展得比較緩慢。

四、主要對(duì)策

1.未進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的高校需要迎頭趕上。這部分高校，可充分借鑒其他高校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)。主要包括：采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)，兼容統(tǒng)一身份認(rèn)證模塊，嵌入到學(xué)校的辦公自動(dòng)化體系中；配置檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地，通過(guò)自主或者外包的方式，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作；將數(shù)字化資源掛接到檔案管理系統(tǒng)中，搭建檔案門戶網(wǎng)站和智能檢索系統(tǒng)，開(kāi)展在線的檔案信息資源服務(wù)。這部分工作有很成熟的經(jīng)驗(yàn)，筆者不再贅述。

2.統(tǒng)籌檔案開(kāi)放與高校信息公開(kāi)工作。為了響應(yīng)《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，教育部制定了《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》（下文簡(jiǎn)稱《辦法》），自2010年9月1日起施行?！掇k法》第11條規(guī)定，“校長(zhǎng)（學(xué)校）辦公室為信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)校信息公開(kāi)的日常工作”。如上文所述，高校負(fù)責(zé)檔案開(kāi)放的部門是高校檔案機(jī)構(gòu)，即檔案館或綜合檔案室。不同于檔案館的獨(dú)立地位，綜合檔案室通常由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)，即檔案開(kāi)放和信息公開(kāi)的主管部門一致，便于同步組織和實(shí)施。

必須指出的是，不能機(jī)械地用《辦法》來(lái)指導(dǎo)檔案開(kāi)放工作。為了保持原始記錄性，檔案需要包含文件形成、修改、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等全部過(guò)程信息。從形式上看，檔案由文件正本、文件定稿、發(fā)文或收文處理單等共同組成[2]30-32。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）就規(guī)定，歸檔文件的整理單位是“文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件”。也就是說(shuō)，高校檔案的內(nèi)容，有與高校信息公開(kāi)的內(nèi)容重合的部分，即文件的正稿；也包括不適宜公開(kāi)部分，即記錄檔案原始記錄性的信息（元數(shù)據(jù)），需要鑒定才可以公布。筆者認(rèn)為，從實(shí)踐的角度出發(fā)，校長(zhǎng)（學(xué)校）辦公室可以參考《辦法》的信息公開(kāi)范圍，將與之相對(duì)應(yīng)的檔案（文件）正本內(nèi)容公開(kāi)，供查檔利用。

3.將數(shù)字檔案室建設(shè)納入學(xué)校信息化整體建設(shè)中。綜合檔案室的自身能力有限，檔案工作人員必須提升思維層次，善于借勢(shì)，充分利用校長(zhǎng)（學(xué)校）辦公室主管的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)協(xié)調(diào)，將數(shù)字檔案室的建設(shè)納入到學(xué)校的整體信息化建設(shè)工作中，利用學(xué)校信息化部門的力量，做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作。

4.充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。綜合檔案室必須解放思想，利用數(shù)字檔案室建設(shè)的契機(jī)，做好在線的查檔利用服務(wù)；要進(jìn)行廣泛的調(diào)研，主動(dòng)作為，為學(xué)校的教學(xué)評(píng)估等活動(dòng)構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)；要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)與宣傳，編制《全宗指南》、《檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)》等相關(guān)文件，多途徑讓全校師生熟悉學(xué)校館藏情況，了解檔案利用權(quán)限，掌握檔案檢索技巧……總之，只有讓檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，才能換來(lái)學(xué)校各方面的支持，贏得檔案工作的健康快速發(fā)展。

5.加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度。任何工作，人力資源都是關(guān)鍵要素之一，檔案工作也不例外。高校綜合檔案室的規(guī)模相對(duì)較小，專職的檔案工作人員少則一人，多則三四人，工作相對(duì)單一，晉升空間有限，很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情況，必須探索出一套行之有效的激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)和使用好檔案工作人員?！凹?lì)不僅是一種手段,也是一門藝術(shù)”[3]64-65，建議從物質(zhì)激勵(lì)、情感激勵(lì)和知識(shí)激勵(lì)三個(gè)維度[4]65-69，做好這方面的工作。具體地說(shuō)，一是要落實(shí)政策，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第9條，“綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名”，給予檔案工作人員相應(yīng)的職位；二是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極組織專兼職檔案工作人員參加各級(jí)檔案局、高校、檔案研究會(huì)等機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)橫向的聯(lián)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展；三是要壓擔(dān)子、給榮譽(yù)，讓檔案工作人員感受到自身工作的價(jià)值，在檔案工作實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)馬斯洛“需要層次”理論中的第五層，即自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

[1]孫大東.高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象研究[J].檔案管理,2013（4）.

[2]陳忠海.從政府信息公開(kāi)看《檔案法》的修改[J].檔案學(xué)研究,2010（3）.

[3]曾紅春.激勵(lì)機(jī)制對(duì)抑制高校圖書館員職業(yè)懈怠的積極作用[J].高校圖書館工作，2009（1）.

[4]鄧君.檔案館員激勵(lì)機(jī)制研究——國(guó)家開(kāi)放檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)主體激勵(lì)研究之一[J].檔案學(xué)研究，2013（2）.

Discussion on University Digital Record Office Construction from the Perspective of Practice

Wang Zipeng
(Comprehensive Record Office of Jiangsu Open University,Nanjing 210036,China)

The research object of this paper is the construction of digital record office in universities rather than the university archives.The construction goal of digital record office is defined at first,then the current status of digital record office construction and the deficiency is reported,four aspects of contradictions in construction of digital record office are analyzed,and finally corresponding countermeasures and suggestions are presented from the perspective of practice.

university archives office;digital record office;digitization;archives

王子鵬，江蘇開(kāi)放大學(xué)校辦綜合檔案室助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

G270.7

A

2017-05-10