肖俊濤

威海市建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)審查中心有限公司

論檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題及措施

肖俊濤

威海市建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)審查中心有限公司

檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、專業(yè)性、政策性較強(qiáng)的工作，因此，要求各級(jí)管理部門要充分的認(rèn)識(shí)檔案管理管理工作的重要性。檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到單位事業(yè)的運(yùn)行，同時(shí)給單位在人力、物力、財(cái)力等方面大力支持與幫助。檔案是各類信息的一個(gè)重要載體，是企事業(yè)單位最主要信息源。所以，檔案管理工作對(duì)資源開(kāi)發(fā)利用起著了重要的作用。

檔案管理；問(wèn)題；措施

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

①對(duì)檔案的重視程度不夠。很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，忽視了檔案工作，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

②監(jiān)管力度不夠，管理水平不高，管理方式陳舊。我國(guó)的大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)于檔案保存的重要性、檔案管理的基本要求都不是十分了解。更談不上對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)的開(kāi)展。如今，我國(guó)大部分檔案管理人員同時(shí)兼?zhèn)鋽?shù)個(gè)職位。各種工作壓力接踵而至，自然也就對(duì)檔案工作的精力投入不足。同時(shí)，由于時(shí)間是個(gè)大的局限，我國(guó)的檔案管理人員通常不能夠與時(shí)俱進(jìn)地與國(guó)外先進(jìn)的檔案管理工作的知識(shí)、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容接軌。在我國(guó)檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用就是個(gè)很好的例子。同時(shí)由于沒(méi)有大型的計(jì)算機(jī)云端和相應(yīng)的檔案管理技術(shù)和軟件，各種人事檔案信息的查閱方式仍舊只能以人工查詢?yōu)橹鳌?/p>

③檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規(guī)范。檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

2 檔案管理問(wèn)題的建議

①堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實(shí)好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化的時(shí)代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個(gè)全新的局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。

②實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步的發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實(shí)的接受這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。而且如果使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化方式去整理復(fù)雜的檔案信息，就可以有事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進(jìn)行排列打印，既可降低因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理的優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

③提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的直接負(fù)責(zé)人員，所以檔案管理人員不僅對(duì)整個(gè)檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強(qiáng)好干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時(shí)刻注意對(duì)他們思想教育的培養(yǎng)，定時(shí)的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理做的成功與否，在很大的程度上取決于負(fù)責(zé)的檔案工作人員。作為一個(gè)合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過(guò)自學(xué)或參加培訓(xùn)等方式，熟悉與掌握各個(gè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實(shí)用、科學(xué)，為不斷發(fā)展進(jìn)步的社會(huì)提供更有利的資源。

④加強(qiáng)電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受溫度、濕度、細(xì)菌、磁場(chǎng)等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計(jì)算機(jī)病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個(gè)檔案柜、專用庫(kù)房來(lái)存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機(jī)房與安全性較強(qiáng)的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫入光盤，因?yàn)橐淮涡缘墓獗P比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且只有只讀性，可避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時(shí)滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強(qiáng)烈震動(dòng)和防機(jī)械磨損等條件。要及時(shí)的進(jìn)行文檔備份，備份技術(shù)也是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個(gè)非常重要的技術(shù)方法。備份對(duì)象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最好還是實(shí)行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案的管理工作并非只有保管檔案如此簡(jiǎn)單，其涉及到較多的專業(yè)、政策和機(jī)密問(wèn)題。因此對(duì)于檔案的保管工作，政府不能以善通文檔對(duì)待，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到其重要性，在多方面給與支持。只有檔案得以保存下來(lái)，檔案中的信息才能夠更好的為老百姓所利用，借鑒到未來(lái)的工作實(shí)踐中去。在新的歷史條件下檔案工作必須要緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時(shí)刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問(wèn)題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧建設(shè)。

[1]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志，2012(12).

[2]查榮.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價(jià)值工程，2012(23).