劉小男

中共遼源市委黨校

論檔案保護(hù)工作若干問題思考

劉小男

中共遼源市委黨校

本文分析了當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作中存在的管理觀念陳舊、管理模式及制度不夠健全和檔案設(shè)施建設(shè)落后等問題，提出企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)管理者觀念更新和檔案管理制度的健全以及企業(yè)文檔中心的完善等對(duì)策建議。

檔案管理；管理問題；策略

1 當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念陳舊

檔案信息管理是一種技術(shù)更是一種觀念，但是根據(jù)我國目前的檔案管理信息技術(shù)水平來說，解決檔案管理問題仍然無法達(dá)到理想的階段。所以主要還是應(yīng)該依靠個(gè)人的知識(shí)水平和主觀能動(dòng)性。企業(yè)中大部分員工甚至企業(yè)的中高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)程度還停留在檔案事業(yè)發(fā)展的初級(jí)階段，并沒有充分意識(shí)到檔案是企業(yè)重要的信息，檔案不但記錄著歷史，更服務(wù)于現(xiàn)實(shí)。不但要有紙質(zhì)版的檔案，更要增加電子檔案。目前，企業(yè)檔案逐步進(jìn)入數(shù)字化管理和檔案共享模式的時(shí)代。

盡管已經(jīng)有很大部分的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員積極配合順應(yīng)信息化實(shí)施起來，他們接受電子形式文件檔案進(jìn)館保存的同時(shí)，努力用數(shù)字化處理實(shí)體檔案，使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索和瀏覽。但不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的管理仍然很盲目，缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)思想和觀念，還沒認(rèn)識(shí)到檔案管理的根本目的。把檔案的管理放到重點(diǎn)的位置上，但忽略了開發(fā)利用檔案信息資源，這樣造成檔案的利用率低，可能會(huì)影響到企業(yè)的決策。

1.2 管理模式及制度不夠健全

政府對(duì)于企業(yè)的管理方式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代是直接的。從企業(yè)檔案管理規(guī)定實(shí)施起，代替了原有的國營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定。這一規(guī)定指導(dǎo)和監(jiān)督了新時(shí)期檔案工作的進(jìn)行。由于內(nèi)容的完善和時(shí)代的順應(yīng)使得市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的區(qū)別更為顯著，自此政府對(duì)企業(yè)關(guān)注更多的是指導(dǎo)和服務(wù)為主的宏觀間接性的管理。企業(yè)檔案的發(fā)展依附于外部動(dòng)力，由于外因不是決定事物性質(zhì)和屬性的主要原因，內(nèi)因是使企業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展變化的必要因素，所以，企業(yè)的內(nèi)部動(dòng)力才是發(fā)展的重要因素。因此，依據(jù)企業(yè)需根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的檔案管理的機(jī)制。

2 我國檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)中存在的問題與策略

2.1 檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)中存在的問題

隨著我國檔案管理工作的發(fā)展，我國對(duì)于檔案保護(hù)工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)不斷地進(jìn)行完善，并對(duì)檔案保護(hù)工作質(zhì)量的提高起到了積極的推動(dòng)作用，但仍然存在一些客觀問題。

一是檔案保護(hù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)仍舊有待完善。在實(shí)際工作中可以發(fā)現(xiàn)，我國的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)在一些領(lǐng)域仍舊存在空白。我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定始于1982年，經(jīng)過30年的發(fā)展，雖然取得了卓越的成效，但是在一些技術(shù)領(lǐng)域，如檔案管理庫房?jī)?nèi)的有害物質(zhì)限量標(biāo)準(zhǔn)等仍舊有待進(jìn)一步完善。

二是檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)老化?！吨腥A人民共和國標(biāo)準(zhǔn)法實(shí)施條例》中指出，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)要及時(shí)地進(jìn)行復(fù)審，而這個(gè)期限一般不能夠超過5年，而實(shí)際中，檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的有效期嚴(yán)重超齡。雖然我國檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)以科學(xué)和實(shí)踐為依據(jù)進(jìn)行制定，但往往是一經(jīng)制定基本沒有變化。標(biāo)準(zhǔn)的制定多集中于傳統(tǒng)的檔案保護(hù)領(lǐng)域，使得現(xiàn)實(shí)中檔案保護(hù)技術(shù)的更新發(fā)展不能在標(biāo)準(zhǔn)的制定中得到體現(xiàn)，檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)阻礙了檔案保護(hù)工作的開展。

2.2 檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)問題的解決策略

首先，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)重視完善工作。在已經(jīng)制定的標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)一些缺乏完善性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的補(bǔ)充，杜絕因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而導(dǎo)致的檔案管理不規(guī)范、影響檔案壽命的情況。同時(shí)，在檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的完善中，要重視與先進(jìn)的檔案保護(hù)科技水平以及新型載體的發(fā)展相適應(yīng)，如光盤、膠片等載體的保護(hù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

其次，要重視檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的及時(shí)更新。檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)不僅要適應(yīng)檔案保護(hù)技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)，要通過及時(shí)的更新來適應(yīng)對(duì)檔案保護(hù)工作的要求，從而利于檔案資料的有效保存與長(zhǎng)久保存。

最后，要重視對(duì)檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的糾錯(cuò)工作。檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案保護(hù)工作的重要依據(jù)，檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)中的錯(cuò)誤會(huì)對(duì)檔案保護(hù)工作的開展產(chǎn)生誤導(dǎo)，所以，在檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的制定中，不僅要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度開展相關(guān)工作，同時(shí)，也要對(duì)制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，重視標(biāo)準(zhǔn)的糾錯(cuò)工作。

3 我國檔案保護(hù)科研工作中的問題與策略

3.1 檔案保護(hù)科研中存在的問題

檔案保護(hù)科研工作是促進(jìn)檔案保護(hù)工作發(fā)展的根本動(dòng)力，重視與實(shí)踐檔案保護(hù)科研工作對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的突破具有重要的意義。當(dāng)前，我國的檔案保護(hù)科研工作表現(xiàn)出較大潛力的特點(diǎn)，科研人員在開展工作的過程中也表現(xiàn)出了較高的積極性，但仍舊有些客觀問題影響著檔案保護(hù)科研工作的開展。

一是檔案保護(hù)科研工作人員的技術(shù)缺陷。檔案保護(hù)不僅涉及檔案管理的專業(yè)知識(shí)，根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，還會(huì)涉及許多不同的社會(huì)領(lǐng)域與自然學(xué)科。檔案保護(hù)科研人員除具備相對(duì)扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還要具有較強(qiáng)的科學(xué)研究能力。在實(shí)際科研工作中，當(dāng)觸及較為深入的其他學(xué)科時(shí)，科研人員會(huì)存在因基礎(chǔ)知識(shí)不牢固而導(dǎo)致研究課題設(shè)計(jì)缺乏合理性的情況。

二是科研成果向?qū)嶋H應(yīng)用的轉(zhuǎn)化困難?？蒲谐晒D(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用才能夠?qū)崿F(xiàn)科研的價(jià)值，當(dāng)前，存在科研成果轉(zhuǎn)化實(shí)際應(yīng)用難的問題，究其原因，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，是開展科學(xué)研究的目的不明確，更多的是看重科研項(xiàng)目的功利性，而對(duì)所研究的成果能否被轉(zhuǎn)化應(yīng)用并不關(guān)心。其次，是科研與實(shí)際的檔案保護(hù)目的相脫節(jié)，例如，缺乏對(duì)研發(fā)產(chǎn)品使用成本的考慮，或者，缺乏對(duì)使用效果的驗(yàn)證，從而導(dǎo)致科研成果難以應(yīng)用到實(shí)際的檔案保護(hù)工作中。

3.2 檔案保護(hù)科研工作問題的解決策略

首先，應(yīng)重視從事科研工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)與結(jié)構(gòu)優(yōu)化。檔案保護(hù)科研部門要重視對(duì)科研人員的選拔，加大高層次和相關(guān)專業(yè)人才的引進(jìn)，增強(qiáng)科研隊(duì)伍的科學(xué)研究能力，同時(shí)，注重對(duì)科研人員的后期培養(yǎng)，通過組合不同學(xué)科專業(yè)科研人員一起搞研究，在實(shí)踐與交流中整體提高科研人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。也可以通過與科研項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)的部門進(jìn)行交流，開展跨領(lǐng)域科研合作，從而保證科研工作的高質(zhì)量完成。

結(jié)束語

企業(yè)中管理檔案中應(yīng)該加強(qiáng)管理者觀念更新、健全檔案管理制度和完善企業(yè)文檔中心，通過這些相應(yīng)的措施來解決上述問題，才可有效提升企業(yè)在檔管管理上的效率與服務(wù)質(zhì)量，有效改變來完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展。

[1]宋喜瑩.淺談如何做好檔案工作的規(guī)范化管理[J].科技展望，2014，(11).

[2]黎琨.人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)2016，(09).