張亞娟

寧夏特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)院

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

張亞娟

寧夏特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)院

隨著科技發(fā)展，檔案量的加大，對(duì)新時(shí)期檔案管理工作提出了更高的要求，因?yàn)槲覈?guó)長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作不重視，可以說(shuō)事業(yè)單位還需較大的提高，很多諸如檔案歸檔、整理、保護(hù)等工作才開(kāi)始，跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，所以新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理需要進(jìn)步和創(chuàng)新。本文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及解決對(duì)策做了進(jìn)一步探討。

檔案管理；歸檔；創(chuàng)新

當(dāng)今，隨著信息化的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作也向著信息化的管理模式，形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。電子化的檔案管理可以提高管理效率，便于檔案分類(lèi)，也可以促進(jìn)多元化檔案資源的使用，便于檔案管理的順利進(jìn)行。但由于事業(yè)單位規(guī)模大小、領(lǐng)導(dǎo)重視度等原因，信息化進(jìn)程處于不同的發(fā)展時(shí)期，仍然存在傳統(tǒng)的管理方式，以及傳統(tǒng)和信息化管理模式并存的單位。然而，在任何模式管理下都會(huì)有很多傳統(tǒng)問(wèn)題和新問(wèn)題，集中表現(xiàn)在檔案使用率低、信息化水平低、管理不規(guī)范，管理硬件水平低以及工作人員能力和較差等情況，接下來(lái)筆者就這幾方面進(jìn)行討論。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.思想意識(shí)得不到重視

在事業(yè)單位中，很多領(lǐng)導(dǎo)及工作人員把重心都放在了工作效率和結(jié)果上，對(duì)檔案的管理工作不重視，覺(jué)得檔案管理就是文員的事情，一般檔案裝到檔案盒中放到檔案柜中，以后很少有人再來(lái)翻閱、整理，這種現(xiàn)象很容易造成檔案的丟失和不全，一旦需要查找檔案資料時(shí)，很多情況下不好找，而且亂成一團(tuán)。

2.缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

很多情況下，檔案管理是一項(xiàng)幕后工作，不能產(chǎn)生直接的效益，也看不到功勞，尤其在基層機(jī)關(guān)單位，根本沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，只有一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案室和檔案柜；即使有檔案管理人員也是兼職的，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)將整理和管理檔案的事情交給新來(lái)的員工，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)也沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)檔案的管理工作不會(huì)產(chǎn)生較好的效果，經(jīng)過(guò)這樣臨時(shí)交接的過(guò)程，檔案很容易遺失。

3.缺乏硬件設(shè)施

檔案發(fā)霉、損壞是檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，這樣的情況說(shuō)明檔案管理不合理，重視度不夠，而且檔案室的基本配件不夠完善，有的缺乏檔案柜，有的缺乏檔案盒，這樣檔案室隨意的堆砌，導(dǎo)致歸類(lèi)不明確，擺放不整齊，還有情況是把檔案和一些雜物放到一起，既不算檔案室，也不算倉(cāng)庫(kù)，一旦其他工作人員不留意將易燃物和液體放到一起，難免意外發(fā)生。

二、檔案管理工作中問(wèn)題存在的原因

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視度不夠

很多情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)將檔案管理工作納入日常管理日程，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不充分，甚至認(rèn)為檔案也就是一個(gè)個(gè)文件的堆砌，放起來(lái)就好了，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)、分類(lèi)、整理和歸檔意識(shí)，所以有些檔案已經(jīng)遺失，有些檔案已經(jīng)損壞，正因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理沒(méi)有一個(gè)完整的、長(zhǎng)期的工作計(jì)劃，才會(huì)導(dǎo)致檔案檢查亂手腳。

2.工作落實(shí)不到位

因?yàn)槭聵I(yè)單位突發(fā)性、臨時(shí)性事件比較多，一旦有了臨時(shí)任務(wù)，可能要調(diào)用不同部門(mén)的人員進(jìn)行完成，這樣就造成檔案管理人員離開(kāi)檔案管理崗位，隨時(shí)被調(diào)用去做其他工作，使得檔案管理人員不能集中精力管理檔案，工作做到一半也必須放下，斷斷續(xù)續(xù)的工作使得檔案管理人員無(wú)心繼續(xù)，這樣免不了將手頭工作放下的情況，最終使得檔案管理不完善。

3.監(jiān)管力度薄弱

檔案室作為檔案管理工作的重要部門(mén)，也存在著人員經(jīng)常抽調(diào)的問(wèn)題，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)重視、不去監(jiān)督檔案整理工作，檔案管理人員自然有放松現(xiàn)象。對(duì)人員本來(lái)就少的檔案室來(lái)說(shuō)，要想徹底把檔案工作搞好，也確實(shí)不容易，因?yàn)椴徽搹臅r(shí)間上還是人員配備上都不允許，這樣就形成檔案工作說(shuō)來(lái)重要，忙起來(lái)不要，檢查起來(lái)抱佛腳的局面。

4.檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)

因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作不重視，基層工作人員在心理上也形成了一種輕視檔案管理工作的觀念，即使沒(méi)有別的任務(wù)，也不愿意靜下心來(lái)去整理檔案，鉆研檔案業(yè)務(wù)，對(duì)檔案的歸類(lèi)也只是貼上標(biāo)簽，裝進(jìn)檔案柜，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的建議

1.提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作和檔案管理人員的重視度

首先要改變單位領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，要認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位不只是干出驕人的業(yè)務(wù)工作，也要做好檔案管理，如果領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作不重視，意識(shí)淡薄，把過(guò)多的精力放到能看到成績(jī)的工作上，就會(huì)誤導(dǎo)基層工作人員認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤，檔案管理工作不好開(kāi)展，更達(dá)不到管理的目的。所以作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從管理意識(shí)上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大投入力度，只有這樣才能更好推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新、完善與發(fā)展。

2.明確檔案管理人員責(zé)任

維護(hù)檔案的完整與安全，就是檔案管理人員的基本職責(zé)，也是檔案保管工作的目的。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是把所有的檔案管理的完好無(wú)損，讓它不丟、不亂、不霉、不爛，這是檔案管理人員首先要做到的，不能因?yàn)橐恍┛陀^因素，如雨水、老鼠啃咬、失竊等等，從而造成檔案不完整、不安全。作為檔案管理人員一定要時(shí)時(shí)提高警惕，防止一切可能發(fā)生的意外，保證檔案的完好度，確保檔案工作有序進(jìn)行，為其他有關(guān)檔案使用的工作提供便利。

3.制定有效的監(jiān)督措施

有章可循是有效監(jiān)督檔案管理的有效方法，而且可以加強(qiáng)監(jiān)督的力度，對(duì)一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時(shí)報(bào)告，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。在這里可以根據(jù)不同的對(duì)象、不同的目的、不同的心理及思想動(dòng)機(jī)，對(duì)檔案工作加強(qiáng)重點(diǎn)保護(hù)，最好在檔案室安裝上攝像監(jiān)視器，這樣就可以憑借監(jiān)視器查看前來(lái)查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤，爭(zhēng)取把檔案工作做好。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員對(duì)檔案的安全、保管和利用有直接責(zé)任，作為檔案的直接管理者，他們必須加強(qiáng)自身素質(zhì)。首先，檔案管理人員不僅要有全心全意服務(wù)的精神，還要有默默奉獻(xiàn)服務(wù)的精神。其次，業(yè)務(wù)素質(zhì)必須過(guò)硬，只有具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，才能讓檔案室變的正規(guī)化、專(zhuān)業(yè)化。再次，作為檔案管理人員還必須具備一定的總結(jié)分析能力、敏銳觀察能力，掌握檔案管理工作的規(guī)律。

檔案，無(wú)論是在企業(yè)還是事業(yè)單位都是國(guó)家信息資料的重要來(lái)源，是所有記憶的存儲(chǔ)和備份，所以檔案管理也是社會(huì)發(fā)展必不可少的重要環(huán)節(jié)，作為事業(yè)單位，只要讓檔案管理工作做好制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，時(shí)刻跟隨著時(shí)代的需要而進(jìn)行創(chuàng)新與改革，就一定能在新時(shí)期的發(fā)展中做出貢獻(xiàn)。