1.呂志廣 2.斯琴高娃

1.烏蘭浩特市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 2.烏蘭浩特市婦幼保健院

簡析檔案管理及其完善

1.呂志廣 2.斯琴高娃

1.烏蘭浩特市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 2.烏蘭浩特市婦幼保健院

現(xiàn)代檔案管理是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。本文簡述了加強(qiáng)檔案管理的重要性，對完善檔案管理的策略進(jìn)行了簡要分析。

檔案管理；現(xiàn)代化；重要性；措施

檔案現(xiàn)代化管理是其向前發(fā)展的必然要求，因此檔案現(xiàn)代化管理必須具有新思維和新方法，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念。

一、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的重要性

加強(qiáng)檔案管理的重要性表現(xiàn)為：(1)是檔案數(shù)量和增長速度的要求。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，檔案的數(shù)量越來越多，增長的速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理手段暴露出許多問題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，給保管和提供利用帶來了很多困難，管理方法手段的落后直接影響文書和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能解決這些問題。(3)是檔案記錄方式多樣化的要求。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案的記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢，越來越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以微縮型、聲像型、機(jī)讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢。

二、完善檔案現(xiàn)代化管理的策略

1、轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。檔案管理觀念現(xiàn)代化是當(dāng)今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。只有實(shí)現(xiàn)了思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開放的形勢和新技術(shù)革命發(fā)展的需要，為社會(huì)提供檔案信息。

2、合理應(yīng)用檔案現(xiàn)代化管理方法。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。利用現(xiàn)代化檔案管理的信息技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)質(zhì)量的高度直接影響著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在推行檔案管理的現(xiàn)代化過程中，要有步驟、有計(jì)劃、有方法地盡全力實(shí)現(xiàn)對檔案現(xiàn)代化管理，減少物資與人力或者物力以及財(cái)力方面的浪費(fèi)，全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

3、完善檔案服務(wù)手段。(1)建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的重要形式之一。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。(2)建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。 檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。(3)開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。 檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。

結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能。同時(shí)需要注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，從而提高檔案管理水平。

[1]姜安民.淺析事業(yè)單位人事檔案的用途[J].黑龍江史志 2014(07)

[2]武曉玲.開發(fā)區(qū)人事檔案管理機(jī)制與管理理念創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2015(S4)