1.劉雅彬 2.付冬梅

1.洮南市社會(huì)救助事業(yè)中心 2.洮南市檔案局

民政社會(huì)救助檔案工作由民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受國(guó)家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。省級(jí)民政廳(局)和檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域社會(huì)救助檔案工作的指導(dǎo)，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際，共同制定相應(yīng)的管理辦法；縣級(jí)人民政府民政部門(mén)、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和救助站應(yīng)有專(兼)職人員負(fù)責(zé)救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(huì)(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的救助檔案工作。為了充分發(fā)揮民政社會(huì)救助檔案的作用，以下就民政社會(huì)救助檔案管理進(jìn)行探討。

一、民政社會(huì)救助檔案的概述

民政社會(huì)救助檔案一般是指民政部門(mén)主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案，也包括救助專業(yè)檔案。具體而言，民政社會(huì)救助檔案主要是指救助專業(yè)檔案，是縣級(jí)人民政府民政部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(huì)(社區(qū))在居民最低生活保障救助、低收人家庭醫(yī)療救助、貧困孤殘人員供養(yǎng)救助、特殊困難人員臨時(shí)救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助及災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)和救助管理機(jī)構(gòu))在對(duì)求助的流浪乞討人員實(shí)施救助過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的、整理歸檔的各種文件材料。

二、民政社會(huì)救助檔案管理的主要特征

民政社會(huì)救助檔案管理工作對(duì)于提高民政工作效果非常重要，同時(shí)其也是民政工作開(kāi)展中所不可忽視的一部分內(nèi)容。在民政社會(huì)救助檔案管理過(guò)程中，其特征主要表現(xiàn)為：第一、來(lái)源廣。民政社會(huì)救助檔案來(lái)源于縣級(jí)民政部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、居(村)委會(huì)及救助站。第二、基礎(chǔ)性、工具性強(qiáng)。民政社會(huì)救助檔案是其形成單位開(kāi)展各項(xiàng)救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對(duì)象大量的基礎(chǔ)信息，是各項(xiàng)救助工作延續(xù)的基礎(chǔ)和工具。第三、種類多。按救助工作的性質(zhì)，可分為基本生活救助、專項(xiàng)救助、臨時(shí)救助檔案等；按救助對(duì)象的特點(diǎn)，可分為城鄉(xiāng)居民最低生活保障、農(nóng)村五保供養(yǎng)、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助、臨時(shí)生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

三、民政社會(huì)救助檔案管理的要求及其措施

1、民政社會(huì)救助檔案管理的要求。主要表現(xiàn)為：(1)民政社會(huì)救助檔案要求分類管理。例如臨時(shí)生活救助檔案、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助檔案等等在文件材料的形成上有共同特征，都是待遇審批和待遇批準(zhǔn)后救助金的一次性發(fā)放，形成的材料比較簡(jiǎn)單；對(duì)流浪乞討人員的救助不實(shí)行審批制，其檔案材料是救助站對(duì)求助對(duì)象進(jìn)行甄別和實(shí)施救助過(guò)程的真實(shí)記錄，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)搞一個(gè)管理規(guī)定；最低生活保障檔案管理比較復(fù)雜，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程，業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)施過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，制定具體的管理辦法。(2)民政社會(huì)救助檔案要求分級(jí)管理。結(jié)合救助工作的有關(guān)規(guī)定，各級(jí)民政部門(mén)和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(huì)(社區(qū))、救助站的救助工作職責(zé)范圍不同，形成與其職能相關(guān)的救助檔案也有區(qū)別。省市級(jí)民政部門(mén)負(fù)責(zé)制定救助檔案管理的政策性文件和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，縣級(jí)民政部門(mén)、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(huì)(社區(qū))、救助站負(fù)責(zé)各自救助工作職能活動(dòng)中形成的救助檔案實(shí)體的管理。(3)民政社會(huì)救助檔案要求依法管理。救助檔案屬于專業(yè)檔案，其管理無(wú)法可依，必須加強(qiáng)調(diào)研，由國(guó)家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規(guī)定，規(guī)范救助檔案的管理。

2、加強(qiáng)民政社會(huì)救助檔案管理的措施。具體表現(xiàn)為：(1)嚴(yán)格民政社會(huì)救助檔案管理的保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級(jí)機(jī)構(gòu)和救助站，雖然各單位的條件不同，但應(yīng)積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達(dá)到防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜的要求。根據(jù)救助管理機(jī)關(guān)和救助對(duì)象以及社會(huì)利用的實(shí)際需求，救助檔案應(yīng)當(dāng)短期保管。具體說(shuō)，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。(2)強(qiáng)化民政社會(huì)救助檔案管理的利用。救助檔案屬于部門(mén)檔案，又涉及公民的隱私，不宜對(duì)外開(kāi)放，因此，其主要供救助管理部門(mén)和救助對(duì)象使用。上級(jí)單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱救助檔案，但要履行一定的查閱手續(xù)。救助檔案保管部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立利用制度：細(xì)化利用條件；明確利用程序；建立安全利用的措施。(3)民政社會(huì)救助檔案管理的移交。救助檔案是短期保存的檔案，本不存在移交問(wèn)題，期滿后應(yīng)當(dāng)鑒定銷毀，但考慮到歷史研究的需要，救助檔案保管期滿后，地方國(guó)家綜合檔案館可將適當(dāng)比例的檔案抽樣接收進(jìn)館。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，民政部門(mén)日常工作量較大，其肩負(fù)著聯(lián)系國(guó)家與群眾的重要職責(zé)。作為民政管理工作中的重要內(nèi)容，民政社會(huì)救助檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)于民政工作具有重要影響，因此民政社會(huì)救助檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案資源利用的重視程度，結(jié)合相關(guān)的管理體制及其原則，采取科學(xué)有效的策略，從而提高民政社會(huì)救助檔案資源的利用效率，幫助民政部門(mén)開(kāi)展好各項(xiàng)工作。

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[3]劉淑芹.淺談民政社會(huì)救助檔案的管理體制與原則[J].卷宗，2017(11)