李嘉怡

摘要：高校科研項(xiàng)目檔案要更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須要重視與其密切相關(guān)的文檔收集工作，然而目前科研項(xiàng)目檔案材料收集不齊全的現(xiàn)狀較為突出。鑒于此，本文從科研人員、科研管理部門和檔案館三個(gè)方面對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決措施。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目檔案檔案收集文件歸檔

高?？蒲许?xiàng)目檔案是高校在科研項(xiàng)目管理和實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體等材料。它真實(shí)、完整地記錄了高?？蒲腥藛T在從事科研活動(dòng)過(guò)程中的學(xué)術(shù)思想、科研方法、成果經(jīng)驗(yàn)等，是高校檔案的重要組成部分。通過(guò)調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)高?？蒲许?xiàng)目檔案收集不齊全的現(xiàn)象尤為突出。鑒于此，本文主要以筆者所在單位的科研項(xiàng)目檔案收集情況為例，對(duì)其存在的問(wèn)題及其原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、高校科研項(xiàng)目檔案收集的現(xiàn)狀及問(wèn)題

筆者所在單位科研項(xiàng)目檔案的收集范圍主要包括五個(gè)方面的內(nèi)容：一是研究準(zhǔn)備階段：包括科研課題審批文件，證材料與開(kāi)題報(bào)告，任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同，課題投資和預(yù)決算材料。二是研究實(shí)驗(yàn)階段：包括研究計(jì)劃及執(zhí)行情況，實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、野外調(diào)查、考察的各種原始記錄以及綜合分析材料，設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙，計(jì)算材料、數(shù)據(jù)處理材料（包括計(jì)算機(jī)處理材料，如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、計(jì)算結(jié)果），實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告，照片、底片、錄音帶、幻燈片、電影拷貝等，階段小結(jié)，重要的技術(shù)文件，樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄。三是總結(jié)鑒定階段：包括研究（研制）報(bào)告，論文、專著，工藝技術(shù)報(bào)告，專家評(píng)審意見(jiàn)，鑒定會(huì)材料（鑒定意見(jiàn)、鑒定代表名單），鑒定證書(shū)，推廣應(yīng)用意見(jiàn)，課題工作總結(jié)。四是申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段：包括科技成果登記表，科技成果報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料，科技成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)）原件或影印件，專利申請(qǐng)書(shū)或證書(shū)原件或影印件。五是推廣應(yīng)用階段：包括轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)，推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況，推廣應(yīng)用情況報(bào)告、工作總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見(jiàn)，成果宣傳報(bào)道材料，國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料。

從歸檔范圍來(lái)看，筆者所在單位規(guī)定的內(nèi)容與1987年原國(guó)家科學(xué)委員會(huì)和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的要求差異不大。對(duì)這五方面內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，行政性文件收集得較為齊全，“研究準(zhǔn)備階段”“總結(jié)鑒定階段”“申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段”“推廣應(yīng)用階段”這四個(gè)階段需要經(jīng)歷較多的行政流程，檔案收集數(shù)量較多。但就整體而言，檔案收集情況并不理想，表現(xiàn)在涉及重要數(shù)據(jù)和研究成果的科研文件，其收集情況并不樂(lè)觀，其中以“研究實(shí)驗(yàn)”階段最為突出。這部分科研項(xiàng)目檔案在更大程度上取決于科研人員的積極性，難以強(qiáng)制性收集，而這恰恰是科研項(xiàng)目檔案的精髓，其收集不齊全對(duì)后期的檔案開(kāi)發(fā)利用十分不利。

二、高?？蒲许?xiàng)目檔案收集不齊全的原因分析

（一）科研人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)認(rèn)知模糊以及對(duì)歸檔安全性存在顧慮，導(dǎo)致歸檔文件不齊全

1.科研人員對(duì)自身科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)認(rèn)知得較為模糊。高?？萍既藛T的科研成果所形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題主要由《中華人民共和國(guó)專利法實(shí)施細(xì)則》等知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律制度來(lái)決定，主要表現(xiàn)為“職務(wù)成果”與“非職務(wù)成果”的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題。其中執(zhí)行本單位的任務(wù)或者主要是利用本單位的物質(zhì)技術(shù)條件所完成的科技成果為“職務(wù)成果”。高校的技術(shù)成果大多是“職務(wù)發(fā)明”，但是也有部分“非職務(wù)發(fā)明”?！陡叩葘W(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中指出：“校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理?！倍凑铡镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷制度，即科研作品屬于職務(wù)作品的都應(yīng)該立卷歸檔。由于科研人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)認(rèn)知不清，他們?cè)谕瓿韶?fù)責(zé)項(xiàng)目后，將部分應(yīng)該立卷歸檔的科研項(xiàng)目文件如實(shí)驗(yàn)方法、工藝參數(shù)、關(guān)鍵設(shè)計(jì)圖紙等認(rèn)定是非職務(wù)作品，而留在項(xiàng)目組手中，不愿提交檔案館保管。

2.科研人員對(duì)歸檔安全性存在疑慮。優(yōu)秀的科研成果具有前瞻性、創(chuàng)造性，尤其是涉及高新技術(shù)、國(guó)家軍事科學(xué)或科研開(kāi)發(fā)等特殊重要信息資源的科研成果，其價(jià)值是不可估量的。加上當(dāng)今社會(huì)抄襲、剽竊現(xiàn)象較為嚴(yán)重，導(dǎo)致部分科研人員對(duì)其科研成果能否得到安全保存存在疑慮，擔(dān)心自己的科研成果文件在歸檔后由于得不到妥善地保管而不愿移交檔案館。

（二）科研管理部門權(quán)責(zé)不明確，導(dǎo)致歸檔文件不齊全

高校科研項(xiàng)目檔案數(shù)量巨大，檔案館人力資源相對(duì)不足，在這種情況下，主要科研管理部門和相關(guān)科研管理部門會(huì)參與科研項(xiàng)目檔案的收集過(guò)程之中。就筆者所在單位而言，主要科研管理部門為社科處，相關(guān)科研管理部門如高教所、設(shè)備處、教務(wù)處等，在收集科研項(xiàng)目檔案過(guò)程中都面臨著各自的困境。由于科研項(xiàng)目檔案移交一般需要通過(guò)兩個(gè)過(guò)程：科研人員把科研項(xiàng)目檔案移交給主要科研管理部門，主要科研管理部門把檔案移交給檔案館。在這個(gè)過(guò)程中，由于檔案館和科研人員不能直接接觸，導(dǎo)致檔案館難以第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行解決，從而難以保證科研項(xiàng)目檔案的齊全性。同時(shí)，相關(guān)科研管理部門如高教所、設(shè)備處、教務(wù)處等，他們?cè)诠ぷ鞯倪^(guò)程中有機(jī)會(huì)接觸到科研項(xiàng)目檔案，但是由于權(quán)責(zé)界定的上的不明確，導(dǎo)致沒(méi)有明確的規(guī)定要求他們需要向檔案館移交相關(guān)的科研項(xiàng)目檔案。長(zhǎng)期以往，相當(dāng)數(shù)量的科研項(xiàng)目成果文件得不到妥善地歸檔保存。

（三）檔案館工作人員對(duì)小項(xiàng)目科研項(xiàng)目檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致歸檔文件不齊全

受限于檔案館的資金和人力，檔案館工作人員難以對(duì)所有項(xiàng)目的科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔，他們一般會(huì)根據(jù)項(xiàng)目資金大小、撥款來(lái)源、成果發(fā)表所在期刊等因素，對(duì)不同科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行區(qū)別對(duì)待：對(duì)如863、973、908等屬于重大項(xiàng)目的科研項(xiàng)目檔案更為重視，當(dāng)他們發(fā)現(xiàn)材料不齊全，會(huì)向科研管理部門或者相關(guān)人員主動(dòng)進(jìn)行追討；對(duì)所謂的小項(xiàng)目，如學(xué)生申請(qǐng)的項(xiàng)目、金額較小的項(xiàng)目等則較少進(jìn)行后續(xù)的追討，導(dǎo)致小項(xiàng)目的科研項(xiàng)目成果文件的歸檔不齊全。

三、解決科研項(xiàng)目檔案收集不齊全的措施

（一）對(duì)科研人員實(shí)行“職稱掛鉤機(jī)制”和“會(huì)員制”，使其主動(dòng)移交檔案材料

1.實(shí)行“職稱掛鉤機(jī)制”?！奥毞Q掛鉤體制”是一種強(qiáng)制性措施，它把是否定期向科研管理部門或檔案館提交科研項(xiàng)目檔案作為職稱評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)之一，如果不符合定期提交檔案的最低標(biāo)準(zhǔn)要求，則需要達(dá)標(biāo)后才可以進(jìn)行職稱的評(píng)定和維系。通過(guò)該措施，能夠讓科研人員認(rèn)識(shí)到向科研管理部門移交檔案是一項(xiàng)必須執(zhí)行的義務(wù)?？蒲腥藛T從事的科研事業(yè)所形成的檔案資料本是職務(wù)作品，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸學(xué)校，向檔案館提交相關(guān)科研項(xiàng)目檔案是每個(gè)科研人員的責(zé)任和義務(wù)。

2.實(shí)行“會(huì)員制”。在檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)建立全新的檔案收集兼共享制度，以便在保護(hù)科研項(xiàng)目檔案所有者知識(shí)產(chǎn)權(quán)的同時(shí)，讓科研項(xiàng)目檔案發(fā)揮更大效用。檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)科研人員交納的科研項(xiàng)目檔案詳細(xì)程度，向該科研人員提供對(duì)應(yīng)層級(jí)的、處于開(kāi)放階段的科研項(xiàng)目檔案供其查看與利用。

（二）明確各科研管理部門權(quán)責(zé)，采取檔案館工作人員入駐和系列培訓(xùn)等措施，保證歸檔文件的齊全性

明確科研管理部門職責(zé)，做好科研項(xiàng)目檔案的前端控制工作。高校應(yīng)在制度上明文規(guī)定科研項(xiàng)目的主要管理部門和相關(guān)管理部門的具體職責(zé)：一是社科處作為主要的科研管理部門，高校應(yīng)制定詳細(xì)的移交規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，檔案館還應(yīng)派檔案工作人員進(jìn)駐社科處，負(fù)責(zé)在科研人員移交檔案的過(guò)程中檢查檔案的齊全性，在科研項(xiàng)目移交不齊全的時(shí)候及時(shí)提醒科研人員，改善科研項(xiàng)目檔案收集不齊全的現(xiàn)狀。二是針對(duì)相關(guān)科研管理部門如高教所、設(shè)備處、教務(wù)處等部門，在工作過(guò)程中有機(jī)會(huì)接觸到科研檔案，但并沒(méi)有向檔案館移交檔案的規(guī)定的情況，高校應(yīng)將“及時(shí)上交科研項(xiàng)目檔案”這一職責(zé)明確納入他們的職責(zé)中，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，防止科研項(xiàng)目檔案的流失。此外，對(duì)于高校主要科研管理部門和相關(guān)科研管理部門，檔案館工作人員都應(yīng)與其進(jìn)行有效溝通，并了解相關(guān)管理部門的工作流程，做好科研項(xiàng)目檔案的監(jiān)管工作，防止出現(xiàn)項(xiàng)目流失的情況。若出現(xiàn)檔案遲交、少交的情況，高校應(yīng)賦予檔案館相應(yīng)的權(quán)利進(jìn)行檔案的追討。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案館工作人員的培訓(xùn)，保證歸檔文件的齊全性

高校應(yīng)該充分利用學(xué)校檔案相關(guān)專業(yè)的人才資源，在專業(yè)知識(shí)和工作理念方面對(duì)檔案館工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)制度法規(guī)的講解，包括《中華人民共和國(guó)檔案法》《科技檔案工作條例》以及各高?？蒲许?xiàng)目檔案工作細(xì)則，使工作人員了解科研項(xiàng)目檔案收集的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案收集的規(guī)范、合理、科學(xué)。特別是普及科研材料的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，可以讓檔案館工作人員形成正確的檔案意識(shí)，在工作中以平等的態(tài)度對(duì)待重大項(xiàng)目和一般項(xiàng)目。二是為檔案館工作人員深入講解關(guān)于科研項(xiàng)目檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，使檔案館工作人員在收集科研項(xiàng)目檔案材料時(shí)能夠做到“有底氣”“有依據(jù)”，解決科研項(xiàng)目檔案關(guān)鍵性材料收集不齊全的問(wèn)題。

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