1.余景宇 2.王 靜
1.江西省煙草公司上饒市公司 2.上饒市地方稅務局納稅服務局
會計檔案是反映和記錄經(jīng)濟業(yè)務內容的載體,主要包括原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表等,能為單位經(jīng)營管理提供決策依據(jù),因此會計檔案的安全保管有著重要的意義。隨著現(xiàn)代信息化技術在越來越多的領域得到了應用,會計工作也逐步從電算化轉向信息化,傳統(tǒng)的紙質版會計檔案管理已經(jīng)無法適應信息化時代的發(fā)展,會計檔案的電子化管理正逐漸替代了傳統(tǒng)的管理方式。在這一背景下,為規(guī)范和提高會計檔案的現(xiàn)代化管理水平,財政部、國家檔案局于2015年12月發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號),肯定了電子會計檔案的法律效力,會計檔案的獲得、歸檔和保管均可以通過電子化形式管理。推行電子會計檔案管理一方面可以精簡傳統(tǒng)會計檔案管理,降低企業(yè)管理成本;另一方面也是順應信息化管理發(fā)展的需要,提升企業(yè)管理效率。
紙質會計檔案對存儲空間要求較大,分類較為復雜,管理難度較大,由于紙張存儲的要求,需要采取措施對紙質檔案進行防潮、防水、防塵和防火等方式處理。相對于紙質檔案,電子會計檔案的存儲提出了更高的要求。電子檔案一般是儲存在光盤或是磁盤等磁介質上的,光盤和磁盤在保存時對環(huán)境的要求比較高,一旦所處的環(huán)境潮濕或是溫度過高等,都可能造成磁盤、光盤中的信息無法順利讀寫。電子會計檔案除了防水、防火等要求外,還對防靜電、防磁化等方面也有較高要求。除此以外,電子會計檔案還需預防人為入侵破壞,需要配備網(wǎng)絡安全設備,確保電子檔案的安全性。
傳統(tǒng)的會計檔案一般包含了原始單據(jù)、記賬憑證以及賬目和報表等,依托紙張為載體,只能以文字和圖表形式對會計信息進行固化。電子會計檔案不僅包含了傳統(tǒng)的會計檔案,還包括了存儲在磁盤等不同載體上的電子數(shù)據(jù),檔案格式多樣,如文本、圖片和數(shù)據(jù)庫等多種形式。按照國家檔案局要求,不同種類的會計檔案應該按照相應的標準和技術進行歸檔。財務人員可以借助計算機等工具,讀取各種格式的電子會計檔案。在電子會計檔案管理上,根據(jù)相關規(guī)定合理選擇會計檔案電子格式,可以為電子會計檔案的使用和管理提供便利。
在檔案使用方面,電子檔案的查閱調用也更加方便。基于信息化條件下的會計電子檔案,在處理的過程中采用計算機進行處理,可直接在檔案管理系統(tǒng)中查詢需要檢查的資料,省去調閱、翻查、收回等環(huán)節(jié),靈活性大大增強,工作效率顯著提升。同時,電子檔案可以通過網(wǎng)絡進行傳遞,可以快速復制檔案,具有較高的共享性。因此會計檔案的電子化管理可以降低成本,最大程度發(fā)揮會計檔案的使用價值。
電子會計檔案中都是比較重要的數(shù)據(jù),因此有效管理電子會計檔案就必須建立完善的管理制度。根據(jù)《會計檔案管理辦法》制定電子會計檔案管理管理制度,包括具體操作制度規(guī)范等。如電子會計檔案的歸檔制度,保管制度、查閱制度等。紙質會計檔案調閱過程中,先要查詢會計憑證號,再根據(jù)憑證號到檔案管理部門去查詢檔案資料,會計檔案的調閱一般會耗費較長的時間。電子會計資料主要通過電子影像技術傳遞,配備掃描儀、高拍儀等設備將會計原始憑證轉化為電子憑證,便于電子檔案的獲取。在計算機中安裝專業(yè)的會計檔案查詢系統(tǒng),并與財務管理系統(tǒng)相融合,直接在財務管理系統(tǒng)中調閱相應的檔案資料,實現(xiàn)信息共享,節(jié)省查詢時間,不僅可以提升會計電子檔案的利用率,還可以提升會計人員的工作效率。
現(xiàn)行的會計檔案管理方式普遍存在連貫性差、缺乏規(guī)范性等問題。因此企業(yè)必須加強信息平臺的構建工作,規(guī)范電子檔案管理流程。在電子會計檔案管理過程中,完善的信息平臺可以幫助檔案管理人員管理電子檔案。同時,要設置相應的管理職責,合理優(yōu)化組織流程,形成電子會計檔案統(tǒng)一管理體系,保證電子會計檔案工作質量。實現(xiàn)財務與檔案管理一體化,將經(jīng)濟業(yè)務的執(zhí)行程序、財務工作的分工協(xié)作、會計檔案的整理歸檔整合到一個統(tǒng)一的平臺,固化業(yè)務流程,記錄會計信息,在財務系統(tǒng)生成會計憑證的同時自動生成電子會計檔案,實現(xiàn)電子會計檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化和自動化管理。
電子會計檔案的推廣給檔案的安全保障帶來新的挑戰(zhàn)。電子檔案一般存儲在磁介質內,容易被篡改,從而失去真實性。而且磁盤的使用壽命較短,也容易被破壞,影響會計數(shù)據(jù)的安全性。在電子檔案使用過程中,建立規(guī)范的工作流程,確保會計信息的完整性、全面性、真實性,防止會計檔案內容泄露或篡改。構建安全監(jiān)督體系,通過權限控制機制,明確權責范圍,實施責任制,不同崗位賦予不同權限,保障各個系統(tǒng)的安全運行,提高監(jiān)督和核實的效用。在安全系統(tǒng)上,要采用安全可靠的信息系統(tǒng)保障電子會計檔案無法隨意篡改,保證各授權人員在職權范圍內操作,確保電子會計檔案管理系統(tǒng)的安全。還可以通過安裝防火墻、網(wǎng)絡安全設備以及磁盤陣列等方式加強會計檔案安全,防止惡意攻擊事件,保障硬件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫服務器的安全。
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