趙永杰

洮南市國(guó)土資源局

國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作探討

趙永杰

洮南市國(guó)土資源局

隨著城市化建設(shè)的不斷推進(jìn)，保障土地供應(yīng)、堅(jiān)守耕地紅線、維護(hù)土地管理秩序的任務(wù)越來(lái)越艱巨，檔案工作服務(wù)國(guó)土資源部門(mén)中心工作的作用也越來(lái)越重要，因此必須加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)。基于此，本文闡述了國(guó)土資源檔案的主要作用以及國(guó)土資源檔案管理信息化的重要性，對(duì)國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行了探討分析。

國(guó)土資源檔案；作用；管理信息化；重要性；建設(shè)

一、國(guó)土資源檔案的主要作用

檔案是記敘歷史的載體，在客觀上是靜止存在的文書(shū)和史志資料，具有收藏和借鑒的價(jià)值。國(guó)土資源檔案管理伴隨著國(guó)土資源管理事業(yè)的發(fā)展，其功效充分顯現(xiàn)，已經(jīng)成為國(guó)土管理事業(yè)不可缺少的組成部分。一是國(guó)土資源檔案是記敘土地歷史的文書(shū)鑒證，也具有借鑒和應(yīng)用價(jià)值。自從20世紀(jì)80年代土地管理系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)組建以來(lái)，存在著應(yīng)用綱目和類(lèi)型不完整性，但是記錄的國(guó)土資源歷史是真實(shí)全面且可信。二是國(guó)土資源檔案具有科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。隨著土地管理事業(yè)的發(fā)展，國(guó)土資源檔案管理日趨完善，在悠久歷史長(zhǎng)河中對(duì)土地動(dòng)態(tài)有著詳細(xì)真實(shí)的記錄，尤其對(duì)全國(guó)首次開(kāi)展土地詳查，地籍調(diào)查，土地規(guī)劃等科技成果資料及相關(guān)圖件都有著詳實(shí)可靠的記載，對(duì)今后應(yīng)用其成果進(jìn)行國(guó)土資源的科技研究，具有科學(xué)性和可操作性。三是國(guó)土資源檔案對(duì) 國(guó)土資源糾紛處理和違法違章查處具有法制佐證，公平公正作用。詳實(shí)的檔案資料是證據(jù)。因而賦予法律責(zé)任，具備法制功能。

二、國(guó)土資源檔案管理信息化的重要性

國(guó)土資源是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。國(guó)土資源檔案信息化是我國(guó)國(guó)土資源可持續(xù)發(fā)展的基本要求。國(guó)土資源可持續(xù)發(fā)展利用關(guān)系著民生保障的方方面面，尤其是稀土資源，更是關(guān)乎國(guó)防安全。我國(guó)國(guó)土資源檔案從無(wú)到有，從有到不斷發(fā)展擴(kuò)大；尤其是進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，國(guó)土檔案管理經(jīng)歷了由單一傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理型，轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案管理與信息化電子檔案管理并存轉(zhuǎn)型，現(xiàn)代信息化向數(shù)字化、智能化方向飛躍發(fā)展。國(guó)土檔案信息化管理體系逐步得到完善健全。近年來(lái)，從國(guó)務(wù)院有關(guān)部門(mén)重視農(nóng)民土地利用的相關(guān)政策中可以看出，農(nóng)村集體用地市場(chǎng)化流轉(zhuǎn)速度加快，空間加大，農(nóng)民獲得更多財(cái)產(chǎn)上的權(quán)利。針對(duì)這一情況，國(guó)土資源檔案部門(mén)必須加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，進(jìn)行深層次改革，符合形勢(shì)、經(jīng)濟(jì)利用發(fā)展的需要。

三、國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作的分析

1、加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。國(guó)土資源檔案管理部門(mén)應(yīng)該配齊相關(guān)硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件系統(tǒng)、第三方軟件等基礎(chǔ)運(yùn)行平臺(tái)，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。針對(duì)信息的采集，應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)相關(guān)采集設(shè)備，例如掃描儀、錄像機(jī)、照相機(jī)；針對(duì)信息的存儲(chǔ)，應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)必需的硬盤(pán)等；在利用信息方面，應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電腦、檔案管理系統(tǒng)；在共享信息方面，需要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)，例如單位內(nèi)建立內(nèi)網(wǎng)等。

2、建立健全檔案信息資源庫(kù)。在實(shí)踐過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守檔案工作有關(guān)法規(guī)和基本原則，統(tǒng)一集中管理檔案。重點(diǎn)管理檔案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，按照材料類(lèi)型整理歸檔，內(nèi)容齊全、真實(shí)，文字工整簡(jiǎn)練，記錄更詳細(xì)，手續(xù)齊全。土資源部門(mén)由于其自身部門(mén)職能，檔案種類(lèi)多，數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化掃描便成為了一項(xiàng)工作量非常大的工作，筆者認(rèn)為需要做好以下幾方面：(1)做好檔案數(shù)字化加工的前期準(zhǔn)備。全面匯總需要數(shù)字化的檔案數(shù)量，對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)行初步預(yù)算，制定科學(xué)合理的工作方案和計(jì)劃，安排專(zhuān)門(mén)的工作場(chǎng)所和購(gòu)買(mǎi)相關(guān)設(shè)施設(shè)備。針對(duì)數(shù)字化對(duì)象，應(yīng)該基于檔案的特征和利用目的，優(yōu)先選擇長(zhǎng)期保管期限中查詢(xún)利用率較高的建設(shè)用地類(lèi)和地籍管理類(lèi)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)其的數(shù)字化管理。(2)加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工的過(guò)程管理。對(duì)檔案交接工作進(jìn)行規(guī)范管理，做好檔案出入庫(kù)登記工作，保證在加工過(guò)程中檔案數(shù)量和檔案編碼的準(zhǔn)確性，詳細(xì)規(guī)定圖像儲(chǔ)存格式、圖像處理方法、掃描方法及命名方式等內(nèi)容；防止在數(shù)字化加工過(guò)程中對(duì)檔案原件造成第二次破壞。(3)全程控制檔案數(shù)據(jù)安全保密。針對(duì)外包單位，必須同外包方簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格審查聘用人員，并進(jìn)行登記備案；進(jìn)一步完善監(jiān)控系統(tǒng)，全面檢查數(shù)字化設(shè)備工作前的安全性和認(rèn)真清查工作完成后的數(shù)據(jù)；定期鑒定和篩選相關(guān)涉密數(shù)據(jù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定進(jìn)行查看和利用，注意數(shù)據(jù)的備份，使得國(guó)土資源檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)異地備份、異質(zhì)備份和同城備份。

3、加強(qiáng)國(guó)土資源檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。國(guó)土資源檔案信息管理系統(tǒng)具有收集、管理、查詢(xún)利用、安全保密等功能。(1)提供接口，同地籍管理系統(tǒng)、電子政府系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，確保相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中出現(xiàn)的待歸檔數(shù)據(jù)能夠迅速、自動(dòng)歸檔，成為可利用的標(biāo)準(zhǔn)電子檔案。(2)將數(shù)字化檔案信息構(gòu)建成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息庫(kù)，并提供管理、查詢(xún)、檢索等相關(guān)服務(wù)。(3)健全安全保密系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、權(quán)限設(shè)置等保護(hù)檔案管理系統(tǒng)。其四，制定科學(xué)合理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程和規(guī)范，將系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

4、提高國(guó)土資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的主要力量，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)在很大程度上影響了國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的成效，所以提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)尤為必要。引導(dǎo)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，進(jìn)一步提高其責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，在檔案管理信息化建設(shè)中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)工作專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員必須具有高超的專(zhuān)業(yè)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，管理知識(shí)牢固，對(duì)國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)了解充分，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)、信息技術(shù)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的綜合性檔案管理人員，真正滿足國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展需求。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、人工智能、衛(wèi)星通信等技術(shù)的日益成熟，信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，再加上國(guó)土資源工作量的提高，各種國(guó)土資源檔案數(shù)量不斷增加，因此加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作至關(guān)重要。

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[3]李群.國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017(04)

趙永杰(1971-)，女，漢族，吉林省榆樹(shù)縣 館員，研究方向：檔案管理