尚朝暉

國家電投集團江西電力有限公司

提升辦公室檔案管理效率的探討

尚朝暉

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檔案的收集管理和歸檔時辦公室的一項基本工作，也是一項重要工作，可以為其他辦公室開展工作奠定基礎。隨著社會的不斷發(fā)展，辦公室的檔案管理工作也逐漸趨向復雜化，起到的作用也越來越大，如何提升辦公室檔案的管理效率成為辦公室檔案管理人員重點思考的問題。文章主要分析了當前辦公室文檔管理中存在的問題，并提出提升辦公室檔案管理效率的措施，以期辦公室檔案得以有效管理。

檔案管理；效率；問題；措施

隨著我國企業(yè)單位的迅速發(fā)展，對辦公室的檔案管理工作也提高了管理要求。檔案的管理情況對企業(yè)內(nèi)部的工作質(zhì)量有著重要影響，所以，企業(yè)應該重視辦公室檔案管理工作，采取相關措施提高檔案管理效率。

一、影響辦公室檔案管理效率的問題

(一)缺乏健全的工作制度

很多辦公室的檔案管理缺乏健全的規(guī)章制度，比如規(guī)章制度中沒有明確管理人員的職責，對管理人員無法實施有效的約束，檔案管理工作也無法落到實處；其次，對檔案管理缺乏明確的管理規(guī)范，使管理人員意識不到檔案管理的重要性，導致檔案管理漏洞從出，降低檔案管理質(zhì)量。

(二)管理方式落后

一些辦公室檔案管理沒有跟上時代的步伐，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種方式過于落后，造成管理效率低下[1]。比如，沒有采用先進的信息技術，使檔案管理人員在管理時浪費了大量時間和精力，但是工作效率仍然不高；其次，各種外在因素還會導致檔案資料不完善，信息失誤等，此外，資料的備份和恢復也會受到影響，進而阻礙了辦公室的正常運行。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高

辦公室檔案管理人員素質(zhì)也是影響檔案管理的一項重要因素。比如，部分辦公室檔案管理人員不能熟練掌握計算機，導致辦公室檔案管理工作無法有效開展；其次，辦公室檔案管理人員對檔案管理缺乏正確的認知，忽視了檔案管理的重要性，在工作中缺乏責任感，導致辦公室檔案管理工作效率不高。

二、提高辦公室檔案管理效率的措施

(一)創(chuàng)新管理觀念，改善傳統(tǒng)的管理方式

辦公室的檔案管理工作如果依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，將會直接影響到企業(yè)的正常發(fā)展，使企業(yè)失去生命力[2]。因此，企業(yè)應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，根據(jù)企業(yè)實際運行狀況，創(chuàng)新適合企業(yè)發(fā)展的管理觀念，并將這種觀念灌輸給檔案管理人員，促使他們提高管理質(zhì)量和效率。此外，還應建立與管理觀念相適應的管理制度，促使辦公室檔案管理得以有效開展。

(二)創(chuàng)新管理手段，提高管理效果

企業(yè)單位應積極引進先進的信息技術手段，加強檔案管理人員對計算機的操作能力，定期組織現(xiàn)代化管理交流會議。將技術作為工作的核心，推進現(xiàn)代化改革進程。對于企業(yè)檔案管理來說，應該建立檔案管理中心，并利用檔案管理軟件進行檔案管理，提高檔案整合的效果，保障數(shù)據(jù)的精準性。此外，還可以將企業(yè)為單位擴大到以社會為單位，通過檔案資源管理為相關部門或個人提供數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源共享，使檔案充分發(fā)揮其作用，提高利用價值[3]。

(三)創(chuàng)新管理機制，使檔案規(guī)范管理

要想提高辦公室檔案的管理效率，就應制定相應的管理機制，企業(yè)只有健全的管理機制，才能促使各方面工作得以有效開展。所以，企業(yè)應結合自身實際情況，不斷創(chuàng)新、完善管理機制，為企業(yè)運營提供保障。比如，建立適當?shù)莫劻P制度，對員工既是一種約束又能調(diào)動員工工作的積極性。一個健全的管理機制可以有效提高檔案的利用率，企業(yè)可以在網(wǎng)上建立相關檔案目錄、檔案反饋機制，同時開發(fā)出適合企業(yè)檔案管理的軟件，提高辦公室檔案管理效率，進而提升其經(jīng)濟效益和社會效益，使檔案管理更加規(guī)范。

(四)引進高素質(zhì)人才，提高員工工作能力

企業(yè)單位應該重視高素質(zhì)人才的引用，提高檔案管理人員的管理水平，同時還應建立完善的信息系統(tǒng)，這樣才能保障工作人員的工作效率。此外，還應注意培養(yǎng)檔案管理人員相關法律知識，明確他們的職責和義務，提高工作質(zhì)量。對于檔案管理人員而言，自身也應具備服務意識，積極進行檔案管理，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，結合企業(yè)自身情況使檔案管理適應企業(yè)發(fā)展需求。如果企業(yè)能夠培養(yǎng)出一支綜合能力較強的隊伍，充分挖掘工作人員的各方面工作潛能和工作精神，合理配置資源，可以進一步提升檔案管理效率，同時提高檔案利用率。

結束語：

綜上所述，辦公室檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，在企業(yè)管理中也占據(jù)了重要地位。因此，企業(yè)應該重視對辦公室文檔的管理，提高管理效率，做好歸檔工作。此外，企業(yè)還應結合自身實際情況，不斷改進檔案管理方法，保障檔案的真實度和完整度，進而促使檔案充分發(fā)揮其利用價值。

[1]陳容韶.提高辦公室檔案管理效率的方法分析[J].辦公室業(yè)務，2016(10)：76-77.

[2]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務，2017(9)：100-100.

[3]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發(fā)，2015(24)：158-158.