劉秀英

蘭陵縣人力資源和社會保障局

提升檔案管理信息化的思考

劉秀英

蘭陵縣人力資源和社會保障局

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

檔案管理；信息化；措施

在網(wǎng)絡信息時代，檔案信息化管理對促進我國經(jīng)濟社會發(fā)展具有十分重要的作用。充分利用現(xiàn)在的計算機網(wǎng)絡技術對檔案進行嚴格的分類處理是當前應該解決的重大問題。注重研究檔案管理在信息化發(fā)展中存在的諸多問題，并及時采取措施解決，使之更好的適應社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐。

1 檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.1 思想觀念落后，信息化管理意識淡薄

檔案管理信息化，作為信息化資源建設的重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內(nèi)容與形式上不斷進行創(chuàng)新，爭取與信息化建設發(fā)展步調(diào)一致。但是，在日常檔案管理中，由于管理人員思想守舊，對檔案信息化建設持觀望態(tài)度，認為信息化建設繁瑣，沒有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。此外，檔案管理人員年齡結構老化，學歷層次參差不齊，都是思想觀念落后的主要源頭。沒有專職檔案管理人才，學校對檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，以至于缺乏基本的檔案管理知識與管理技能，從而影響著檔案管理信息化的發(fā)展。

1.2 檔案信息的安全性得不到保障

檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息資源之后必然會被共享出來，因為共享性是信息資源的特性之一，而檔案信息資源的共享同時也是檔案管理信息化發(fā)展的一個目標，但是檔案信息資源的特殊性要求其共享需要一定的限制條件，需要在一個特定的范圍內(nèi)進行共享，而檔案自身還需要具備一定程度的保密性。但在實際的檔案管理信息化發(fā)展中，由于網(wǎng)絡技術的不斷更新，導致檔案信息資源共享程度越來越大很多需要保密的檔案信息被泄漏的風險也越來越高，加之一些網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡黑客的肆意入侵和攻擊，也為檔案信息的安全性帶來很大的隱患。一旦檔案信息的安全性得不到保障，那么檔案管理的信息化發(fā)展必然會受到影響。

1.3 檔案管理工作缺少專業(yè)人員

我國目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙其案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的學習和培訓，所以在網(wǎng)絡信息化迅速發(fā)展的時代，他們很難適應時代的發(fā)展潮流，嚴重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責任心和工作激情，導致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設，并不能起到應有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項工作，才能加快我國企業(yè)及單位檔案管理信息化建設步伐。

2 提升檔案管理信息化的有效措施

2.1 加強對檔案管理信息化建設的認識

在檔案管理信息化建設過程中，引導人們認識到檔案管理信息化的重要性非常重要。首先，應在企業(yè)中組織相關人員參加有關檔案管理信息化的培訓，進一步明確檔案管理信息化建設的重要性，促進檔案管理人員管理思想與管理模式的轉(zhuǎn)變。其次，企業(yè)發(fā)展過程中，領導的意志起到了決定性的作用，因此應該不斷強化相關領導人員的責任意識，由領導帶領檔案管理人員展開信息化建設。

2.2 建立完善的管理制度

首先，從立法上來完善，以法律保障作為其堅強的后盾。我國檔案信息化建設還在起步階段，因此包括立法在內(nèi)的很多管理制度還在探索完善當中。為此，應積極推進檔案管理信息化立法工作，從法律上為檔案管理信息化提供保障。其次，就檔案管理部門來講，隨著信息化的廣泛應用，也應盡快建立更加規(guī)范完善的檔案管理制度。

2.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

(1)提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。(2)提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

2.4 優(yōu)化信息化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案管理的基本前提，高效的檔案管理系統(tǒng)能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案獲得有效利用。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建設中，應做好以下幾點：第一，明確檔案管理的各個步驟，以確保檔案管理有序進行；第二，按照檔案的性質(zhì)合理設計檔案管理系統(tǒng)的各項功能，以確保檔案應用的時效性；第三，完善檔案管理的相關制度，以確保檔案信息的安全性。

綜上所述，隨著近年來科技信息技術的快速發(fā)展，現(xiàn)在計算機及網(wǎng)絡技術已經(jīng)在多領域中得到了廣泛應用，管理信息化開始登上了歷史舞臺。管理工作信息化的實現(xiàn)不僅提高了管理效率，同時也推動了企業(yè)的發(fā)展。檔案管理信息化作為信息化管理中的一個重要組成部分，直接關系到了企業(yè)的健康發(fā)展。本文主要基于目前檔案管理信息化建設中存在的問題，提出了檔案管理信息化建設的對策，供大家參考。

[1]鄭海燕.對提升檔案管理信息化的思考[J].黑龍江科技信息，2016，(24)：166.

[2]蔡美羲.提升檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務，2016(09)：43. [3]楊志聯(lián).關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2016，(03)：48.