方文娟

中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司

企業(yè)合同管理標準化分析

方文娟

中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司

現(xiàn)在社會是法律社會，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過合同來開展銷售、采購、工程等系列經(jīng)濟活動。為了保護自身的合法利益，企業(yè)也需要通過企業(yè)合同管理標準化來提高合同管理的水平。當前，企業(yè)合同管理已不再是簡單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學管理手段。在簽訂標準化的合同的過程中，企業(yè)首先需要對市場及合作方進行調(diào)查、預(yù)測，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標準化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營中的風險，維護良好的企業(yè)信譽，保證按部就班地實現(xiàn)預(yù)定的施工計劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，避免經(jīng)濟糾紛，進而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

企業(yè)；合同管理；標準化

1 企業(yè)合同標準化管理的重要性

企業(yè)合同管理標準化是企業(yè)發(fā)展的保障，不僅可以防范風險、降低成本、維護合法利益，是公司經(jīng)營管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來經(jīng)濟價值。

進行合同標準化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營風險，使企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過程更加順利，從而達到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟風險的目的。

通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。鐵路施工類企業(yè)是個龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標準化，可以保證各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、各自承擔的責任、工作程序、完成時間等用標準化形式加以確定，不僅可以加強管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進管理模式創(chuàng)造條件。

通過標準化提升員工工作效率。合同標準化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵員工去發(fā)現(xiàn)問題，改善現(xiàn)有的標準合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長。

通過標準化管理，提升企業(yè)形象。標準的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)樹立良好的商業(yè)信用及形象。

2 企業(yè)合同管理存在的問題

2.1 合同管理重要性認識不足

在企業(yè)合同管理中，對合同管理重要性認識不足是導(dǎo)致企業(yè)合同管理存在問題的重要因素之一。許多企業(yè)管理層對合同的認識以及合同管理重要性的認識并不全面，由此就可能造成在對合同中的項目進行相關(guān)證據(jù)收集的時候，負責收集工作的管理人員并沒有充分收集證據(jù)，這就造成在簽訂合同的時候，還未對合同內(nèi)容有一個更深層次的調(diào)查就草率簽訂了，進而導(dǎo)致履行合同的時候就會發(fā)生合同糾紛。而在合同簽訂后，一些企業(yè)也只是將合同作為一般文件那樣收集整理與存放，未能充分認識到合同在保障企業(yè)自身權(quán)益中的重要作用。

2.2 企業(yè)合同管理制度不健全

健全完善的企業(yè)合同管理制度應(yīng)當包含合同管理部門的職責分工、法人授權(quán)委托辦法、合同簽訂和合法性審查、合同檔案管理、合同管理監(jiān)督考核機制、合同管理人員培訓(xùn)、合同履行及合同爭議處理等等方面，然而在企業(yè)實際合同管理中，合同管理制度不是存在形式化問題，未能得到切實有效的執(zhí)行，就是存在內(nèi)容欠缺的問題。

2.3 合同管理部門不統(tǒng)一獨立

目前我國許多企業(yè)并未專門成立一個單獨的部門來專職負責合同管理，這就導(dǎo)致企業(yè)合同存在著分散管理的情況，有些合同甚至要經(jīng)過企業(yè)很多部門，在這個流轉(zhuǎn)的過程中很容易導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)問題。此外，有些企業(yè)是由其他部門兼任合同管理職責，比如人力資源管理部門，由于人力資源管理部門還要負責自身本職工作，因此對于合同管理的工作也就無法開展得特別認真細致，這些都會增大合同管理出現(xiàn)問題的概率。

3 完善企業(yè)合同標準化管理的對策

3.1 加強合同管理認識

首先，加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)于加強合同管理的認識，使他們充分意識到合同管理能夠為企業(yè)的各項管理工作的開展、各項決策以及各項計劃的制定提供重要的參考依據(jù)，既是企業(yè)開展經(jīng)營管理依法行事基礎(chǔ)，同時也是企業(yè)獲得進一步發(fā)展的前提，而加強合同管理認識能夠使合同在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮更大的作用。其次，企業(yè)應(yīng)當對合同管理對于企業(yè)經(jīng)營管理、企業(yè)發(fā)展的重要性加強宣傳攻勢，讓企業(yè)全體員工充分認識到加強合同管理對自身以及企業(yè)發(fā)展的重要作用，從而樹立起必要的責任意識，不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，在日常工作中做好本職工作的同時，積極配合企業(yè)合同管理工作。最后，企業(yè)還應(yīng)當對各級人員加強合同管理認識的教育與培訓(xùn)，可以通過講解合同糾紛案索賠典型案例來使其充分認識到合同管理的重要性以及一旦合同出現(xiàn)問題所帶來的嚴重后果。比如中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司為了全面加強合同管理認識，規(guī)范合同簽訂，就專門組織開展了合同風險防范培訓(xùn)班，主要講述了合同簽訂及審核的每個環(huán)節(jié)和要點，并對公司當前合同管理中存在的問題及風險進行詳盡解析，給參培人員留下了深刻印象，有效地避免了在今后的合同管理中出現(xiàn)類似情況。

3.2 健全合同管理制度

企業(yè)在進行合同管理的過程中，還應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合自身實際情況制定一個健全完善的合同管理制度，讓相關(guān)人員在進行合同管理的過程中能夠做到有法可依，幫助企業(yè)優(yōu)化合同管理工作，幫助企業(yè)在簽訂合同的過程中最大程度減少疏漏和錯誤。健全完善的合同管理制度應(yīng)當有總則，即要求企業(yè)對外簽訂的各類合同一律遵循合同管理制度，要求企業(yè)全體成員都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以"重合同、守信譽"為核心的合同管理工作。此外還應(yīng)當包含合同簽訂、合同審查、合同履行、合同變更或解除、合同糾紛處理、合同管理等等一系列制度。

3.3 成立合同管理部門

現(xiàn)代企業(yè)要想真正加強合同管理，還應(yīng)當緊跟時代發(fā)展變化，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，深刻認識到加強合同管理對于企業(yè)合同管理，對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，并在企業(yè)內(nèi)部建立專門負責合同管理的部門或組織。尤其是市場競爭日益激烈的今天，企業(yè)在經(jīng)營管理過程中面臨的各種風險也越來越多，合同管理應(yīng)當成為企業(yè)各項管理工作中的重要組成部分，對其予以足夠的重視，成立合同管理部門來專職負責合同管理相關(guān)工作，也是確保企業(yè)簽訂有益、有效合同的關(guān)鍵所在，從而幫助企業(yè)降低經(jīng)營風險。以鐵路企業(yè)為例，成立的合同管理部門一般應(yīng)設(shè)置部長、預(yù)結(jié)算員、投標員、合同管理員、資料員等五個崗位。

3.4 嚴格審查合同中的風險

在市場化的經(jīng)濟活動中，企業(yè)在制定合同的過程中需要更多的考慮市場變化對自身產(chǎn)生的影響。企業(yè)在制定合同的時候，需要嚴格審查合同中存在的風險，企業(yè)可以根據(jù)自身的條件來聘請專業(yè)的法律顧問或者是設(shè)立單獨的法律部門，賦予該部門對于合同的制定以及簽訂，監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)的權(quán)利以及職責。具體包括對于合同標準化文本的制定，對合同條款的檢查，設(shè)定違約的懲罰措施，合同在法律方面存在的風險等。法律部門從企業(yè)項目的設(shè)立開始進行論證，并對當事人的資信進行調(diào)查，包括之后的合同的談判、文本起草、修改、簽約、職責履行乃至于條款的變更，甚至是合同的解除，都需要法律部門出面，嚴格管控合同流程的每一個節(jié)點。

3.5 正確處理合同管理中的違約問題

只要企業(yè)之間簽訂了合同，就成為了法律約束力之內(nèi)的合作關(guān)系。然而在實際的運行過程中，因為各方面因素的存在或者是雙方的溝通出現(xiàn)的理解方面的問題都會使得雙方在合作的過程中出現(xiàn)一些不和諧的現(xiàn)象，甚至是糾紛。出現(xiàn)這種情況，如果是因為違反約定而形成索賠的問題，首先要做到的是對糾紛的性質(zhì)以及違約的嚴重程度進行分析，并作出全面客觀的評價，之后再采取相關(guān)的處理措施。如果出現(xiàn)的情節(jié)是非常嚴重的，則需要進行必要的反擊，比如申請仲裁，甚至是提起訴訟，使用法律的武器來維護自身的合法權(quán)益，降低企業(yè)的損失。如果出現(xiàn)的問題可以通過協(xié)商來進行補救，則可以采取雙方都可以認可的方式進行補救，降低雙方以后合作的不利影響。

4結(jié)論

在當代的市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，合同已經(jīng)成為企業(yè)與企業(yè)之間經(jīng)濟往來的重要行事規(guī)范，同樣也是市場經(jīng)營的行為中的一個非常重要的載體，在企業(yè)與企業(yè)的交往之中，加大對合同以及合同管理的重視，可以非常有效的預(yù)防交易之中存在的風險，保證企業(yè)的合法利益，進而推動企業(yè)的不斷發(fā)展。

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