莫麗華

貴陽(yáng)市城市軌道交通有限公司

淺談人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

莫麗華

貴陽(yáng)市城市軌道交通有限公司

目前，我國(guó)正在大力推進(jìn)人事制度的改革，而作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作組成部分的人事檔案管理，也應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行基本改革，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理滿足新的形勢(shì)、新的變革要求。這就要求企業(yè)去建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式，從基礎(chǔ)上去提升人事檔案管理的水平，這已經(jīng)成為企業(yè)需要高度重視，并且需要穩(wěn)步推進(jìn)發(fā)展的大事。

人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展中的作用

1 導(dǎo)言

人事檔案與財(cái)務(wù)檔案等其他檔案存在著一定的差距，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革之后，企業(yè)的用人理念、員工的工作理念都發(fā)生了巨大的變化，人事流動(dòng)是十分頻繁的事情，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸難以適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)人事檔案管理的需求，企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中存在的各種問題，積極改革創(chuàng)新管理方法，才能夠更好的為人事管理工作服務(wù)，為企業(yè)及員工的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2 人事檔案管理工作所存在的問題

2.1 部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作重視不夠

人事檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，不容易取得明顯的成績(jī)，這就使得它不容易引人注意。許多單位的人事檔案管理工作，經(jīng)常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，而且，部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為人事檔案工作和抄抄寫寫、分類保管的事務(wù)性工作沒有什么兩樣。這就很難開展企業(yè)的各項(xiàng)工作，阻礙了人事檔案管理的進(jìn)一步改革和發(fā)展，無(wú)法使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，無(wú)法提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.2 人事檔案管理人員素質(zhì)達(dá)不到一定的標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)在改革的進(jìn)程中，在對(duì)單位人員的編制上卻比以往大幅度縮減了。在人員減少的情況下，基本上是由人事部門的工作人員來兼任的，甚至有的單位是由臨時(shí)工負(fù)責(zé)，而這些工作人員都是非專業(yè)性的，就容易出現(xiàn)其他部門沒有及時(shí)移交資料的情況，即便資料齊全的情況下也容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)或者根本沒歸檔的情況，從而導(dǎo)致員工檔案資料的缺失。

2.3 尚未普及人事檔案管理信息化

就目前來看，許多企業(yè)由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的定位以及其他方面的原因，即便是安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者類似的系統(tǒng)，也只是記錄和統(tǒng)計(jì)員工的基本信息，并不對(duì)員工在生活、工作中所形成的原件進(jìn)行收錄，這就導(dǎo)致檔案信息化大打折扣，說明現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理信息化尚未普及，需要進(jìn)一步進(jìn)行普及并推進(jìn)人事檔案信息化管理，提高檔案工作管理效率。

3 為企業(yè)人才招聘提供了質(zhì)量保障

人事檔案為單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才起到參考作用。一方面，通過人事檔案材料的查閱與整理，能夠較為全面地了解員工個(gè)人經(jīng)歷，從事過哪些工作，取得過哪些成績(jī)，有何特長(zhǎng)，道德品質(zhì)如何，進(jìn)取心和事業(yè)心是否較強(qiáng)等各方面的情況，有效保證企業(yè)錄用有能力的人才，提高人才招聘的質(zhì)量。另一方面，人力資源部門能夠從人事檔案中詳細(xì)了解個(gè)人以往的教育、技能、培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)、績(jī)效等方面的信息，有助于企業(yè)人力資源部門為人才分配合適的工作崗位。通過提供個(gè)人的人事檔案，就可以以此為憑證，增加企業(yè)對(duì)聘用人員的信任程度和認(rèn)可程度。因此，人事檔案是全面了解人才、選拔人才的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)者用人的重要參考依據(jù)。

4為企業(yè)制訂長(zhǎng)期人才培養(yǎng)計(jì)劃提供依據(jù)

人事檔案真實(shí)記錄了職工培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)成績(jī)，全面、準(zhǔn)確地反映人才各方面的情況。企業(yè)人事管理部門可以根據(jù)人才的不同特點(diǎn)，提出有針對(duì)性的培訓(xùn)教育方案，做到因材施教。同時(shí)可以依據(jù)人事檔案了解本單位的人才數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，探索人才成長(zhǎng)的規(guī)律，以更好地培養(yǎng)和使用人才。企業(yè)人力資源管理部門，可以通過掌握人事檔案中的員工信息，如教育背景、技術(shù)資格、技能經(jīng)驗(yàn)、年齡等，以針對(duì)性地開展培訓(xùn)項(xiàng)目，更加有效地調(diào)動(dòng)員工在培訓(xùn)上的積極性。人力資源管理部門通過對(duì)人事檔案信息的分析，能詳細(xì)了解員工的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、工作薪酬等方面的內(nèi)容，以此為員工設(shè)定更好的職業(yè)生涯規(guī)劃，開展以有針對(duì)性的職業(yè)技術(shù)訓(xùn)練和實(shí)踐交流等方面為主要內(nèi)容的培養(yǎng)教育，使員工不斷向著企業(yè)規(guī)劃的職業(yè)生涯目標(biāo)邁進(jìn)，進(jìn)一步強(qiáng)化員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感與忠誠(chéng)度。

5 為企業(yè)人才需求預(yù)測(cè)提供參考

企業(yè)人力資源管理部門通過人事檔案信息的分析，可以總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲(chǔ)備狀況，全面掌握管理和技術(shù)人才隊(duì)伍的總體狀況，分析現(xiàn)有企業(yè)人力資源狀況是否適應(yīng)企業(yè)改革與發(fā)展的要求，人才培養(yǎng)計(jì)劃的制訂是否科學(xué)合理、實(shí)施是否順利等。從有利于企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合人事流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)企業(yè)人才的需求狀況，從而有效科學(xué)地制訂人力資源計(jì)劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。因此，人事檔案和人事檔案的綜合分析，在企業(yè)單位人力資源管理及人才需求等方面發(fā)揮重要作用。

6 為企業(yè)發(fā)展起到了促進(jìn)作用

現(xiàn)代企業(yè)的管理就是人力資源的管理。其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變化為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感覺到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)，充分調(diào)動(dòng)各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。

7 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是企業(yè)檔案管理重要的組成部分，隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷變化，企業(yè)的人員流動(dòng)明顯加快，人事檔案管理工作中的各種問題層出不窮，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，因此，企業(yè)檔案管理人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理的科學(xué)性，不斷的總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，提升服務(wù)水平。

[1]丁萍麗.新時(shí)期人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，S2：50.

[2]楊鑫.淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性[J].采礦技術(shù)，2015，05：86-87.

[3]陳燕.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013，20：68.

[4]劉娟.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].科技與企業(yè)，2014，14：26.