潘曉輝

(昆明理工大學附屬昆華醫(yī)院/云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650032)

醫(yī)院科研檔案管理現狀分析及創(chuàng)新策略

潘曉輝

(昆明理工大學附屬昆華醫(yī)院/云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650032)

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學科學研究的重要載體，對醫(yī)院科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定具有重要的作用。醫(yī)院科研檔案管理是一項科學性很強的工作。文章總結了醫(yī)院科研檔案管理工作體系及存在的特點，分析其中存在管理意識不強、制度不完善、人員素質有待提高、管理方式滯后等問題，提出強化醫(yī)院全員檔案管理意識、完善管理制度、提高管理人員素質、使用現代化管理設備等創(chuàng)新性管理策略及措施。

醫(yī)院；科研檔案；創(chuàng)新管理

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科學研究活動的真實記錄和反映[1]。醫(yī)院科研檔案作為醫(yī)學科學研究的載體，蘊含了大量的科研成果、科技專利、高新技術及創(chuàng)新性科研思想等科研信息，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用；同時也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進行科學研究及技術交流等方面提供了比較可靠真實的信息依據，具有參考及憑證的功能[2]。因此，有效的醫(yī)院科研檔案管理工作，對于提高醫(yī)院科研和醫(yī)療技術整體水平，使醫(yī)院可持續(xù)健康的發(fā)展至關重要。當前，隨著醫(yī)學科學研究和信息技術的發(fā)展、現代化管理體制的革新及科研人員對檔案需求量的加大，醫(yī)院的科研檔案管理工作顯露出諸多不適應的地方，這在一定程度上影響了醫(yī)院科研水平的提升和可持續(xù)發(fā)展。因此創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案管理工作，使科研檔案的管理實現規(guī)范化、制度化和信息化，為醫(yī)院科技創(chuàng)新提供有效的服務勢在必行。

1 醫(yī)院科研檔案管理工作體系及特點

醫(yī)院部門機構多，形成的檔案門類多、數量大，如科研教學類檔案、財務會計類檔案、行政黨群類檔案、人事類檔案等。因此，就科研檔案管理來講，每個醫(yī)院的科研部門一般都通過自行指定來配備相應數量的科研兼職檔案員，形成以醫(yī)院領導分管，檔案室專職檔案員負責，科研兼職檔案員配合的檔案管理工作體系。在檔案管理工作體系中，科研兼職檔案員作為第一手科研原始資料的收集者，負責科研資料的收集、整理(分類、編頁、填寫卷內目錄和備考表、裝訂、案卷目錄填寫)、保管保存、查閱服務及歸檔移交(在規(guī)定的時間，將科研部門不同類別、不同載體形式的上年度檔案材料及時移交醫(yī)院檔案室)工作。醫(yī)院科研兼職檔案員作為檔案管理工作體系中的重要組成部分，他們熟悉科研項目的研究進展，熟知各類原始資料的形成和價值，經過科研兼職檔案員收集整理的材料，更能保證科研檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，這是做好科研檔案管理工作的關鍵。

醫(yī)院科研檔案管理工作的特點：①周期長：醫(yī)學科研項目一般需要經歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程，因此科研項目的檔案管理工作也是一個較長的周期性過程，需要涉及的材料與內容較多、時間跨度較大、覆蓋面廣泛[3]。②專業(yè)性強：醫(yī)學科研課題多依據醫(yī)學專業(yè)學科分類，如內、外、婦、兒、醫(yī)學影像、醫(yī)學檢驗、麻醉學、藥理學等學科，科研檔案則參照各自的專業(yè)自然形成，并依據專業(yè)分科管理檔案，分類存檔。因此科研檔案管理也具有專業(yè)性的特點。③關聯(lián)性強：隨著醫(yī)學科技的發(fā)展，學科交叉綜合不斷發(fā)展，多學科聯(lián)合攻關不斷呈現，如一些重大課題往往需要多個交叉學科和邊緣學科的協(xié)作參與，綜合研究，聯(lián)合攻關。因此，醫(yī)院科研檔案在分類管理的同時又要保持研究專題的關聯(lián)性[4]。

2 醫(yī)院科研檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強

目前醫(yī)院各部門人員普遍存在科研檔案意識淡薄的現象。具體表現在：①醫(yī)院多數領導對檔案管理工作不夠重視，尤其是科研部門領導，總體來說檔案意識比較薄弱，他們沒有接受過正規(guī)的檔案知識培訓，在科研管理方面多強調立項率、課題級別與成果產量等，沒有意識到科研全周期資料收集、整理、歸檔、保存、維護等檔案工作的特殊性和重要性；②醫(yī)院的部分科研人員在研究過程中不注重對科研數據、文件資料的收集整理，或不愿、延遲甚至不交相關科研資料[5]；③在科研檔案管理工作中，科研兼職檔案員的工作重點并不是檔案工作。他們往往一人多崗、身兼數職，分管的科研檔案工作又繁重，需占用大量的工作時間，且完成這份工作并沒有得到醫(yī)院的認同，他們覺得干得多也沒有多余的獎勵或職務、職稱晉升的優(yōu)先條件，且還要承擔相應的責任，因此工作熱情和積極性不高、責任心不強，導致科研檔案收集、歸檔不完全、檔案資料丟失等情況發(fā)生。上述情況的存在都直接影響了科研檔案的內在質量，使科研檔案管理工作難以正常有效地開展。

2.2 檔案管理制度不完善

目前多數醫(yī)院缺乏完善且切實可行的科研檔案管理規(guī)章制度，或是制度執(zhí)行和落實力度不足，影響了科研檔案的收集與管理。具體表現在：①在檔案管理計劃的制定過程中，沒有制定將科研工作和建檔工作同步進行；②缺少科研檔案歸檔的監(jiān)督機制，使得部分科研人員漏交或不交相關科研材料；③部分科研兼職檔案員責任心不強，工作態(tài)度不嚴謹，沒有嚴格按照規(guī)章制度履行崗位職責，歸檔材料分散、不完整或部分檔案丟失、損壞等，使得科研檔案數據不全面、不真實，嚴重影響了科研檔案的收集、整理和整體質量，使之失去其應有的指導、借鑒和應用價值。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

醫(yī)院科研檔案因內、外、婦、兒等不同學科具有不同的特點，科研檔案的收集和歸檔具有專業(yè)性的特征；而對于一些重大科研項目，多學科聯(lián)合攻關不斷呈現，科研檔案在形成過程中又體現了學科交叉綜合的特征；同時隨著醫(yī)學科學研究的進步，外文科研檔案也逐年增多。目前許多醫(yī)院科研檔案管理人員，尤其是科研兼職檔案員，普遍缺乏檔案專業(yè)背景，檔案業(yè)務能力不強，且缺乏一定的醫(yī)學專業(yè)知識和外語水平，缺乏信息意識、創(chuàng)新意識和參與意識，因此不能對科研資料進行完整的收集和準確地分類歸檔，進而影響科研檔案的科學化、規(guī)范化及信息化管理。

2.4 檔案管理方式滯后

近年來，隨著計算機網絡及無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應用，醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境和科研行為都發(fā)生了深刻變化，科學研究產生的材料成果形式也隨之發(fā)生變化，以數字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式。諸如在醫(yī)院的科研項目管理工作中，從科技部到科技廳以及各級各類科研項目主管單位，都已使用本部門的科技管理系統(tǒng)，從申報通知的發(fā)布到項目申報書的填報，立項后的中期管理，項目結題驗收的成果性文件等，都在項目申報系統(tǒng)填寫和上傳。醫(yī)院作為項目管理的終端單位，勢必形成大量的科研電子文件及有參考和利用價值的電子檔案。但是目前，多數醫(yī)院仍以卷宗形式進行科研檔案管理。這種管理方式存在諸多問題：①紙質材料在保存過程中，易遺失、破損、褪色、霉變，無法永久保存；②在需要調閱檔案時，只能到檔案存放地點進行人工查找和復印，費時費力；③保管困難，隨著紙質檔案的累積，需要在適宜環(huán)境下不斷加大存儲空間；④醫(yī)院科研檔案所蘊含的科研信息無法快捷共享，無信息化的快速檢索系統(tǒng)，使得科研檔案利用率低，科研成果難以轉化[6]。

4 加強醫(yī)院科研檔案管理的創(chuàng)新性策略及措施

4.1 強化醫(yī)院全員檔案管理意識

醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理是《檔案法》的基本要求，是國家檔案事業(yè)的一項組織原則。具體做法：①強化醫(yī)院領導層的檔案管理意識，特別是科研部門的領導，領導重視是員工做好每項工作的前提，領導對科研檔案管理的重視程度直接影響科研兼職檔案員收集、整理科研檔案的效果。醫(yī)院領導要高度認識科研檔案的巨大價值，把醫(yī)院科研檔案的管理提到醫(yī)院日常管理日程上，并著眼長遠、頂層設計，建立自上而下的科研檔案管理體系；②可以通過院報、醫(yī)院官方網站、OA辦公系統(tǒng)、科研管理信息平臺等多種渠道不定期地宣傳國家《檔案法》《檔案法實施辦法》《科學技術檔案工作條例》《科學技術檔案管理規(guī)定》和結合本院實際情況制定的科研檔案管理相關規(guī)定等，并開展相關的檔案管理知識培訓，使各級領導、相關科研人員和檔案管理人員都認識到科研資料歸檔是每個人應盡的責任和義務，科研檔案留存具有重要的意義和作用；③醫(yī)院可以通過多種形式宣傳科研兼職檔案員隊伍中的先進事跡和模范人物，表彰優(yōu)秀的科研兼職檔案員，通過樹立榜樣典型、傳遞正能量，增強科研兼職檔案員的工作積極性和責任意識。

4.2 完善檔案管理制度

醫(yī)院科研檔案管理要提升規(guī)范管理的實效，就必須健全科研管理制度，實現檔案管理的制度化。具體做法：①醫(yī)院科研檔案管理部門要依據《中華人民共和國檔案法》《科學技術工作條例》中的具體要求，在本院原有檔案管理制度的基礎上，完善檔案管理在科研工作方面的規(guī)章制度，實行集中統(tǒng)一管理，明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等制度，完善存檔措施，規(guī)范借閱制度，重視科研資料的連續(xù)性與完整性，把科研檔案管理工作與科學研究活動同步進行，對于數據、資料等實行全周期跟蹤管理；②針對科研人員科研項目的歸檔情況進行評價，建立獎懲機制：對于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項目和科研人員給予一定的獎勵；若未能按期整理、歸集與報送科研檔案的，則通報批評并扣發(fā)該部分科研經費。通過建立完善的科研檔案管理制度，進一步實現了科研檔案資料的規(guī)范收集和整理，保證檔案管理的質量；③醫(yī)院要加強對科研檔案管理人員，尤其是科研兼職檔案員的管理，建立健全科研檔案工作制度和兼職檔案員管理制度，明確崗位職責，使其意識到“兼職”只是人事編制上的“兼職”，而不是工作要求和工作態(tài)度的“兼職”。

4.3 提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員，尤其是科研兼職檔案員應深入學習以下幾個方面的內容：①學習和理解國家有關檔案工作的政策法規(guī)，如《檔案法》《檔案法實施辦法》《科學技術檔案工作條例》《科學技術檔案管理規(guī)定》等，學習檔案管理的各項規(guī)章制度，如科研檔案工作崗位責任制、收集歸檔制度、鑒定制度、借閱管理制度、保密管理制度、復制制度、統(tǒng)計制度、庫房管理制度、銷毀制度等[7]；同時應嚴格按照結合本院實際建立的科研檔案管理制度來管理檔案。②隨著計算機及網絡技術在科研檔案工作領域的應用，檔案數字化建設不斷推進，檔案管理人員除了掌握紙質檔案管理的理論、原則、方法和技術外，還需掌握微電子技術、計算機軟硬件技術、數字通信技術等以及所需設備的作用、性能、操作方法和設備維護知識[8]，從而更好地完成從電子文件形成到電子檔案收集、整理、鑒定、安全保存和維護、提供查閱、有效利用和歸檔移交等科研檔案管理工作。③醫(yī)院科研兼職檔案員還應熟悉一定的醫(yī)學方面的知識和掌握一定級別的外語能力。因此，為了使科研兼職檔案員緊跟時代步伐，醫(yī)院應將他們的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，采取多種形式、多途徑的業(yè)務培訓，并進行不定期的專業(yè)檢查，讓其不斷充電接受最新的檔案管理技術，增強檔案管理的能力。同時建立合理的考評機制和績效機制，把科研檔案管理納入醫(yī)院整體的量化考核體系中，把他們的工作完成量計入工作量，并與考勤、目標管理、年度考核、績效職稱等掛鉤[9]，對于每年度評出的優(yōu)秀科研兼職檔案員，給予一定的物質獎勵，并在職稱晉升、培訓、外出學習等方面優(yōu)先考慮，以提高其工作積極性、主動性和責任心，提高他們的綜合素質，以更好地滿足科研檔案管理創(chuàng)新的需要[10]。

4.4 使用現代化的檔案管理設備，建立科研檔案管理信息系統(tǒng)

隨著信息技術的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質存檔的方式已不能滿足科研人員對科研檔案的需求。為了提高檔案管理工作的效率，更便捷更準確的為科研檔案需求者提供全方位服務，轉變醫(yī)院科研檔案的管理模式勢在必行。首先可以從檔案管理的技術設備入手，使用計算機及網絡、掃描儀、數碼相機、多媒體等電子信息技術和現代化的檔案管理設備，建立數字化科研檔案管理平臺，對科研檔案進行收集、整理和加工；其次，運用計算機網絡信息技術、計算機檢索、遠程處理等新興技術，建立科研電子檔案管理信息系統(tǒng)。這樣既改進了檔案的儲存和檢索方式，實現檔案資料的長期保存和信息資源的便捷共享；同時又提高了科研檔案的開發(fā)和利用率，及時為科研活動提供數據和資料支持，加速了科研成果轉化，從而提高其服務臨床的效率和效果，最終實現醫(yī)院科研和臨床診療水平的不斷提高。

醫(yī)院科研檔案中提供的科研信息，在促進醫(yī)療服務的正確性和合理性、醫(yī)院管理工作的科學性和創(chuàng)新性方面都起著不可估量的作用，它在一定程度上反映了一所醫(yī)院的學術水平和綜合實力。創(chuàng)新是科學研究及其管理工作的靈魂，也是各項事業(yè)競爭優(yōu)勢的可靠保證。針對目前醫(yī)院科研檔案管理工作中存在的問題，我們必須實施科研檔案創(chuàng)新管理，借助創(chuàng)新理念、創(chuàng)新制度和創(chuàng)新方法等實現檔案管理創(chuàng)新觀念的滲透，不斷提高管理效率和改善管理機制，充分發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的作用，使科研檔案真正成為促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的一大助力。

[1]胡桂周，吳志華，魯 鴻，等.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案，2013，14(1)：17-19.

[2]白永紅，陳美娟.談醫(yī)學科研檔案的歸檔與管理[J].新疆醫(yī)學，2015，7(7)：948-954.

[3]李嘉怡.高校科研項目檔案收集工作存在問題及對策研究[J].北京檔案，2017(2)：26-27.

[4]時維武.有關醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考[J].城建檔案，2016，(5)：71-72.

[5]王志陽.淺談醫(yī)院科研檔案管理[J].醫(yī)學理論與實踐，2011，24(19)：2400-2401.

[6]李 威，饒從志.云儲存用于醫(yī)院科研檔案管理的構想[J].中國衛(wèi)生產業(yè)，2017，(10)：74-75.

[7]朱 杰.淺談如何提高檔案管理員的素質水平[J].現代經濟信息，2016，(7)：92.

[8]馬 靜.電子檔案管理人員的重要性[J].黑龍江史志，2015，(11)：148.

[9]董小艷.規(guī)范化、制度化、信息化-醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理[J].辦公室業(yè)務，2016，(19)：27.

[10]鄭富豪.創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案管理 推動醫(yī)院科研檔案發(fā)展[J].辦公室業(yè)務，2016，(9)：34-35.

Analysisoncurrentsituationandinnovativenewstrategiesofhospital’sresearcharchivesmanagement

PAN Xiao-hui

(KunhuaAffiliatedHospitalofKunmingUniversityofScienceandTechnology/FirstPeople’sHospitalofYunnanProvince，KunmingYunnan650032，China)

Hospital’s research archives is an important carrier of medical science research.It has important function in advanced nature，scientificity and practical value identification of medical research work，and it’s also a high scientific work.It sums up existent characteristic of hospital’s research archives work.It analyzes problems in the management of research archives that management consciousness is weak，the system is imperfect，personnel quality has yet to be improved，management mode is lag and so on.It puts forward innovative management such as strengthen archives management consciousness，perfect management system，improve personnel quality，use modernization management equipment and so on.

hospital，research archives，innovative management

2017- 08- 21

10.3969/j.issn.1003-2800.2017.12.001

潘曉輝(1978-)，女，山西陽泉人，碩士，館員，主要從事科研項目檔案管理工作。

R197.323.1

A

1003-2800(2017)12-0044-04

(本文編輯：閆云麗)

上海主辦“第十一屆京津滬渝衛(wèi)生經濟學術論壇”

本刊訊(通訊員煥庭上海報道) 由上海市衛(wèi)生經濟學會主辦、羅氏診斷產品(上海)有限公司協(xié)辦的“第十一屆京津滬渝衛(wèi)生經濟學術論壇”于2017年11月17日在上海舉行。

上海市衛(wèi)生計生委副主任衣承東致歡迎辭，上海市衛(wèi)生經濟學會副會長兼秘書長金春林主持會議。北京衛(wèi)生經濟學會吳曼會長、天津市衛(wèi)生經濟學會何松君秘書長和重慶市衛(wèi)生經濟學會張培林會長先后致辭。

會上，北京市衛(wèi)生計生委副主任鐘東波作了“公立醫(yī)院醫(yī)療服務價格改革思考”的主題演講，從日常工作和研究角度闡述了自己觀點和思考。他指出，公立醫(yī)院管理體制由調控機制、治理機制、補償機制、監(jiān)管機制幾部分組成，其中，價格機制改革是公立醫(yī)院補償機制改革的重要內容。醫(yī)療服務價格改革本身不是目標，而是深化醫(yī)改的政策手段，必須以優(yōu)化配置醫(yī)療資源、提高運行績效為改革目標與評價標準。北京市衛(wèi)生計生委整合行業(yè)力量，解決了資源與能力問題，解決了醫(yī)療服務價格改革與醫(yī)改目標的契合問題，取消藥品加成后，未讓財政承擔、醫(yī)院自我消化，同時，對部分收入減收明顯醫(yī)院采取“一院一策”的定價策略。他提出，取消藥品加成后，必須在取消藥品加成時形成的調節(jié)空間耗盡之前，建立醫(yī)療服務價格動態(tài)調整機制。

中國中醫(yī)科學院廣安門醫(yī)院付仁明作、天津醫(yī)學高等專科學校的李菁、重慶市彭水縣衛(wèi)生計生委的代鴻、上海交通大學附屬新華醫(yī)院倪君文、北京市衛(wèi)生計生委會計核算服務中心的許濤、南開大學衛(wèi)生經濟與醫(yī)療保障研究中心的鄭先平、重慶市衛(wèi)生經濟學會張培林和上海市衛(wèi)生和健康發(fā)展研究中心李芬分別作了學術報告。

本刊主編助理兼編輯部副主任胡煥庭參加了會議。