夏季文，李冠楠,2

（1. 航天開元科技有限公司，北京 100045；2. 中車二七車輛有限公司，北京 100076）

0 引言

為積極貫徹《國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》、《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》等國(guó)家重要政策和戰(zhàn)略，深入實(shí)施電子政務(wù)工程，政府信息化已成為整個(gè)信息化體系建設(shè)中的關(guān)鍵。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)在政府辦公中的廣泛應(yīng)用，大量的公文信息可進(jìn)行電子公文網(wǎng)絡(luò)傳輸。但仍存在大量的紙質(zhì)公文，由于其機(jī)要保密和憑證特性等要求，必須以實(shí)物的方式進(jìn)行傳遞、處理和留存。長(zhǎng)期以來，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的公文工作還是沿用各種手工“登記簿”進(jìn)行文件信息手工辦理的傳統(tǒng)模式，存在著手工簽收誤差大、統(tǒng)計(jì)查詢不便、路徑追蹤困難、科學(xué)規(guī)范化程度不高、人工督辦效率低、信息資源無法共享等問題，這種當(dāng)前已經(jīng)落后的工作模式中的一些客觀因素是制約管理水平和工作效率進(jìn)一步提高的瓶頸，很難滿足新時(shí)期黨和國(guó)家不斷提出的提高機(jī)關(guān)公文辦理業(yè)務(wù)的智能化、特色化、高效化的工作要求，也易因人為疏忽可能造成公文流轉(zhuǎn)、交換過程中發(fā)生錯(cuò)發(fā)或丟失的現(xiàn)象，且因無法進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的追蹤與糾錯(cuò)，導(dǎo)致問題不能得到快速解決，甚至可能造成失密等嚴(yán)重后果。因此，實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的政府機(jī)關(guān)機(jī)要公文交換作業(yè)的全面信息化管理已成為電子政務(wù)信息化建設(shè)工作的一個(gè)重要領(lǐng)域。

一 系統(tǒng)概述

紙質(zhì)公文（文件或信件）智能交換管理系統(tǒng)是針對(duì)上述問題的全新解決方案。該系統(tǒng)利用公文條碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、智能公文交換箱及相關(guān)信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)過程的信息化管理，將文件的相關(guān)信息（如發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、緊急程度等）生成二維條碼附在文件上，通過智能公文交換箱中的條碼識(shí)讀裝置來識(shí)讀和記錄紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)的全部信息，運(yùn)用“以安全保密為前提、以條碼規(guī)范為基礎(chǔ)，以智能交換為核心、以業(yè)務(wù)軟件為工具”的設(shè)計(jì)思路，根據(jù)三員分立管理模式，對(duì)公文管理和交換運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程實(shí)現(xiàn)了信息化、規(guī)范化、高效化管理。這一系統(tǒng)的建立，解決了以往公文流轉(zhuǎn)過程中手工登記簽收責(zé)任不清、勞動(dòng)強(qiáng)度大、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、查詢統(tǒng)計(jì)難等歷史難題。

系統(tǒng)遵從我國(guó)政務(wù)信息化所要求的業(yè)務(wù)過程規(guī)范化、數(shù)據(jù)模型標(biāo)準(zhǔn)化和信息資源共享的原則，在統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確保各級(jí)政府部門使用統(tǒng)一的條碼識(shí)別和系統(tǒng)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，在各單位內(nèi)部以及各單位縱橫向用戶間，形成機(jī)要文件流轉(zhuǎn)全程暢通的信息化管理渠道。

二 智能公文交換箱硬件設(shè)備

智能公文交換箱是紙質(zhì)公文智能交換系統(tǒng)中的核心硬件設(shè)備，可由一個(gè)或多個(gè)分戶箱格組成，根據(jù)型號(hào)的不同，條碼掃描裝置可采用共享式或分離式進(jìn)行設(shè)計(jì)，可高速準(zhǔn)確地識(shí)讀對(duì)分發(fā)、交換、投遞的機(jī)要公文進(jìn)行合法性識(shí)讀，動(dòng)態(tài)顯示箱內(nèi)投件存量、各戶發(fā)件量、誤操作、運(yùn)行狀態(tài)等信息。實(shí)現(xiàn)了機(jī)要文件的智能登記、智能收取、投箱提示、流轉(zhuǎn)跟蹤以及自動(dòng)提醒等功能。

智能公文交換箱每個(gè)分戶箱格代表一個(gè)收件單位，實(shí)現(xiàn)收件單位的獨(dú)立操作，也可根據(jù)用戶要求定制化設(shè)計(jì)。在系統(tǒng)中，參與交換的各個(gè)單位（部門）都設(shè)有“智能公文交換箱”，幫助用戶實(shí)現(xiàn)機(jī)要公文在無人看管的條件下的自動(dòng)收取與簽收。系統(tǒng)準(zhǔn)確自動(dòng)地記錄文件交接細(xì)節(jié)，包括文件號(hào)、執(zhí)行人、時(shí)間、收發(fā)件單位、密級(jí)、緊急程度等信息，自動(dòng)打印交接清單，不必進(jìn)行人工面對(duì)面的手工登記簽收。為各交換部門提供了必要的交換途徑和管理設(shè)施，改善現(xiàn)有交換環(huán)境。

不同系列的交換箱示意圖

取件控制柜是智能公文交換箱的配套控制設(shè)備，內(nèi)部集成多功能電子時(shí)鐘、圖像采集裝置、顯示裝置、身份認(rèn)證裝置等設(shè)備部件，供各取件人員完成身份認(rèn)證、開箱取件和清單打印等業(yè)務(wù)工作。

條碼打印機(jī)與條碼掃描槍是智能公文交換箱配套的專用交換設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文條碼的打印和掃描識(shí)讀，便于系統(tǒng)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，掃描投箱流轉(zhuǎn)。

取件控制柜示意圖

三 軟件功能

公文智能交換管理系統(tǒng)以安全、穩(wěn)固的J2EE作為開發(fā)和運(yùn)行的平臺(tái)，在數(shù)據(jù)傳輸上全面采用了基于XML的WEB SERVICE技術(shù)，提供了跨平臺(tái)的接口以供調(diào)用，能夠與不同公司開發(fā)的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品進(jìn)行連接，為用戶提供公文交換、跨部門信息共享、網(wǎng)上協(xié)同辦公等一系列完整的解決方案。在業(yè)務(wù)軟件上主要實(shí)現(xiàn)以下部分功能：

（1）業(yè)務(wù)管理平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件及信件收發(fā)信息的快速掃描登記、文件擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、條碼標(biāo)簽制作、投箱分發(fā)、流轉(zhuǎn)跟蹤、歸檔辦結(jié)、留存銷毀等電子化管理，便于信息存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、檢索以及限時(shí)辦理件的督辦、催辦、急件待辦提醒操作等管理，利用條碼對(duì)公文流轉(zhuǎn)交換信息進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)、身份識(shí)別等技術(shù)對(duì)所有工作人員投遞的公文進(jìn)行全過程追蹤，以規(guī)范流程、明確責(zé)任、保障安全、提高效率。

（2）文件智能交換：通過智能公文交換箱，掃描文件條碼完成智能投件分發(fā)、計(jì)數(shù)和開箱取件自動(dòng)完成取件簽收、自助打印取件清單，由交換箱自動(dòng)記錄跟蹤文件交換過程等多方位管理。

（3）糾錯(cuò)管理：針對(duì)文件登記、投遞、交換中出現(xiàn)錯(cuò)誤的問題和外部單位退回的文件處理，系統(tǒng)提供進(jìn)行糾錯(cuò)的功能。

（4）查詢統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)提供對(duì)收發(fā)文件的詳細(xì)信息進(jìn)行查統(tǒng)計(jì)的功能。查詢信息包括發(fā)件單位，收件單位、緊急程度、投箱時(shí)間等，并可將查詢到的結(jié)果打印出來；對(duì)于統(tǒng)計(jì)可以按時(shí)間、緊急程度等統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量。可生成時(shí)段統(tǒng)計(jì)圖形報(bào)表、類別統(tǒng)計(jì)圖形報(bào)表，進(jìn)行編輯打印。

（5）自助服務(wù)關(guān)聯(lián)：實(shí)現(xiàn)各交換單位的身份自動(dòng)識(shí)別、圖像捕捉、條碼標(biāo)簽打印、箱門自動(dòng)開啟、清單打印、自助信息查詢等功能，供各交換員實(shí)現(xiàn)一體化自助服務(wù)。

（6）系統(tǒng)應(yīng)用管理（三員分立）：進(jìn)行用戶管理、角色管理、證卡維護(hù)、交換箱配置、外設(shè)維護(hù)、用戶權(quán)限管理、安全管理、審計(jì)管理等系統(tǒng)應(yīng)用管理工作。

（7）交換箱監(jiān)控平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)對(duì)交換箱箱組數(shù)據(jù)采集、箱組狀態(tài)監(jiān)視、設(shè)備控制、監(jiān)控日志生成以及箱存信息瀏覽以及對(duì)誤投的文件進(jìn)行糾正的管理。

（8）急件提醒服務(wù)：可提供多種急件提醒方式（包括語音提醒、短信提醒、網(wǎng)絡(luò)對(duì)話框提醒等）進(jìn)行催取急件，加快辦理效率。

公文智能交換系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位及內(nèi)部單位間公文的全面管理、信息共享，既能收的了、發(fā)的出，又能查的清、退得回；計(jì)算機(jī)對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作的所有工作人員的操作節(jié)點(diǎn)訪問、公文流轉(zhuǎn)的內(nèi)容進(jìn)行全程跟蹤，有效的避免了流轉(zhuǎn)過程中因工作移交、工作授權(quán)、公文簽收不及時(shí)而帶來的辦件處理不及時(shí)、發(fā)生差錯(cuò)以及責(zé)任不清等現(xiàn)象，對(duì)提高公文處理質(zhì)量和工作效率起到重要的支撐和保障作用。目前，紙質(zhì)公文智能交換管理系統(tǒng)已在中辦、在京部委以及各地省、市直機(jī)關(guān)單位等全國(guó)上百家黨政軍公檢法單位成功應(yīng)用。

[1] 《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》中辦發(fā)〔2012〕14號(hào).《CPC Central Committee and State Council General Office On the issuance of〈party and government organs working documents Ordinance〉notice 》[2012] No. 14.

[2] 《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》中秘文發(fā)〔2005〕56號(hào).《In the code of use of 2d barcode in government documents》[2005] No. 56.

[3] 《公安部、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室秘書科關(guān)于印發(fā)〈信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法〉的通知》公通字〔2007〕43號(hào).《Ministry of Public Security, State Secrecy Bureau, national password administration State Department Secretariat Session Notice on Printing and Distributing〈 information security level protection management method 〉》[2007] No.43.