車向清

（廣西師范大學(xué)檔案館 桂林 541004）

研究探索〈〈〈YANJIUTANSUO

從機(jī)要到EMS：高校學(xué)生檔案寄送方式的嬗變

車向清

（廣西師范大學(xué)檔案館 桂林 541004）

隨著快遞業(yè)務(wù)的成熟以及現(xiàn)代化手段在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，快遞以其速度快、易查詢等優(yōu)勢得到人們的認(rèn)可。當(dāng)前高校學(xué)生檔案寄送方式由機(jī)要到郵政快遞的轉(zhuǎn)變已成事實(shí)，但在實(shí)施過程中還面臨一些挑戰(zhàn)，因此面對(duì)郵政快遞這種新的檔案寄送方式，政府、學(xué)校、郵政快遞公司以及檔案接收單位，需要有針對(duì)性地采取積極措施，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)整和完善。

高校 學(xué)生檔案 寄送方式 機(jī)要 EMS

2015年4月，中國郵政集團(tuán)公司發(fā)布文件，“自2015年6月1日起，各省（含自治區(qū)、直轄市，下同）郵政公司各級(jí)機(jī)要通信機(jī)構(gòu)停止收寄和投遞各大專院校、人社部門及所屬各級(jí)人才交流中心的各類‘大學(xué)生檔案’”，“引導(dǎo)有關(guān)單位將原來由郵政機(jī)要通信渠道傳遞的‘大學(xué)生檔案’轉(zhuǎn)由‘EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’等方式傳遞”。這一改變提高了學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞效率，同時(shí)也給各方的工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

一、郵政快遞寄送學(xué)生檔案之優(yōu)勢

原來的檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞方式因程序復(fù)雜、時(shí)間長、費(fèi)用多、準(zhǔn)確性差、易丟失等弊端已經(jīng)不能很好地適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需要[1]114-116。改為郵政快遞方式寄送學(xué)生檔案后可以有效地解決機(jī)要寄送中存在的一些問題。

1.郵政快遞寄送速度快、時(shí)間短。以往機(jī)要寄送學(xué)生檔案程序復(fù)雜、時(shí)間長，日常寄送大概需要十幾天時(shí)間，在高校集中寄送畢業(yè)生檔案時(shí)，速度會(huì)更慢，滯壓現(xiàn)象明顯，從寄出日起一個(gè)月沒有收到也屬正常。而快遞一般一周之內(nèi)到達(dá)，縮短了畢業(yè)生報(bào)到與檔案簽收的時(shí)間差，給畢業(yè)生報(bào)到和單位政審提供方便。另外，在日常的高校學(xué)生檔案工作中，以郵政快遞方式寄送學(xué)生檔案，大大提高了工作效率。郵政快遞寄送會(huì)有專門的快遞業(yè)務(wù)員上門取件，并且會(huì)根據(jù)需要隨叫隨到，改變了機(jī)要寄送時(shí)的時(shí)間限制和專人“送貨上門”的固定模式。而作為檔案接收方來講，接收快遞寄來的學(xué)生檔案也更方便了，郵局的派件人會(huì)直接將檔案送到接收部門，一改以往機(jī)要件層層簽領(lǐng)的煩瑣手續(xù)，在學(xué)生檔案工作較繁忙時(shí)大大節(jié)約了人力資源。

2.郵政快遞寄送方便后續(xù)跟蹤查詢。學(xué)生檔案寄出后，很多檔案接收單位收到但不退回執(zhí)，導(dǎo)致檔案回執(zhí)的作用無法發(fā)揮。機(jī)要形式寄出學(xué)生檔案后，如果沒有收到回執(zhí)，檔案寄送部門也無法得知檔案是否被簽收，只能通過機(jī)要號(hào)到機(jī)要局查詢。而大部分學(xué)生不了解機(jī)要方式寄送產(chǎn)生的機(jī)要號(hào)查詢有效期限為一年，并且缺少確認(rèn)檔案是否已經(jīng)到了接收單位的意識(shí)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題時(shí)，往往已經(jīng)錯(cuò)過查詢期限，造成檔案丟失。即便在查詢時(shí)限內(nèi)，憑機(jī)要號(hào)通過機(jī)要局查詢檔案的簽收情況手續(xù)煩瑣，耗時(shí)較長，并且必須由學(xué)?；騿挝徊樵?，不接待學(xué)生個(gè)人查詢。而改為郵政快遞方式寄送檔案后，提供的快遞單號(hào)可以在網(wǎng)絡(luò)上直接查詢快遞進(jìn)度、派件人電話以及簽收情況，這是機(jī)要寄送所達(dá)不到的。另外，以郵政快遞方式寄送，即使有特殊情況發(fā)生，相對(duì)機(jī)要方式也會(huì)更及時(shí)發(fā)現(xiàn)，更方便解決。

3.郵政快遞寄送更容易被大家認(rèn)識(shí)和接受。學(xué)生幾乎沒有通過機(jī)要途徑寄送過物品，甚至不知道機(jī)要是什么，并且機(jī)要也不對(duì)個(gè)人開放。但快遞卻不同，它開放性更強(qiáng)，幾乎面向所有人，已經(jīng)成為現(xiàn)代人生活中一個(gè)重要的運(yùn)輸途徑，沒有了機(jī)要的神秘感和陌生感，更容易被大家認(rèn)識(shí)和接受。學(xué)生是快遞業(yè)務(wù)群的重要組成部分，對(duì)快遞的寄出和查詢相當(dāng)熟悉，以快遞的方式寄送學(xué)生檔案更能引起學(xué)生的關(guān)注，它的高效性和透明性更方便學(xué)生本人跟蹤檔案寄送進(jìn)度和簽收情況。

二、郵政快遞方式寄送學(xué)生檔案面臨的問題

寄送方式由機(jī)要到快遞的轉(zhuǎn)變，解決了以往學(xué)生檔案寄送中速度慢、耗時(shí)長等問題，但面對(duì)一種新的寄送方式，為了保證學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的安全高效，各相關(guān)部門的工作細(xì)節(jié)以及規(guī)章制度等都有待調(diào)整和完善。

1.面對(duì)新的寄送方式，高校學(xué)生檔案工作有待調(diào)整改進(jìn)。對(duì)于高校來講，一直以來都是采用機(jī)要方式寄送學(xué)生檔案，很多規(guī)章制度、方案策略都是針對(duì)機(jī)要寄送制定的，學(xué)生檔案工作單位對(duì)機(jī)要寄送也是輕車熟路。面對(duì)快遞寄送這一新方式，各項(xiàng)規(guī)章制度以及操作細(xì)節(jié)等還在逐步調(diào)整中，有待完善。另外，快遞寄送檔案的經(jīng)驗(yàn)較少，仍在不斷的摸索中，需要盡快成熟起來，以充分發(fā)揮快遞寄送學(xué)生檔案的優(yōu)勢。

2.畢業(yè)生檔案接收單位復(fù)雜，越權(quán)拆封學(xué)生檔案現(xiàn)象亟待杜絕。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)方向的變化，畢業(yè)生檔案的流向越來越廣，學(xué)校的檔案管理人員也不能完全掌握用人單位是否具有接收、拆封、保管學(xué)生檔案的權(quán)限。以往機(jī)要寄送檔案遇到未建立機(jī)要投遞關(guān)系、無檔案保管權(quán)限的接收單位時(shí)，檔案會(huì)自動(dòng)退回學(xué)校。這也是檔案安全投遞的一個(gè)重要關(guān)卡。但是郵政快遞寄送無須建立投遞關(guān)系，只要接收地址及單位正確均可簽收，這就會(huì)造成部分檔案被不該簽收的地方簽收甚至拆封或擱置現(xiàn)象的發(fā)生。例如，有些學(xué)生對(duì)就業(yè)單位的性質(zhì)不明或者檔案知識(shí)匱乏而有意為之，認(rèn)為檔案直接寄到工作單位，不用經(jīng)過人才交流中心等機(jī)構(gòu)中轉(zhuǎn)，手續(xù)相對(duì)簡單，豈不知其所去單位是沒有檔案保管權(quán)限的，快遞簽收后被拆開而又無權(quán)密封，導(dǎo)致最后檔案無處接收，會(huì)造成很大的麻煩。

3.學(xué)生檔案的簽收尚無統(tǒng)一規(guī)定，制度有待完善。以郵政快遞方式寄送學(xué)生檔案，簽收環(huán)節(jié)中與機(jī)要件簽收相比要求并不十分嚴(yán)格，各接收單位的簽收機(jī)制也不同，沒有統(tǒng)一的簽收要求。根據(jù)快遞單號(hào)對(duì)某高校非集中寄檔時(shí)間寄出的300份學(xué)生檔案的簽收人進(jìn)行網(wǎng)上查詢后，得出下圖：

實(shí)名簽收占總數(shù)的39.6%，非實(shí)名簽收占60.4%。在大批量接收檔案時(shí)，這種非實(shí)名簽收只多不少。而在非實(shí)名簽收中，單位收發(fā)章簽收所占比例最高，如果簽收部門人員較多，出了問題不知從何追問，這種簽收方式也會(huì)淡化工作人員的責(zé)任心。還有個(gè)別單位不允許快遞員進(jìn)入，直接由門衛(wèi)代簽，此簽收方式占總數(shù)的4%。這種簽收的隨意性是缺乏規(guī)章制度約束的一種外在表現(xiàn)。另外，接收到檔案后，不退回執(zhí)的現(xiàn)象依然存在。某高校2015年7月集中寄出學(xué)生檔案約6000份，截至2016年4月檔案回執(zhí)率僅為10.8%，且大多數(shù)僅蓋公章未署名。這些都給學(xué)生檔案安全埋下隱患。

三、保證郵政快遞方式寄送下學(xué)生檔案安全的策略

學(xué)生檔案的安全性既包括檔案實(shí)體的安全也包括檔案內(nèi)容的安全，在郵政快遞方式寄送學(xué)生檔案過程中，如何保證檔案的安全成為人們最為關(guān)注的問題。與畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞直接相關(guān)的各單位，如學(xué)校、郵政公司、檔案接收單位等都應(yīng)該做好行業(yè)的自我完善，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的專業(yè)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，為學(xué)生檔案的安全轉(zhuǎn)遞提供保障。

1.高校內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致共同努力，為學(xué)生檔案安全轉(zhuǎn)遞打下基礎(chǔ)。從學(xué)校的層面出發(fā)，首先，加大對(duì)檔案工作的重視程度。長久以來，教育水平都是教育界考核、評(píng)估高校的重要指標(biāo)，教學(xué)、管理等工作在這項(xiàng)指標(biāo)的評(píng)比中發(fā)揮了顯性作用，而檔案工作所發(fā)揮的隱性作用卻鮮為人知，沒有得到應(yīng)有的重視，這一現(xiàn)狀必須改變。學(xué)校要把學(xué)生檔案工作放到與教學(xué)、管理等工作同等的地位看待。其次，制定嚴(yán)格的高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。面對(duì)學(xué)生檔案寄送方式的轉(zhuǎn)變，學(xué)校要根據(jù)新方式制定符合實(shí)際需要的規(guī)章制度及流程。另外，必要的人力資源配備必不可少。集中轉(zhuǎn)檔時(shí)，學(xué)生檔案工作部門十分繁忙，人手嚴(yán)重不足，影響檔案轉(zhuǎn)遞質(zhì)量，學(xué)校要根據(jù)實(shí)際需要增加專兼職人員數(shù)量，提高工作效率，優(yōu)化工作質(zhì)量，保障學(xué)生檔案的安全轉(zhuǎn)遞。

從學(xué)生檔案工作部門的層面出發(fā)，針對(duì)郵政快遞的特殊性，首先，加大檔案宣傳力度，運(yùn)用現(xiàn)代媒體搭建與外界交流、互動(dòng)的平臺(tái)，例如微博、微信等。畢業(yè)季通過召開全校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作會(huì)議、制作檔案轉(zhuǎn)遞宣傳手冊等途徑，強(qiáng)調(diào)郵政快遞寄送的特殊要求，收集準(zhǔn)確的寄送地址及對(duì)應(yīng)的接收單位電話。安排專人把關(guān)核查收集到的檔案寄送地址是否符合郵政快遞投寄要求，是否符合檔案接收標(biāo)準(zhǔn)。其次，在檔案的密封、蓋章、裝袋等工作中要充分發(fā)揮監(jiān)督和指導(dǎo)作用。再次，加強(qiáng)與郵政快遞公司的業(yè)務(wù)交流和溝通，針對(duì)轉(zhuǎn)遞具體事宜及需求交換意見，達(dá)成一致。最后，要做好轉(zhuǎn)出檔案的后續(xù)跟蹤工作。

從學(xué)生自身角度來講，要自覺加強(qiáng)檔案意識(shí)，了解檔案知識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高檔案關(guān)注度，在填寫檔案去向時(shí)能夠做到準(zhǔn)確無誤，杜絕檔案“有人拆、無人封”現(xiàn)象的發(fā)生，并且及時(shí)關(guān)注檔案的寄送進(jìn)度和簽收狀態(tài)，從根源上保障寄出檔案的安全。

2.郵政快遞公司要加強(qiáng)溝通、完善制度，為檔案安全轉(zhuǎn)遞保駕護(hù)航。首先，郵政快遞公司剛剛接手高校學(xué)生檔案寄送業(yè)務(wù)，要深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的特殊性，積極與高校檔案工作部門溝通交流，提前制定工作方案，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)方案進(jìn)行調(diào)整。工作中多配合，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，共同做好檔案轉(zhuǎn)遞的前期準(zhǔn)備和交接。檔案寄出后保證后續(xù)跟蹤順暢，積極配合查詢。其次，根據(jù)學(xué)生檔案的特殊性完善各項(xiàng)規(guī)章制度，從制度層面保證這項(xiàng)新的業(yè)務(wù)迅速成熟起來，在原則上百分之百避免郵件丟失的可能。主要從以下幾個(gè)方面著手：第一，各快遞公司劃分責(zé)任區(qū)域，避免跨區(qū)爭搶業(yè)務(wù)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，開展工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升職業(yè)道德水平。雖然是快遞方式寄送學(xué)生檔案，但是要以機(jī)要標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，借鑒機(jī)要寄送中的有效經(jīng)驗(yàn)。第三，嚴(yán)格檔案取件、投遞制度。每個(gè)區(qū)域設(shè)置專人取件配送，快遞員投遞時(shí)不能有章不循、拖沓馬虎。另外，他山之石，可以攻玉。吸取郵政快遞寄送新生錄取通知書的有效經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用到學(xué)生檔案的寄送中來，但借鑒并非照抄照搬，要根據(jù)所寄物品的特殊性量體裁衣。例如，除及時(shí)準(zhǔn)確投遞外，學(xué)生檔案的完整性和保密性至關(guān)重要，所以要加強(qiáng)學(xué)生檔案寄送中的保密性監(jiān)管。

3.檔案接收單位要嚴(yán)格檔案簽收制度，為檔案安全轉(zhuǎn)遞提供支持。首先，在高校畢業(yè)生的檔案接收工作中做好與郵政快遞的銜接與配合，進(jìn)一步保證在郵政快遞寄送學(xué)生檔案情況下畢業(yè)生檔案的安全與高效利用。要做到以下幾點(diǎn)：一是制定嚴(yán)格的檔案簽收制度，完善責(zé)任制度，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，在接收檔案的高峰期盡量設(shè)置專人簽收學(xué)生檔案，并制定實(shí)名簽收制。二是保證檔案接收部門電話暢通。三是加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德培訓(xùn)。其次，檔案回執(zhí)是檔案是否簽收、由誰簽收的一個(gè)重要依據(jù)，接收單位要做好簽退回執(zhí)工作。接收單位在接收到檔案后，要按照隨附的通知單進(jìn)行細(xì)致檢查后填寫回執(zhí)單，在回執(zhí)單上加蓋單位印章，并確定好收件人的姓名和日期，退回到高校檔案管理部門，以此作為簽收憑證，方便后續(xù)查詢。

4.加大政府監(jiān)管力度，為檔案轉(zhuǎn)遞工作提供安全保障。高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞要確保有依據(jù)可循，就要加強(qiáng)檔案管理制度的完善，在條件成熟時(shí)可以進(jìn)行立法，通過制度的完善和立法的健全才能真正為檔案轉(zhuǎn)遞工作提供依據(jù)[2]230-231，也為郵政快遞公司和檔案接收單位提供收寄、接收標(biāo)準(zhǔn)。例如，針對(duì)檔案接收單位的簽收制度制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的包裝、密封等細(xì)節(jié)設(shè)定規(guī)范性要求。另外，對(duì)郵政公司的檔案寄送業(yè)務(wù)也要進(jìn)行深入的規(guī)范，以嚴(yán)格的內(nèi)容要求和程序要求進(jìn)行管理，加大監(jiān)管力度。政府可以通過實(shí)地調(diào)查研究等方式，采集快遞途徑下寄送學(xué)生檔案遇到的實(shí)際問題，聽取一線工作者的意見建議，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行對(duì)策的研究。

[1]王靜,荊秀琴.畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞與自帶轉(zhuǎn)遞之比較[J].山西檔案,2015（2）.

[2]王寧.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對(duì)策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2014（24）.

From Confidential to EMS：The Change of Transm itting Mode of College Students’Archives

Che Xiangqing
（Archives of Guangxi Normal University, Guilin 541004, China）

W ith the maturity of the express business and the w ide application of modern methods in various fields, express has gotten people’s recognition because of its advantages like fast speed and easy access to query. At present the change of transm itting mode of college students’archives from confidential to EMS has become a reality, but there are some challenges in the implementation process. Faced w ith the new transm itting mode, the government, colleges, postal delivery company and archive receiving units need to take active measures to adjust and improve the related work.

colleges and universities；students’archives；transm itting mode；confidential；EMS

G270.7

A

2016-10-17

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.11

車向清，廣西師范大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理與資源開發(fā)利用。