聶小軍

(江西省豐城市豐東灌區(qū)管理局，江西 豐城 331100)

水利工程技術(shù)檔案的管理與利用

聶小軍

(江西省豐城市豐東灌區(qū)管理局，江西 豐城 331100)

水利是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈，自古有著“治國(guó)先治水”的說(shuō)法，古今中外的統(tǒng)治者都十分重視水利工程的建設(shè)。然而“重建輕管”卻是我國(guó)水利工程中普遍在的現(xiàn)象，要實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的效管理，其中關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要重視工程技術(shù)的檔案工作。檔案主要是用文字、圖紙、甚至圖像、影音資料等對(duì)水利工程在準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收及運(yùn)行等各個(gè)階段的情況進(jìn)行詳盡的記錄，為做好水利工程的運(yùn)行及相關(guān)工作，更充分地發(fā)揮水利工程效益，促進(jìn)和完善水利工程管理作好參謀作用。文章強(qiáng)調(diào)了水利工程技術(shù)檔案的重要性，提出了工程技術(shù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以及對(duì)工程技術(shù)檔案進(jìn)行管理和利用的具體措施。

水利工程；技術(shù)檔案；管理；重要性；措施

0 引 言

水利工程從決策階段到項(xiàng)目管理階段直至運(yùn)行管理階段，都需要相關(guān)工作人員對(duì)有關(guān)工程的相關(guān)資料進(jìn)行整理，然后歸檔分類保存，這一系列過(guò)程的信息整合，就形成了最后的水利工程技術(shù)檔案。它主要以文字、圖紙甚至圖像、影音等不同的形式呈現(xiàn)，為水利工程的運(yùn)行管理提供原始依據(jù)。因此，在整個(gè)水利工程中，水利工程檔案的作用都是不容忽視的。

1 水利工程檔案在工程運(yùn)營(yíng)管理中的作用

水利工程檔案記載的是整個(gè)建設(shè)過(guò)程的細(xì)節(jié)，每個(gè)參與到水利工程建設(shè)過(guò)程中的人，他的工作和勞動(dòng)成果都會(huì)有所顯示。檔案是對(duì)前一階段的建設(shè)活動(dòng)的再次呈現(xiàn)，是幫助我們充分了解工程建設(shè)的關(guān)鍵性資料，對(duì)整個(gè)水利工程的建設(shè)都有明確的參考意義。水利工程檔案在整個(gè)工程中都是至關(guān)重要的，其中所做的相關(guān)報(bào)告和設(shè)計(jì)可以為管理機(jī)構(gòu)的建立和編制制度的運(yùn)行打下良好的基礎(chǔ)；相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算和檢測(cè)報(bào)告有利于賬目的清算；工程的設(shè)計(jì)圖和機(jī)械設(shè)備的說(shuō)明書則從技術(shù)層面對(duì)工程建設(shè)的日常工作進(jìn)行維持。

水利工程的運(yùn)行管理要以水利工程技術(shù)檔案作為原始依據(jù)。與一般的工程相比，水利工程建設(shè)是一項(xiàng)艱巨而又極其耗時(shí)的大工程。在這個(gè)過(guò)程中，尚處于建設(shè)狀態(tài)的建筑物就很容易受到自然或是人為因素的破壞而出現(xiàn)損傷，相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備也會(huì)因?yàn)槭褂弥芷谶^(guò)長(zhǎng)而逐漸失去功能，通常這個(gè)時(shí)候就要按照實(shí)際情況進(jìn)行檢修甚至是直接更換設(shè)備。當(dāng)然，這種檢修或設(shè)備的更新并不是盲目的，而是要按照水利工程檔案的記錄進(jìn)行合理調(diào)整[1]。在對(duì)葛洲壩水利樞紐進(jìn)行加工改造的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案資料的參考，工程師和施工人員既減少了自己的工作量，也在一定程度上促進(jìn)了工程建設(shè)的效率。

不僅如此，水利工程檔案還從技術(shù)層面對(duì)自身和周邊建筑進(jìn)行安全銜接提供保證。水利工程功能和所處位置的特殊性，決定了它不可能會(huì)是一個(gè)獨(dú)立的工程，而是與電力、交通、油氣管道等工程有所交集，這也是跨河橋梁之類的工程會(huì)出現(xiàn)的原因。為此在開(kāi)工前一定要對(duì)河道的截面形狀、水流特征等進(jìn)行詳盡的考察，以減少意外事故產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，確保工程建設(shè)的順利進(jìn)行[2]。

2 水利工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

在整個(gè)水利工程的建設(shè)環(huán)節(jié)中，幾乎是離不開(kāi)工程建設(shè)檔案的，尤其是在開(kāi)工的前段時(shí)間，對(duì)檔案的使用次數(shù)往往更為頻繁。水利工程建成后其功能是否可以得到充分的體現(xiàn)，很大程度上是受到工程建設(shè)檔案質(zhì)量影響的。在對(duì)近年來(lái)工程建設(shè)檔案的管理和使用過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)了不少問(wèn)題。

2.1 檔案的編碼不合理

對(duì)同類型的問(wèn)題并沒(méi)有做好歸檔整理，以至于有關(guān)人員在進(jìn)行資料的查找時(shí)浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

2.2 文件和案卷名稱不規(guī)范

通常只是簡(jiǎn)單地用數(shù)字進(jìn)行命名，而不把具體的事件標(biāo)注在上面，尤其是給圖紙類資料的查找?guī)?lái)了一定程度上的不便。

2.3 文件資料不準(zhǔn)確

這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在設(shè)計(jì)圖和實(shí)際完成的工程有差別、同樣的事物在檔案的不同頁(yè)碼上的記載不一樣、文字說(shuō)明跟對(duì)應(yīng)的影像資料也存在偏差等[3]。

2.4 檔案紙張質(zhì)量不耐用

記錄著相關(guān)資料的檔案因?yàn)楸婚L(zhǎng)時(shí)間的使用，紙張很容易就會(huì)出現(xiàn)破壞，上面的字跡也會(huì)因?yàn)榈羯y以辨認(rèn)，不利于它在工程后期的使用。

2.5 檔案利用水平低

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)在水利工程建設(shè)檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮了一定的作用，然而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在該領(lǐng)域并沒(méi)有得到充分的運(yùn)用，這就導(dǎo)致在整理檔案的過(guò)程中無(wú)法對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行有效利用，產(chǎn)生更多人力資源上的浪費(fèi)。

上述這些問(wèn)題的存在使水利工程檔案的管理工作更加困難，在一定程度上阻礙了水利工程的施工進(jìn)程，甚至?xí)?duì)整個(gè)工程的安全性造成破壞。在進(jìn)行地下航道的建設(shè)過(guò)程中，如果不去考慮實(shí)際情況與設(shè)計(jì)圖的差異，而一味地按照原計(jì)劃來(lái)施工，很可能會(huì)破壞周圍的環(huán)境，嚴(yán)重的話甚至?xí)垢浇纳鷳B(tài)系統(tǒng)失衡。

3 加強(qiáng)水利工程技術(shù)檔案管理和使用的措施

為了使水利工程技術(shù)檔案可以更好地實(shí)現(xiàn)工程運(yùn)行監(jiān)管以及更新改造的目的，工程建設(shè)的過(guò)程中既要注重對(duì)技術(shù)檔案的建立，也不能忽視對(duì)它的管理和利用。要對(duì)檔案進(jìn)行充分利用，全方位結(jié)合管理單位的現(xiàn)實(shí)需要，將工程檔案的功能完全發(fā)揮出來(lái)。

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

在工程建設(shè)的過(guò)程中，技術(shù)檔案的建立并不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，作為工程建設(shè)的關(guān)鍵部分，它應(yīng)該和其他的環(huán)節(jié)一樣，接受單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并實(shí)行分層管理，確保每個(gè)崗位上的人都能各司其責(zé)，責(zé)無(wú)旁貸；另外還要進(jìn)行相應(yīng)的制度建設(shè)，進(jìn)一步完善相關(guān)的管理?xiàng)l例，加大人員和經(jīng)費(fèi)方面的投入，以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行[4]。

3.2 對(duì)歸檔文件的質(zhì)量嚴(yán)加控制

在工程建設(shè)的籌備階段，就應(yīng)該對(duì)進(jìn)行歸檔的資料的系統(tǒng)性、規(guī)范性和完整性提出相應(yīng)的要求，并形成具體的規(guī)定納入管理?xiàng)l例中，要把責(zé)任具體都每個(gè)人身上。對(duì)水利工程整個(gè)建設(shè)過(guò)程中以不同形式和載體承載的資料必須按照不同的類別進(jìn)行整理，從源頭上保證其完整性；檔案的形成要符合水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)此階段中的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過(guò)，確保圖紙和實(shí)際工程的相符、專業(yè)性數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤、相關(guān)手續(xù)和證件齊全。文件的歸檔并不是雜亂無(wú)章的，而是要在一定的要求下有規(guī)范地進(jìn)行整理，檔案的名稱和具體內(nèi)容要高度一致。檔案袋等的制作也必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，進(jìn)行裝訂時(shí)的質(zhì)量控制同樣是極其重要的；歸檔的任務(wù)完成后，在檔案的保管和使用上也要小心謹(jǐn)慎，避免紙張破壞、字跡模糊的情況出現(xiàn)；在上交檔案之前，還應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行一番認(rèn)真細(xì)致的檢查，在保證合格的基礎(chǔ)上再由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，最后歸管理單位統(tǒng)一保管。

3.3 提高檔案工作信息化管理水平

當(dāng)前階段，我國(guó)不少水利檔案管理部門所用的設(shè)備還停留在傳統(tǒng)那種目錄級(jí)別的水平上，無(wú)法借用互聯(lián)網(wǎng)資源進(jìn)行資料的搜集。在經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，檔案內(nèi)容就一直被存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于安全性和技術(shù)性等方面的局限而無(wú)法充分利用，導(dǎo)致其價(jià)值難以被完全挖掘。

3.4 提高工程建設(shè)檔案對(duì)管理工作的適應(yīng)性

由于工程管理和建設(shè)是兩項(xiàng)側(cè)重點(diǎn)不同的工作，因此它們對(duì)檔案工作的要求就有所不同。例如，在工程建設(shè)過(guò)程中極為重要的質(zhì)量評(píng)測(cè)，運(yùn)行管理工作中一般是用不上的；在工程建設(shè)者看來(lái)似乎沒(méi)什么價(jià)值的機(jī)械或材料的使用說(shuō)明書，卻管理工作中的重點(diǎn)?，F(xiàn)階段，越來(lái)越多的管理人員選擇參與到工程建設(shè)的環(huán)節(jié)中，給工程建設(shè)檔案的管理提供了充足的人力資源，結(jié)合水利工程的運(yùn)營(yíng)管理工作，有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行檔案整理工作。如此一來(lái)，既可以減少有關(guān)人員的工作量，避免二次加工和材料的浪費(fèi)，又保證了工程檔案的使用，促進(jìn)建設(shè)工作的順利開(kāi)展，確保工程作用的發(fā)揮。

4 小 結(jié)

水利工程技術(shù)檔案是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映，可以作為施工階段的關(guān)鍵性憑證，對(duì)水利工程建設(shè)和管理工作意義重大。水利工程技術(shù)檔案管理工作的復(fù)雜性和瑣碎性，要求檔案管理人員端正自己的工作態(tài)度，對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)工作都要認(rèn)真對(duì)待，以充分保障技術(shù)檔案的價(jià)值在水利建設(shè)中的實(shí)現(xiàn)，并在此基礎(chǔ)上推動(dòng)我國(guó)水利事業(yè)的良性運(yùn)行。

[1]張敬宏.水利工程技術(shù)檔案的管理與利用[J].城市建設(shè)理論研究:電子版，2013(26)：54-56.

[2]叢培昱.水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014(04):199.

[3]何國(guó)賢.水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理及利用現(xiàn)狀分析[J].城建檔案，2016(04):39-40.

[4]胡永飛.淺談如何做好水利工程檔案管理工作[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2014(17)：23-24.

1007-7596(2017)10-0151-02

TV51；G271

C

2017-09-18

聶小軍(1976-)，男，江西豐城人，助理工程師，研究方向?yàn)樗こ碳夹g(shù)檔案管理。