湖北工業(yè)大學(xué) 唐明來

電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)

湖北工業(yè)大學(xué) 唐明來

電子計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)角落，伴隨而來的是大量的人們不能直接讀取的代碼形式的信息，在檔案學(xué)領(lǐng)域這些信息被稱之為電子文件，大量的電子文件要求檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)建一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)對(duì)這些電子文件加以管理。本文針對(duì)現(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)重技術(shù)輕理論、缺乏對(duì)問題的深層次分析與比較現(xiàn)狀，在總結(jié)以往的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，研究以全宗理論、來源原則、生命周期理論為核心，結(jié)合電子文件、電子檔案、文檔一體化、文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等為理論基礎(chǔ)，開發(fā)出具有現(xiàn)實(shí)性和技術(shù)領(lǐng)先性的電子檔案管理系統(tǒng)。

電子檔案；管理系統(tǒng)；功能實(shí)現(xiàn)

本選題的確定是根據(jù)中國檔案研究發(fā)展的大趨勢，以及國家檔案局將“電子文件和電子檔案管理方面的研究作為檔案研究工作的重點(diǎn)”的方針政策，并結(jié)合社會(huì)大眾對(duì)于檔案信息的需求情況而制定的。電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)：作為一個(gè)涉及多個(gè)學(xué)科和領(lǐng)域的交叉性研究課題，通過總結(jié)以往電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案學(xué)中的核心理論與概念，設(shè)計(jì)、開發(fā)并實(shí)現(xiàn)一個(gè)能夠更有效的滿足檔案管理機(jī)構(gòu)和用戶需求的電子檔案管理系統(tǒng)。

在檔案學(xué)中最重要的理論要數(shù)全宗理論了，全宗理論是檔案整理工作中的基本理論。全宗理論誕生于160多年前，在18世紀(jì)早期，歐洲的一些國家就根據(jù)事由原則對(duì)檔案進(jìn)行整理，但是這種不分檔案的形成者，一律按內(nèi)容采用歸納與演繹的方法來收藏和整理檔案的方法存在很多弊病，這種方法也只適用于對(duì)一些小型的機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行處理。1841年“尊重全宗原則”在法國首先列入檔案館基本條例之中，全宗的概念第一次正式的被提出，從此“同一機(jī)關(guān)的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，不同機(jī)關(guān)的檔案不能混雜”這一理念逐漸被國際檔案學(xué)界所接受。20世紀(jì)30年代，德國檔案學(xué)家布魯士國家檔案館館長布倫內(nèi)克在《檔案學(xué)—?dú)W洲檔案工作的理論與歷史》中再次充實(shí)和修繕了全宗理論，布倫內(nèi)克將來源原則理解為來源共同性與事由共同性二者的統(tǒng)一。在中國檔案學(xué)界也對(duì)全宗理論進(jìn)行了深入的研究，1988年何嘉蓀教授和馮惠玲教授共同提出了主客體全宗理論，到20世紀(jì)末何嘉蓀教授和傅榮校教授在他們合作的專著《文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究》中進(jìn)行了更為深入的闡述。他們認(rèn)為，文件是在社會(huì)活動(dòng)過程中形成的，社會(huì)活動(dòng)過程就成為文件/檔案的真正來源。

本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是以角色及權(quán)限管理為中心，因此角色和權(quán)限管理已經(jīng)滲透到系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，如果將角色和權(quán)限管理比喻成一顆大樹主干，那么其他功能就好比這顆大樹的枝杈，作者認(rèn)為以角色及權(quán)限為核心進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是一種軟件開發(fā)人性化的體現(xiàn)。在系統(tǒng)的實(shí)際工作中，我們其實(shí)很難感覺到角色與權(quán)限在設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)中的困難，這是因?yàn)樵谙到y(tǒng)的使用過程中我們所能看到的只是前臺(tái)的頁面，而具體的 JSP(JavaServer

Pages)與數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)過程是我們一般用戶很難想象的。一般人認(rèn)為用戶與角色與權(quán)限功能打交道的第一面是在用戶登陸界面，而事實(shí)上當(dāng)用戶向檔案機(jī)構(gòu)遞交書面申請(qǐng)的同時(shí)用戶就已經(jīng)開始領(lǐng)教角色與權(quán)限功能的威力了。當(dāng)用戶遞交書面申請(qǐng)后，系統(tǒng)管理員就會(huì)根據(jù)用戶的信息將用戶進(jìn)行角色劃分，于此同時(shí)將用戶的個(gè)人信息錄入到系統(tǒng)之中。

在系統(tǒng)的開發(fā)中作者遇到了很多困難，其中最難以解決的就是在獲取功能需求中遇到的。我們都知道電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求必須和用戶的需求保持一致，用戶的需求是我們?cè)O(shè)計(jì)開發(fā)所要達(dá)成的目標(biāo)。一個(gè)軟件系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目中的功能需求定義了開發(fā)人員必須實(shí)現(xiàn)的軟件功能，這些功能在系統(tǒng)交付使用后要能夠幫助用戶完成他們的任務(wù)，以滿足業(yè)務(wù)需求。因此在電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中確定軟件的功能需求就必須要對(duì)原業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入的了解，通過軟件手段將這些業(yè)務(wù)流程進(jìn)行提取、抽象，并最終升華為符合用戶需求的軟件。

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2017-09-10）