王秀琴

削足適履出自西漢·劉安《淮南子·說(shuō)林訓(xùn)》：“骨肉相愛(ài)，讒賊間之，而父子相危。夫所以養(yǎng)而害所養(yǎng)，譬猶削足而適履，殺頭而便冠?！币馑际钦f(shuō)，因?yàn)樾∧_大，就把腳削去一塊來(lái)湊合鞋的大小。指人做事機(jī)械，生搬硬套，不知變通。檔案整理也是如此，檔案整理只有按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)檔案的實(shí)際情況來(lái)靈活掌握，才能做到既符合國(guó)家的要求、又保持檔案的基本原貌，最大限度地保護(hù)檔案的完整和安全。

比如在圖紙檔案的整理中，經(jīng)常會(huì)遇到圖紙未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊歸檔的情況，特別是歸檔的圖紙大，裝不進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒里，有些單位會(huì)不顧檔案的破壞和受損，把圖紙按標(biāo)準(zhǔn)尺寸重新折疊裝盒。雖說(shuō)這樣做符合檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，本無(wú)可厚非，但筆者認(rèn)為這樣做偏離了檔案整理工作的初衷。如果把圖紙比作“足”，檔案盒比作“履”，在整理圖紙檔案的時(shí)候，不宜“削足適履”。

圖紙檔案通常有設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等，這些圖紙一般由設(shè)計(jì)單位制出，交檔案室歸檔時(shí)也已折疊好。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，圖紙?jiān)跉w檔前應(yīng)按《機(jī)械制圖復(fù)制圖的折疊方法》折疊成標(biāo)題欄外露的A4幅面手風(fēng)琴式。而現(xiàn)實(shí)情況是，大部分設(shè)計(jì)單位出的圖紙都沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)式樣來(lái)折疊，這就給圖紙歸檔后的整理帶來(lái)了很多麻煩。

歸檔圖紙折疊不規(guī)范，大致有以下幾種情況：一是基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略大。二是基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略小。三是幅面基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，但未折成手風(fēng)琴式。四是完全未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊。針對(duì)這些折疊不規(guī)范的圖紙整理，筆者認(rèn)為不能“削足適履”，而要盡量從保護(hù)檔案和方便利用檔案的角度出發(fā)來(lái)整理檔案。下面就幾種具體情況闡述一下筆者的整理建議：

一、基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略大的圖紙。這類(lèi)圖紙的整理，有些單位是把圖紙重新按A4幅面來(lái)折疊，筆者認(rèn)為從各種角度考慮，都不可取。首先，重新折疊圖紙會(huì)在圖紙上產(chǎn)生新的折痕，眾所周知，圖紙折痕的地方極易掉色，時(shí)間長(zhǎng)了，折痕地方的線(xiàn)條、文字都會(huì)模糊不清，而且容易爛掉，這不利于圖紙的保護(hù)和長(zhǎng)久保存；其次，重新折疊后，原來(lái)一套圖紙厚度就增加了很多，而且不如原先整齊，甚至有些重新折疊后的一套圖紙不能裝入一個(gè)檔案盒里，這樣，又破壞了檔案的相對(duì)完整性和成套性；最后，重新折疊也大大增加了檔案人員的工作量，影響檔案整理工作的進(jìn)展。筆者建議遇到此類(lèi)情況時(shí)不要去“削足（圖紙）適履（檔案盒）”，而要按圖紙的實(shí)際尺寸來(lái)訂制合適尺寸的檔案盒來(lái)裝圖紙檔案。

二、基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略小的圖紙。同樣道理，遇到這種情況，不用再重新折疊，直接裝入檔案盒即可，這是對(duì)圖紙最大的保護(hù)。

三、幅面基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，但未折成手風(fēng)琴式的圖紙。這種情況，筆者建議按圖紙的折痕把圖紙重新折成標(biāo)題欄外露的手風(fēng)琴式即可裝入檔案盒。

四、完全未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊的圖紙。這種情況要按原圖紙的折痕，使標(biāo)題欄外露，按手風(fēng)琴式折疊，再裝入按折疊后圖紙實(shí)際尺寸訂制的檔案盒里。

檔案整理工作的原則是充分利用原有整理基礎(chǔ)，其最終目的是便于保管和利用。檔案整理工作的重點(diǎn)應(yīng)放在分類(lèi)和檢索工具的編制，以便于檔案的查找和利用，去除歸檔材料上不利于檔案長(zhǎng)久保管的金屬物、塑料、微生物等，以便于檔案的長(zhǎng)久保管，而不應(yīng)花費(fèi)大量時(shí)間和精力在苛求檔案本身的大小上，況且這種“過(guò)度”整理本身也是對(duì)檔案的一種損害。

從造成這種問(wèn)題的根源來(lái)講，是設(shè)計(jì)單位未按國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)要求折疊圖紙，由于設(shè)計(jì)單位自身的工作缺位給檔案整理帶來(lái)了不必要的麻煩，這正如文書(shū)處理或業(yè)務(wù)部門(mén)用了不符合檔案歸檔要求的書(shū)寫(xiě)材料而造成的文件材料歸檔后需要重新復(fù)制等問(wèn)題，都是檔案部門(mén)為檔案的規(guī)范和長(zhǎng)久保管而采取的補(bǔ)救措施，這些都屬檔案歸檔前質(zhì)量控制范疇，如果宣傳到位，措施得當(dāng)，這些問(wèn)題是完全可以避免的。筆者呼吁檔案部門(mén)要做好宣傳，提前介入，明確歸檔材料的相關(guān)要求，對(duì)折疊不符合標(biāo)準(zhǔn)的盡量要求制圖單位重新出圖歸檔，按圖紙實(shí)際尺寸訂制檔案盒也是不得已的補(bǔ)救措施，不宜過(guò)多使用；各部門(mén)、各單位也要按國(guó)家相關(guān)要求做好歸檔材料的前端控制，在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，產(chǎn)生材料的各部門(mén)都要嚴(yán)格按要求做好各自的本職工作，讓歸檔材料更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不再讓檔案部門(mén)做二次補(bǔ)救工作，這才是對(duì)檔案的最大保護(hù)。

（作者單位：平頂山市疾病預(yù)防控制中心 來(lái)稿日期：2016-12-06）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級(jí)檔案部門(mén)安全評(píng)估中的應(yīng)用為例說(shuō)明PDCA循環(huán)法使評(píng)估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級(jí)檔案行政部門(mén)的檔案安全的科學(xué)管理水平?；鶎訖n案部門(mén)也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級(jí)檔案館安全評(píng)估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號(hào)：2014-R-11）研究成果之一。