■邢常秀王增強(qiáng)

現(xiàn)代管理學(xué)在查檔高峰中的應(yīng)用

■邢常秀王增強(qiáng)

本文借鑒現(xiàn)代管理學(xué)的方法，將查檔高峰分為事前、事中、事后三個(gè)階段，分別闡述檔案機(jī)構(gòu)在各個(gè)階段應(yīng)注意的事項(xiàng)。

現(xiàn)代管理學(xué)查檔高峰查檔高峰管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和人民群眾檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，各地檔案機(jī)構(gòu)查檔高峰出現(xiàn)的頻率呈上升趨勢。近幾年，全國多地綜合檔案館和部分單位綜合檔案室就先后迎來了原民辦、代課教師與原村黨支部書記和村委會(huì)主任等多個(gè)群體的查檔高峰，短期內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)接待查檔人數(shù)和查閱檔案數(shù)量達(dá)到了之前幾年甚至十幾年的總量。如何妥善應(yīng)對(duì)查檔高峰，讓查檔者滿意而歸，成為檔案部門不得不面對(duì)的一個(gè)新問題。本文借鑒現(xiàn)代管理學(xué)的方法，將查檔高峰分為事前、事中、事后三個(gè)階段，分別闡述檔案機(jī)構(gòu)在各個(gè)階段應(yīng)注意的事項(xiàng)。

一、查檔高峰事前管理

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，一項(xiàng)工作的管理是一個(gè)系統(tǒng)化的動(dòng)態(tài)過程，只有每一個(gè)環(huán)節(jié)都得到了有效管理，才能實(shí)現(xiàn)結(jié)果的最優(yōu)化。對(duì)于一項(xiàng)持續(xù)時(shí)間較長，程序較為繁瑣的工作而言，有效的事前管理是確保工作順利開展的必要前提。在查檔高峰期間，短時(shí)間內(nèi)會(huì)有大量查檔者涌進(jìn)檔案館，工作量是平時(shí)的數(shù)倍。如果只關(guān)注事中，在查檔高峰到來后才開始謀劃管理，檔案機(jī)構(gòu)必然會(huì)在查檔高峰到來之時(shí)陷入不同程度的混亂，造成查檔效率低下，查檔活動(dòng)進(jìn)展緩慢，進(jìn)而使群眾滿意度下降。因而查檔高峰的管理，必須延伸到事前，也就是查檔高峰到來之前。具體而言，檔案機(jī)構(gòu)可以從以下幾個(gè)方面著手開始準(zhǔn)備工作：

1.及時(shí)了解政策變化，對(duì)查檔高峰有所預(yù)判

我國各級(jí)檔案館和相關(guān)單位綜合檔案室出現(xiàn)的查檔高峰有相當(dāng)一部分是由國家和地方政府針對(duì)某一特定群體出臺(tái)的政策所導(dǎo)致的，比如，各地干部選拔考試往往會(huì)伴隨報(bào)名考生集中到組織人事部門和檔案館查檔的現(xiàn)象；全國多地檔案館和相關(guān)單位綜合檔案室最近出現(xiàn)的原民辦、代課教師與原村黨支部書記和村委會(huì)主任兩次查檔高峰也是由于政府相關(guān)政策所導(dǎo)致；2014年，“單獨(dú)二孩”政策實(shí)施后，由于辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)需要出示夫妻一方的獨(dú)生子女證，引發(fā)了一輪獨(dú)生子女檔案查閱高峰。這些查檔高峰的出現(xiàn)都是源于政府部門針對(duì)某一群體所推出的新政策。有鑒于此，各地檔案館和各單位檔案部門應(yīng)及時(shí)了解國家和地方的政策變化，對(duì)查檔高峰有所預(yù)判，這樣就可以有的放矢，及時(shí)做好準(zhǔn)備。

2.合理制定查檔計(jì)劃，并及時(shí)告知公眾

查檔高峰對(duì)檔案機(jī)構(gòu)而言是一項(xiàng)非常繁重的工作，如果沒有計(jì)劃，必將影響查檔高峰期間的正常工作。如果檔案部門關(guān)注政策變化，并對(duì)查檔高峰有所預(yù)判，檔案部門就可以有比較充足的時(shí)間來制定查檔計(jì)劃，在高峰到來之后再根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。如果檔案部門沒有根據(jù)政策變化對(duì)高峰做出預(yù)判，也可根據(jù)查檔人數(shù)及查檔問題的變化，判斷查檔高峰的出現(xiàn)。檔案機(jī)構(gòu)可以將查檔者按某種標(biāo)準(zhǔn)（如所屬區(qū)域）分為多個(gè)批次。制定計(jì)劃之后，檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)通過下發(fā)通知、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村廣播、電視媒體等各種可能的方式，將查檔計(jì)劃告知每一位查檔者，方便查檔者做好時(shí)間安排。

3.掌握需要查閱檔案的種類和數(shù)量，做好查檔人員培訓(xùn)

查檔高峰期間，檔案機(jī)構(gòu)需要提供查閱種類和數(shù)量都非常龐大的檔案，接待的人數(shù)是平時(shí)的數(shù)倍。如果查檔人員對(duì)這些檔案不熟悉，勢必影響查檔的效率。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)在查檔高峰到來之前，充分掌握需要查閱的各類檔案的信息，并對(duì)查檔人員做好培訓(xùn)。這樣可以極大地提高查檔效率，保障檔案機(jī)構(gòu)順利度過查檔高峰。

二、查檔高峰事中管理

科學(xué)的事前管理為查檔高峰的到來做好了充分的準(zhǔn)備，但查檔高峰本身帶有很多不可預(yù)見性因素，這就要求檔案機(jī)構(gòu)事中管理要精細(xì)化，確保查檔高峰期間出現(xiàn)的每一個(gè)問題都能得到妥善解決。

1.合理分配人員，為查檔者提供耐心、細(xì)致的服務(wù)

我國各級(jí)檔案館和單位綜合檔案室都不同程度面臨人員不足的情況，這對(duì)其應(yīng)對(duì)查檔高峰造成了一定的影響。因而在查檔高峰期間，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)合理調(diào)度人員，使每個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，同時(shí)充分發(fā)揮每個(gè)人的優(yōu)勢，使合適的人處在合適的工作崗位上，為查檔者提供耐心、細(xì)致的服務(wù)。在必要的時(shí)候，可以抽調(diào)其他相關(guān)部門的工作人員協(xié)助查檔，這樣既可以緩解檔案部門人員不足的問題，也有利于新政策的解釋和落地工作。

2.在利用形式上逐步以電子檔案代替紙質(zhì)檔案

查檔高峰期間，大量查檔者涌入檔案機(jī)構(gòu)，如以紙質(zhì)檔案為媒介，多人頻繁翻閱，極易造成檔案丟失、損毀，且查閱效率低下，容易漏檢，而電子檔案則具有查閱方便、不易損毀、效率高的特點(diǎn)。這就要求檔案機(jī)構(gòu)要積極爭取條件，將館藏檔案數(shù)字化，并盡快掌握相關(guān)的查閱、維護(hù)技術(shù)。在經(jīng)費(fèi)不足的情況下，應(yīng)優(yōu)先將就業(yè)、社保等民生檔案數(shù)字化。

3.與相關(guān)單位合作，及時(shí)溝通工作進(jìn)度

由于查檔高峰多數(shù)與政策的變化有關(guān)，因而往往會(huì)涉及多個(gè)不同的部門，檔案機(jī)構(gòu)只是作為檔案的提供方，在中間發(fā)揮服務(wù)的作用。因而，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與相關(guān)單位和部門合作。在查檔過程中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)單位溝通工作進(jìn)度，以保障整體工作的有序開展。

4.及時(shí)總結(jié)工作中遇到的難點(diǎn)和問題

查檔高峰有很強(qiáng)的不可預(yù)見性，檔案機(jī)構(gòu)不可能在事前將每一種情況都預(yù)料到。在查檔過程中，檔案機(jī)構(gòu)隨時(shí)可能遇到新的難點(diǎn)和問題。這就要求檔案機(jī)構(gòu)在查檔過程中及時(shí)總結(jié)，并尋找對(duì)策，以解決這些難點(diǎn)和問題，保障查檔工作正常開展。為此，檔案機(jī)構(gòu)可以建立查檔人員定期交流、匯報(bào)工作的機(jī)制，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

三、查檔高峰事后管理

每一次查檔高峰，都需要檔案機(jī)構(gòu)動(dòng)用大量的人力、物力，在這個(gè)過程中會(huì)產(chǎn)生很多經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，這些都是檔案工作的寶貴財(cái)富，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)以后的工作具有很大的借鑒意義。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)在事后及時(shí)對(duì)查檔高峰進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。具體而言，主要包括下面兩個(gè)步驟：

1.個(gè)人和部門自查，撰寫工作報(bào)告

查檔高峰是對(duì)檔案工作者體力、耐力、思維等多種能力的集中檢驗(yàn)，也是提高自身工作能力的一次絕佳機(jī)會(huì)。在查檔高峰結(jié)束后，參加查檔工作的人員和部門要及時(shí)自查，總結(jié)個(gè)人和部門在查檔高峰期間的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與心得體會(huì)，并形成書面的工作報(bào)告，為之后的全體會(huì)議做好準(zhǔn)備。

2.召開全體會(huì)議，探討經(jīng)驗(yàn)得失，總結(jié)查檔規(guī)律

在個(gè)人和部門自查的基礎(chǔ)上，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)召開全體人員會(huì)議，交流個(gè)人和部門工作報(bào)告，根據(jù)查檔高峰之前制定的工作計(jì)劃，探討此次查檔高峰的經(jīng)驗(yàn)得失，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，批評(píng)錯(cuò)誤做法，總結(jié)查檔規(guī)律，為今后的檔案工作提供參考。

查檔高峰對(duì)檔案機(jī)構(gòu)而言是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。長期以來，我國各類型檔案機(jī)構(gòu)的檔案利用率都處于比較低的水平，檔案工作因而陷入比較尷尬的境地。妥善應(yīng)對(duì)查檔高峰有助于檔案機(jī)構(gòu)改善自身形象，提高檔案工作者社會(huì)地位，同時(shí)查檔高峰也是培養(yǎng)和提高人民群眾檔案意識(shí)、塑造政府形象的絕佳機(jī)會(huì)。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)查檔高峰的重要性，做好事前、事中、事后每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，為查檔者提供最滿意的服務(wù)。

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[2]劉熙瑞.現(xiàn)代管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社，2007.

[3]嘉定區(qū)檔案館.嘉定區(qū)檔案局館數(shù)措并舉應(yīng)對(duì)查閱高峰[EB/OL].[2015-12-30].http: //www.archives.sh. cn/zxsd/201405/t20140513_40788.html.

[4]韓紀(jì)元.山西省檔案館查檔規(guī)律分析[J].山西檔案,2003（4）.

[5]王增強(qiáng).新時(shí)期縣級(jí)檔案館查檔規(guī)律探析[J].山東檔案,2014（1）.

作者單位：諸城市國土資源局諸城市檔案館